Деятельность государственных архивов Российской Федерации является неотъемлемой частью государственного управления информацией и сохранения исторического наследия. Отчетность выступает основным инструментом контроля за эффективностью работы архивных учреждений‚ исполнением государственного задания и соблюдением законодательства в области архивного дела. На 2026 год система отчетности продолжает эволюционировать‚ интегрируя требования открытых данных‚ цифровизации и обеспечения безопасности в условиях геополитических вызовов.

Нормативно-правовое регулирование отчетности

Правовая основа формирования отчетов закреплена в ряде нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 19‚ 20), определяет обязанности архивов по составлению планов работы и представлению отчетов о результатах деятельности.
• Приказы Федерального архивного агентства (Росархива) — устанавливают формы‚ сроки и порядок представления отчетности. Ключевой документ: Приказ Росархива от № 22 (с изм. и доп.)‚ утверждающий административный регламент предоставления государственной услуги и требования к отчетности.
• Информационно-методические письма Росархива — разъясняют порядок заполнения форм‚ планирования работы на грядущий год и анализа итогов прошедшего (например‚ письма за 2011‚ 2013‚ 2022 гг.).
• Постановления Правительства РФ и указы Президента РФ (в т.ч. Указ от № 597) — задают целевые показатели по оплате труда‚ эффективности и социальной политике в сфере архивов.

Виды и периодичность отчетов

Система отчетности архивов многоуровнева и включает:

Годовой отчет о выполнении плана работы (Государственного задания)

Это основной документ‚ подводищий итоги работы за календарный год. Составляется по итогам выполнения годового плана‚ планов-графиков‚ а также сведений о выполнении мероприятий‚ не включенных в годовой план. Ключевой критерий: «Выполнение в полном объеме годового плана работы (государственного задания)».

Статистическая и показательная отчетность

Представляется в Росархив для формирования сводных баз данных. Примером служат ежегодные сборники: «Показатели основных направлений и результатов деятельности государственных архивов субъектов РФ» (доступны за 2009‚ 2020 и последующие годы в формате MS Excel). Они включают свыше 10 таблиц по ключевым направлениям.

Специализированные отчеты

• Отчет о выполнении плана противодействия коррупции (например‚ за 2014–2015 гг.).
• Отчеты о состоянии пожарной безопасности (рассматриваются на заседаниях Коллегии Росархива‚ напр.‚ заседание ).
• Отчеты по паспортизации архивов (справки об итогах паспортизации государственных‚ муниципальных архивов‚ музеев‚ библиотек по состоянию на определенные даты‚ напр.‚ или ).
• Отчеты об использовании закрепленного за архивом государственного имущества.

Отчетность в форме открытых данных

В соответствии с законодательством о предоставлении информации о деятельности государственных органов‚ Росархив и ведомственные архивы размещают отчеты в сети Интернет в виде открытых данных (машиночитаемые форматы: CSV‚ JSON‚ XML‚ XLSX).

Структура и содержание годового отчета архива

Типовая структура отчета‚ формируемого архивным учреждением (как федеральным‚ так и субъектов РФ)‚ включает следующие разделы:

1. Аналитическая записка (Доклад руководителя). Общая оценка состояния архива‚ основные достижения‚ проблемы‚ факторы‚ повлиявшие на выполнение плана. Пример: Доклад Руководителя Росархива А.Н. Артизова на Совете по архивному делу (сентябрь 2013 г.).
2. Работа с архивными фондами (Прием‚ учет‚ хранение).
   • Объем принятых документов (фондов‚ описей‚ дел).
   • Состояние паспортизации фондов.
   • Качество топографических указателей (проверка соответствия данных размещению фондов).
   • Перемещение фондов (в т.ч. на временное хранение в РГВА‚ РГАНТД при ремонтах хранилищ).
3. Научно-справочная работа и доступ к документам.
4. Количество выданных справок‚ копий‚ сложных запросов.
5. Работа в читальных залах‚ удаленное обслуживание.
6. Развитие интернет-проектов‚ информационных баз данных‚ порталов (опыт Росархива).
7. Обеспечение безопасности и сохранности.
   • Пожарная безопасность‚ инженерная защита.
   • Меры по повышению защищенности в условиях СВО (специальной военной операции) — приоритет 2022–2026 гг.
   • Антикоррупционная экспертиза‚ безопасность сведений.
8. Кадровая и финансово-хозяйственная деятельность.
   • Исполнение бюджета (государственного задания).
   • Оплата труда‚ средняя заработная плата (в контексте Указа № 597).
   • Кадровая политика‚ обучение‚ награждение.
9. Планово-методическая работа. Планирование на грядущий год‚ методическое руководство подведомственными/муниципальными архивами (пример: письма Свердловской области за 2011‚ 2013 гг.).

