Отдел архив – это структурное подразделение любой организации, которое отвечает за систематизацию, хранение, охрану и предоставление доступа к документам, являющимся историческим и правовым наследием предприятия. Правильное формирование штатного расписания и чёткое распределение должностей в архиве позволяют обеспечить надёжную работу с документами, соблюсти требования законодательства и повысить эффективность бизнес‑процессов.

Основные задачи отдела архив

• Приём, регистрация и классификация входящих документов.
• Создание и поддержание архивных описей (каталогов, реестров).
• Обеспечение сохранности документов (контроль условий хранения, проведение консервационных мероприятий).
• Осуществление доступа к архивным материалам (выдача, копирование, оцифровка).
• Уничтожение (ликвидация) архивных документов в соответствии с нормативными сроками.
• Ведение учёта и отчётности по архивным фондам.

Структура отдела архив и типичные должности

В зависимости от размеров организации и объёма архивных фондов в отделе могут быть предусмотрены разные уровни ответственности. Ниже представлена типовая иерархия должностей.

Руководитель отдела архив (Главный архивариус)

Обязанности:

• Разработка и внедрение архивной политики компании.
• Формирование штатного расписания, распределение штатных единиц.
• Контроль соблюдения нормативных сроков хранения и уничтожения документов.
• Взаимодействие с руководством организации и внешними контролирующими органами.
• Организация обучения персонала.

Требования: высшее образование в области архивного дела, библиотековедения или информационных технологий; опыт работы в архиве от 5 лет; знание ГОСТов и ФЗ «Об архивном деле».

Заместитель руководителя (Старший архивариус)

Помогает главному архивариусу в управлении отделом, отвечает за:

• Контроль выполнения планов по приёму и обработке документов.
• Разработку методических рекомендаций.
• Внутренний аудит архивных процессов.

Архивариус (специалист по работе с документами)

Основные функции:

1. Регистрация и классификация поступающих бумаг.
2. Ведение карточек дел, составление описей.
3. Контроль за соблюдением сроков хранения.
4. Осуществление выдачи и возврата документов.
5. Подготовка материалов для оцифровки.

Требования: среднее специальное или высшее образование в архивном деле; навыки работы с электронными архивными системами (ЭАС, ECM).

Специалист по консервации (консерватор)

Занимается сохранением уязвимых материалов (бумага, фотоматериалы, микрофильмы):

• Оценка состояния документов.
• Проведение реставрационных работ.
• Контроль микроклимата и условий хранения.

Оператор электронного архива (ЭА‑оператор)

Отвечает за:

• Ввод данных в электронную архивную систему.
• Поддержание метаданных, индексацию.
• Обеспечение кибербезопасности архивных файлов.

Сотрудник службы поддержки (техник)

Обеспечивает работоспособность технического оборудования: сканеров, серверов, систем резервного копирования.

Как правильно ввести новую должность в штатное расписание

1. Анализ потребности. Оценивается, какие функции не покрыты текущими штатными единицами и какие задачи требуют отдельного специалиста.
2. Разработка должностной инструкции. В ней фиксируются:
   • Наименование должности;
   • Подчинённость (к кому подчиняется);
   • Перечень основных и вспомогательных функций;
   • Требования к квалификации, образованию и опыту;
   • Условия труда и уровень оплаты.
3. Согласование с руководством. Должностная инструкция и предложение о добавлении штатной единицы вносятся в проект штатного расписания, который утверждается приказом руководителя организации.
4. Регистрация в локальном акте. Внутренний нормативный документ (приказ о штатном расписании) фиксирует новую позицию, её код, количество единиц и бюджетную статью.
5. Объявление вакансии. Публикация объявления, проведение отбора и назначения сотрудника.
6. Ввод в учётные системы. Обновление кадровой и бухгалтерской информации, настройка доступа в электронный архив.

Пример штатного расписания отдела архив (малое предприятие)

Код должности	Наименование	Кол‑во штатных единиц	Подчиняется	Основные функции
AR-01	Главный архивариус	1	Директор	Организация работы отдела, взаимодействие с контролирующими органами
AR-02	Старший архивариус	1	Главный архивариус	Контроль за обработкой документов, методическая поддержка
AR-03	Архивариус	3	Старший архивариус	Регистрация, классификация, выдача документов
AR-04	Консерватор	1	Главный архивариус	Сохранение уязвимых материалов, контроль микроклимата
AR-05	ЭА‑оператор	1	Старший архивариус	Ввод данных в электронный архив, поддержка системы

Ключевые нормативные документы, регулирующие работу отдела архив

• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле» (от ) – определяет правовые основы создания, хранения и использования архивных документов.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивные документы. Общие требования».
• Трудовой кодекс РФ – положения о штатных расписаниях, должностных инструкциях и порядке введения новых позиций.
• Приказы Минкультуры России о сроках хранения различных видов документов.

Современные тенденции в организации архивных подразделений

В последние годы в отделах архив наблюдается переход от полностью бумажных систем к гибридным и полностью цифровым решениям.

Оцифровка и электронный архив (ЭА)

Внедрение систем ECM (Enterprise Content Management) позволяет:

• Сократить физическое пространство для хранения.
• Ускорить поиск и выдачу документов.
• Обеспечить резервное копирование и восстановление данных.

Автоматизация процессов

Использование workflow‑движков для автоматического распределения задач (регистрация, согласование, уничтожение) повышает точность и снижает нагрузку на персонал.

Интеграция с другими ИТ‑системами

Связь ЭА с ERP, CRM и HR‑системами обеспечивает единый доступ к документам в рамках бизнес‑процессов.

Как подобрать персонал для отдела архив

При наборе сотрудников следует учитывать:

• Образование. Специальность «Архивное дело», «Библиотековедение», «Информационные технологии».
• Опыт работы. Для старших позиций – минимум 3–5 лет в аналогичной сфере.
• Навыки. Знание нормативных актов, умение работать с архивными программами (ЭАС, 1С:Документооборот), базовые навыки консервации.
• Личностные качества. Внимательность к деталям, ответственность, умение работать с конфиденциальной информацией.

Отдел архив – это важный элемент любой организации, обеспечивающий законность и сохранность её документального наследия. Чётко определённые должности, правильно составленное штатное расписание и соблюдение нормативных требований позволяют эффективно управлять архивными фондами, поддерживать их в надлежащем состоянии и быстро реагировать на запросы как внутренних, так и внешних пользователей.

Если ваша организация планирует расширять штат отдела архив, рекомендуется:

1. Провести аудит текущих процессов и выявить «узкие места».
2. Разработать новые должностные инструкции с учётом современных технологий.
3. Согласовать изменения в штатном расписании через официальные локальные акты.
4. Обеспечить обучение персонала новым методикам и программным продуктам.

Только системный подход к формированию штата и постоянное развитие компетенций сотрудников гарантируют надёжную работу архива и соблюдение всех правовых требований.

Дата публикации: 10 июля 2026 г.