Муниципальное казенное учреждение «Подольский муниципальный архив» — это ключевое учреждение архивного фонда Подольского городского округа Московской области. Оно обеспечивает сохранность‚ учет и использование документов‚ составляющих Архивный фонд города. В структуре архива выделены отделы (сектора)‚ каждый из которых выполняет свои функциональные обязанности. Ниже представлена подробная статья‚ посвященная деятельности‚ компетенции и значению Отдела 3 (часто обозначаемого как Сектор хранения и использования документов или Отдел государственных архивных фондов в зависимости от актуального штатного расписания).

Общие сведения об учреждении

Прежде чем углубляться в специфику Отдела 3‚ необходимо понять контекст всей организации:

• Полное наименование: Муниципальное казенное учреждение «Подольский муниципальный архив» (МКУ «ПМА»).
• Юридический адрес: г. Подольск‚ ул. Крупской‚ д. 27 (историческое здание‚ возможно наличие дополнительных адресов хранения).
• Подведомственность: Департамент архивного дела и документационного обеспечения Администрации Подольского городского округа.
• Основная миссия: Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Подольского городского округа‚ их научная обработка‚ предоставление доступа к архивной информации для органов власти‚ организаций и граждан.

Структура архива и место Отдела 3

Типовая структура муниципального архива включает:

1. Отдел приема‚ учета и хранения документов (Отдел 1 / Сектор приема и учета): Прием документов от ведомств-образователей‚ государственный учет‚ экспертиза ценности‚ формирование фондов.
2. Отдел научной обработки и информатизации (Отдел 2 / Сектор научной обработки): Составление описей‚ путеводителей‚ создание электронных баз данных‚ оцифровка‚ публикационная деятельность.
3. Отдел 3 — Отдел предоставления документов и информационного обслуживания пользователей (Сектор использования): Работа с читателями‚ выдача документов в читальный зал‚ ответы на архивные справки‚ удаленные запросы.
4. Административно-хозяйственный сектор / Отдел охраны и обеспечения режима: Охрана‚ режим хранения (температура‚ влажность)‚ пожаробезопасность‚ ремонт помещений.

Важно: Нумерация отделов может меняться при утверждении новых Положений об учреждении или штатных расписаний. На 2024–2026 годы функционал «Отдела 3» наиболее полно соответствует Сектору (Отделу) использования документов и информационного обслуживания.

Основные функции Отдела 3 (Сектора использования)

Именно этот отдел является «лицом» архива для внешних пользователей. На его плечах лежит реализация права граждан и организаций на доступ к архивной информации.

Обслуживание пользователей в читальном зале

• Консультирование посетителей по составу и структуре фондов.
• Помощь в поиске необходимых дел через описи‚ картотеки‚ электронные базы данных (АИС «Архив»‚ сайт архива).
• Выдача и прием документов (дел) по заказным листам.
• Контроль сохранности выдаваемых документов (проверка при выдаче и приеме);
• Обеспечение условий для работы с документами (ксерокопирование‚ цифровое фотографирование без вспышки по правилам архива).

Выдача архивных справок (письменные и устные запросы)

Это одна из самых востребованных функций. Отдел 3 обрабатывает запросы на:

• Подтверждение стажа и заработной платы (для назначения пенсий‚ льгот‚ судебных исков).
• Подтверждение факта работы/службы в ликвидированных предприятиях‚ колхозах‚ совхозах‚ учреждениях.
• Генеалогические справки (поиск предков‚ восстановление родословных).
• Справки о наградных документах‚ званиях‚ рангах;
• Справки для судов‚ нотариусов‚ органов опеки (по установленным формам).

Работа с дистанционными (электронными) запросами

• Прием и регистрация заявок через портал Госуслуги (ЕПГУ)‚ официальный сайт архива‚ электронную почту.
• Формирование ответов в электронном виде (подсиписанных ЭЦП) или направление бумажных справок почтой.
• Взаимодействие с Пенсионным фондом РФ (СФР) по межведомственному электронному взаимодействию (МЭВ) для автоматического подтверждения стажей.

Научная справочная работа и популяризация фондов

• Подготовка тематических подборок документов к значимым датам (Победа в ВОВ‚ день города‚ юбилеи предприятий).
• Проведение экскурсий‚ архивных уроков для школьников и студентов.
• Публикация материалов в СМИ‚ соцсетях (ВК‚ сайт администрации)‚ на стендах.

Какие документы хранятся в фондах‚ с которыми работает Отдел 3?

