Отчет об исполнении запросов – это периодический документ, фиксирующий результаты работы архивного учреждения по обработке обращений пользователей. Он позволяет оценить эффективность использования фондов, соблюдение нормативных сроков и выявить узкие места в работе с запросами.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие порядок и сроки исполнения запросов, содержатся в:

• Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях;
• Инструкциях и правилах работы конкретного архива (например, ГКАУ ГАСК);
• Приказах, приказаниях и распоряжениях по архиву;
• Положаниях об архиве, включающих разделы о планировании и отчетности.

Виды запросов, учитываемые в отчете

В зависимости от характера и цели обращения выделяют следующие категории:

1. Социально‑правовые запросы – запросы граждан и организаций, связанные с подтверждением фактов, получением справок, выписок и т.д.;
2. Научно‑справочные запросы – обращения исследователей, студентов, преподавателей, требующие работы с научно‑справочным аппаратом архива;
3. Тематические запросы – запросы органов государственной власти и местного самоуправления, исполняемые на возмездной основе (за исключением случаев, когда они направляются в целях исполнения полномочий);
4. Прочие запросы – обращения, не попадающие в вышеперечисленные категории (например, запросы СМИ, коммерческих структур).

Сроки исполнения запросов

Согласно нормативным актам:

• Исполнение запросов с использованием только научно‑справочного аппарата архива – не более 15 дней с момента регистрации обращения;
• Общий срок исполнения любого запроса – не должен превышать 30 дней с момента регистрации;
• При необходимости продления срока направляется промежуточный отчет, в котором указываются причины задержки (большой объем информации, сложность поиска и т.п.).

Состав отчета об исполнении запросов

Отчет формируется ежемесячно (или иным установленным периодом) и включает следующие разделы:

1. Титульный лист – название документа, период отчета, наименование архива и структурного подразделения;

– краткое описание цели отчета и используемых нормативных документов;

2. Статистические показатели – количество полученных запросов по каждой категории, число исполненных в установленные сроки, число просроченных;
3. Деталица – таблица с данными о каждом исполнителе (ФИО, должность, количество подготовленных справок, просмотренных дел);
4. Анализ причин задержек – выявление типичных проблем (большой объем информации, недостаток квалификации, технические сбои);
5. Мероприятия по улучшению работы – предложения по оптимизации процессов, повышению квалификации staff, обновлению справочного аппарата;

Пример формы отчета (фрагмент)

Примечание: в реальном отчете таблица может быть значительно шире и включать дополнительные колонки (например, среднее время исполнения, количество просроченных запросов).

Процедура подготовки и подачи отчета

1. Сбор исходных данных из журналов регистрации запросов, картотеки исполненных запросов и систем учета работы архива;
2. Обработка информации: подсчет показателей, вычисление средних сроков, выявление отклонений;
3. Формирование текстовой и табличной части отчета в соответствии с утвержденным шаблоном;
4. Согласование отчета с руководителем структурного подразделения и, при необходимости, с главным архивариусом;
5. Подписание отчета ответственным лицом и направление его в отдел планирования и отчетности архива (или иному уполномоченному органу);
6. Архивирование отчета в дело «Отчеты по исполнению запросов» на срок, установленный внутренними нормативными актами.

Анализ и использование отчетов

Регулярный анализ отчетов позволяет:

• Определять степень загрузки сотрудников и планировать их рабочее время;
• Выявлять узкие места в работе с конкретными типами запросов (например, длительный поиск в фондах оп. 1, 3);
• Оценивать эффективность использования научно‑справочного аппарата и необходимость его обновления;
• Обосновывать запрос на дополнительные материальные и человеческие ресурсы;
• Формировать рекомендации по сокращению сроков исполнения (введение электронного учета, автоматизация поиска и т.д.).

Отчет об исполнении запросов в архиве является важным инструментом управления деятельностью учреждения. Он не только фиксирует выполненную работу, но и предоставляет данные для аналитики, позволяя повышать качество обслуживания пользователей, соблюдать нормативные сроки и эффективно распределять ресурсы. Регулярное ведение и анализ таких отчетов способствует повышению прозрачности работы архива и укреплению доверия со стороны его клиентов.