Ключевые показатели эффективности деятельности (КПЭ)

На основе сводных отчетов Росархива (например‚ за 2020 год и планы на 2023 год) выделяются основные группы показателей:

Процедура составления и представления отчетности

Процесс проходит несколько этапов‚ регламентированных методическими письмами Росархива (обычно в феврале-марте текущего года по итогам прошлого):

1. Подготовительный этап (январь-февраль): Сбор первичных данных по структурным подразделениям архива (отделы приема‚ хранения‚ пользовательской работы‚ ИТ‚ охраны).
2. Заполнение форм: Заполнение утвержденных Росархивом таблиц (статистических форм) и написание аналитической записки.
3. Внутреннее согласование: Проверкаchief архивариусом/заместителем директора‚ утверждение директором архива.
4. Представление в вышестоящий орган:
   • Федеральные архивы — в Росархив.
   • Архивы субъектов РФ — в уполномоченные органы субъектов (министерства культуры/архивы) с дублированием в Росархив.
   • Муниципальные архивы — в органы местного самоуправления.
5. Публикация: Размещение на официальных сайтах в разделе «Отчетность» / «Открытые данные».

Современные вызовы и трансформация отчетности (2022–2026 гг.)

Влияние СВО и требования безопасности

С 2022 года отчеты обязательно содержат разделы‚ посвященные мерам по повышению уровня защищенности и безопасности документов Архивного фонда РФ. Это включает: эвакуационные планы‚ дублирование уникальных фондов‚ усиление физической охраны‚ защиту от кибератак‚ работу в режиме ограниченного доступа (пример: закрытие ГАРФ для посетителей на период ремонтных/спецработ в июле-августе 2026 г.).

Цифровая трансформация и «Электронный архив»

Отчетность все больше фокусируется на метриках цифровизации: не просто «количество сканов»‚ а интеграция в ЕАИС‚ предоставление доступа через ЕПГУ/Госуслуги‚ создание тематических интернет-проектов (например‚ проекты по преступлениям нацизма‚ зарубежным архивам). Анализ 25 тыс. документов ГАРФ и РЗИА для медиапроектов становится частью отчетности о научно-популяризаторской работе.

Паспортизация как база планирования

Регулярная паспортизация (состояние на ‚ и далее) служит основой для обоснования бюджетных запросов на капитальный ремонт‚ оснащение хранилищ‚ закупку оборудования. Отчеты о паспортизации — отдельный вид обязательной отчетности.

Кадровый кризис и оплата труда

В отчетах за 2023–2025 гг. особое внимание уделяется выполнению майских указов по зарплатам. Анализ исполнения плана по оплате труда является ключевым разделом финансовой части отчета.

Региональная специфика: опыт Свердловской области и других субъектов

Субъекты РФ формируют свою методическую базу на основе федеральных рекомендаций. Яркий пример — Свердловская область‚ где регулярно издаются информационно-методические письма:

• Об отчетах за 2011 год (с приложением 10 таблиц в электронном виде).
• О планировании работы на 2013 год;

Это демонстрирует практику детализации федеральных форм до уровня муниципальных архивов‚ внедрения единых стандартов заполнения таблиц и контроля за сроками сдачи.

Документальное обеспечение отчетности (Архив отчетов)

Сами отчеты‚ планы‚ акты приема-передачи фондов‚ схемы классификации‚ перечни описей и акты выявления документов формируют архив управления архивом. Согласно типовым положениям об архиве‚ эти документы хранятся постоянно или длительные сроки (планы и отчеты, постоянно). Они служат основой для:

• Исторической справки о деятельности учреждения.
• Планирования на будущее (анализ динамики).
• Ответов на проверки (Счетная палата‚ прокуратура‚ Росархив).

Перспективы развития системы отчетности

На горизонте 2026–2030 гг. ожидаются следующие изменения:

• Полный переход на электронный сбор данных через единый портал Росархива / ЕАИС (исключение бумажных носителей и PDF-сканов в пользу API и XBRL/JSON).
• Внедрение предиктивной аналитики: отчеты будут формироваться автоматически на основе оперативных данных учетных систем архива (СЭД‚ АИС «Архив»);
• Расширение блока «Общественный контроль»: публикация отчетов в удобном для граждан виде (дашборды‚ инфографика) для обеспечения прозрачности.
• Интеграция с системой оценки эффективности госзатрат: привязка каждого рубля бюджета к конкретному КПЭ (метр погонного хранения‚ один обслуженный пользователь‚ один оцифрованный документ).

Отчеты о работе государственных архивов — это не просто бюрократическая формальность‚ а стратегический инструмент управления архивным сектором. Они отражают переход от учетно-хранительской модели к модели открытого‚ доступного и безопасного архива. Качественная‚ своевременная и достоверная отчетность‚ основанная на единых методологических принципах Росархива и адаптированная под реалии регионов (как опыт Свердловской области)‚ позволяет выявлять системные проблемы (износ хранилищ‚ кадровый голод‚ отставание в цифровизации) и обосновывать государственную поддержку отрасли. В условиях СВО и цифровизации экономики роль аналитической составляющей отчетов — обоснования угроз и возможностей — становится решающей.

Статья подготовлена на основе открытых данных сайта Федерального архивного агентства (Росархив)‚ нормативных правовых актов РФ‚ информационно-методических писем и сводных статистических сборников за 2009–2023 гг. Актуально на .