Отдел 3 обеспечивает доступ ко всем фондам архива‚ но наиболее частые запросы касаются следующих групп документов:

Порядок обращения в Отдел 3: Пошаговая инструкция

Вариант 1: Личный визит в читальный зал

1. Подготовка документов: Паспорт гражданина РФ. Если запрос от имени третьего лица, нотариальная доверенность или доверенность‚ заверенная в установленном порядке (для пенсионеров — в администрации жительства).
2. Регистрация: Заполнение «Заявки на выдачу архивной справки» или «Заказного листа» на выдачу дела в читальный зал.
3. Поиск: Самостоятельный или с помощью архивариуса Отдела 3 поиск указателей (описей) по фондам-образователям.
4. Получение: Выдача справки (обычно в течение 3–5 рабочих дней‚ сложные — до 30 дней) или выдача дела в зале.

Вариант 2: Через портал Госуслуг (ЕПГУ) — Рекомендуемый способ

1. Зайти на gosuslugi.ru → Каталог услуг → «Архивные услуги» → «Получение архивной справки».
2. Выбрать ведомство: МКУ «Подольский муниципальный архив» (или Департамент архивного дела Подольска).
3. Заполнить форму: указать ФИО (в т.ч. прежние)‚ дату рождения‚ период работы/жительства‚ название организации (если известно)‚ цель справки.
4. Прикрепить сканы паспорта‚ документов о смене имени‚ доверенности (если нужно).
5. Подписать заявление ЭЦП и отправить.
6. Получить уведомление о готовности в личном кабинете / на почту. Справка приходит в электронном виде (с ЭЦП архива) или по почте.

Вариант 3: Почтой / Электронной почтой

• Адрес для корреспонденции: 142100‚ г. Подольск‚ ул. Крупской‚ д. 27‚ МКУ «Подольский муниципальный архив».
• Письмо должно содержать: полные паспортные данные‚ адрес для ответа‚ контактный телефон‚ подробное описание запроса‚ копии документов‚ подтверждающих родство/право представительства (если запрос не о себе).
• Контактный e-mail (актуальный нужно уточнять на сайте Администрации Подольска или сайте архива): обычно archive@podolsk.ru или адрес Департамента архивного дела.

Сроки и стоимость услуг

Сроки исполнения (ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ»‚ ст. 22):

• Стандартный срок: до 30 календарных дней со дня регистрации запроса.
• Сокращенный срок (Госуслуги‚ социальные права): часто реально 3–10 рабочих дней.
• Сложные запросы (генеалогия‚ поиск по нескольким фондам): могут продлеваться до 30 дней с уведомлением заявителя.

Режим работы и контакты (Ориентировочные‚ требуют проверки)

Адрес читального зала / приемной: г. Подольск‚ ул. Крупская‚ д. 27 (здание бывшей горадминистрации / Дома Советов).

Телефоны для справок (рекомендуется звонить заранее):

• Читальный зал / Отдел использования (Отдел 3): +7 (4967) -X-XX-XX (точные номера ищите на сайте podolsk.ru в разделе «Архив» или на сайте МКУ «ПМА»).
• Департамент архивного дела Администрации (курирующий орган): +7 (4967) -X-XX-XX.

Примерный график приема посетителей (читальный зал):

• Понедельник – Четверг: 09:00 – 17:00 (перерыв 13:00 – 14:00).
• Пятница: 09:00 – 16:00 (перерыв 13:00 – 14:00).
• Суббота‚ Воскресенье: Выходной.
• Санитарный день: Последняя пятница месяца (архив закрыт для посетителей).

Внимание! Режим работы может меняться в предпраздничные дни‚ в период карантинов или ремонта. Обязательно звоните по телефону приемной или смотрите раздел «Обратная связь / Режим работы» на официальном сайте перед поездкой.

Особенности работы с «проблемными» запросами в Отделе 3

Документы о стаже работы на вредных производствах (Списки №1‚ №2)

Подольск — крупный промышленный центр. Многие запросы касаются подтверждения работы на вредных/особо вредных условиях для досрочной пенсии. Отдел 3 взаимодействует с фондами предприятий (ф. Завод «Коммунар»‚ ф. ПЗСТ‚ ф. ВНИИГЕОЛОГИЯ и др.). Важно: Если в фонде нет ведомостей об условиях труда (атестации рабочих мест)‚ архив выдает справку о факте работы по профессии/должности. Дальнейшая экспертиза вредности проводится Пенсионным фондом/МСЭ на основании профсоюзных заключений или типовых перечней.

Жилищные дела и документы по перепланировке

Частый запрос: «Справка из архива о планировке квартиры» для согласования перепланировки в Жилищной инспекции. Отдел 3 выдает копии проектов типовой серии домов или решения Исполкома о вводе дома в эксплуатацию‚ если дела по конкретному дому хранятся в фондах городской администрации (ф. 1‚ ф. 15 и др.).

Генеалогия и репрессированные

• Поиск предков до 1917 г.: Метрические книги хранятся в Главном архиве Московской области (ГАМО) (г. Мытищи)‚ а не в муниципальном архиве. Отдел 3 перенаправляет туда.
• Репрессированные: Справки о реабилитации запрашиваются через Отдел 3‚ но основные дела (личные дела НКВД) находятся в Центральном архиве ФСБ России или ГАМО (фонд «Тройка»‚ «Особая совещание»). Архив помогает найти место жительства/работы для формирования запроса в ФСБ.

Цифровизация и электронные ресурсы Отдела 3

Архив активно переходит на «безбумажное» обслуживание:

1. АИС «Архив Подольска» (локальная сеть): Электронные описи фондов‚ доступные на компьютерах читального зала. Позволяет искать по ключевым словам (ФИО‚ название организации‚ дата).
2. Сайт Администрации Подольска / Открытые данные: Публикация реестров фондов‚ указателей по фондам ВОВ‚ списков улиц.
3. Портал «Память Подольска» / «Подольск в лицах»: Проекты‚ реализуемые совместно с Отделом 3 (научная обработка + использование).
4. МЭВ (Межведомственное электронное взаимодействие): Автоматизированный ответ на запросы СФР (Пенсионного фонда) без участия архивариуса для стандартных стажей.

Часто задаваемые вопросы (FAQ) к Отделу 3

Вопрос: Могу ли я получить справку о стаже работы родителя/супруга?

Да‚ но только при наличии нотариальной доверенности или документа‚ подтверждающего родство (свидетельство о рождении/браке) + вашего паспорта + копии паспорта родственника (если он жив) или свидетельства о смерти. Для умерших родственников справка выдается на руки наследнику/законному представителю.

Вопрос: Архив отказал в выдаче справки‚ сославшись на «сроки хранения не истекли» (75 лет для личных дел). Что делать?

Согласно ст. 15 ФЗ-125‚ доступ к документам‚ содержащим сведения‚ составляющие тайну частной жизни (личные дела‚ медкарты)‚ ограничен на 75 лет с момента создания. Исключение: запрашиватель — субъект этих сведений (сам гражданин) или его наследник/законный представитель (п. 3 ст. 15). Требуйте письменный отказ с указанием основания и обращайтесь в суд или к прокурору‚ если вы считаете‚ что ваше право нарушено.

Вопрос: Как найти дело предприятия‚ если я не знаю точное название (например‚ «Завод на Кургановой»)?

Обратитесь к архивариусу Отдела 3 в читальном зале. Есть указатель «Фонды-образователи» по алфавиту и по отраслям. Архивариус поможет определить: это мог быть филиал ПЗСТ‚ Завод «Металлист»‚ Строительный траст № 2 и т.д. Также помогает поиск по адресу улицы в фондах городского исполкома (планы застройки).

Вопрос: Можно ли сфотографировать документы на телефон в читальном зале?

Обычно да‚ без вспышки и штатива‚ для личных целей (научные‚ учебные‚ генеалогические)‚ если состояние документа позволяет. За коммерческое использование снимков — отдельный договор. Правила уточняйте у дежурного архивариуса зала в день визита.

Вопрос: Сколько стоит справка для нотариуса по наследству?

Это платная услуга. Стоимость зависит от сложности поиска (количество фондов‚ объем копирования). Уточняйте актуальный прайс-лист на сайте или по телефону. Оплата производится через квитанцию (Сбербанк/Почта Банк/онлайн) в кассу архива или на счет учреждения.

Отдел 3 МКУ «Подольский муниципальный архив» (Сектор использования) — это главный шлюз‚ через который архивная информация становится правовым инструментом для граждан‚ бизнеса и власти. От качества работы сотрудников этого отдела зависит‚ насколько быстро пенсионер получит заслуженную выплату‚ как быстро нотариус оформит наследство‚ а исследователь — напишет книгу об истории города.

Современный вектор развития Отдела 3 — максимальная цифровизация: переход на прием запросов через Госуслуги‚ внедрение ЭЦП для выдачи справок‚ оцифровка самых востребованных фондов (предприятий‚ ЗАГС‚ исполкома) для удаленной выдачи копий. Это позволяет сократить сроки ответа с 30 дней до нескольких дней и снизить нагрузку на читальный зал.

При обращении в Отдел 3 рекомендуем:

• Подготовить максимально полные входные данные (ФИО полностью‚ даты рождения/смерти‚ точные названия организаций‚ адреса жительства‚ периоды работы).
• Использовать портал Госуслуги для стандартных справок (стаж‚ зарплата) — это быстрее и удобнее.
• Для сложных генеалогических или исторических поисков — согласовать визит в читальный зал заранее по телефону.

Данная статья составлена на основе общедоступной информации о структуре и функциях муниципальных архивов РФ (ФЗ-125‚ Постановления Правительства РФ‚ Положения МКУ «Подольский муниципальный архив») и типовой практике работы Отделов использования. Для получения юридически значимых консультаций и актуальных реквизитов обращайтесь непосредственно в архив или на официальный сайт Администрации Подольского городского округа.