Отдел архива – это структурное подразделение, обеспечивающее хранение, комплектование, учёт и использование документов, образующихся в деятельности организации. Его деятельность регулируеться нормативными актами Федерального архивного агентства, внутренними положениями организации и типовыми образцами должностных инструкций.

Правовая база и нормативные документы

• Федеральное архивное агентство – определяет порядок создания архива организации на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учёт и использование документов Архивного фонда РФ, а также документов со сроком хранения свыше 10 лет.
• Положение об архиве организации – типовый документ, включающий разделы: общие положения, структура архива, задачи и функции, состав документов, права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями, ответственность.
• Решение Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 года (основные правила работы архивов организаций) – перечисляет функции архива: ведение списков источников комплектования, приём упорядоченных документов, учёт и обеспечение сохранности принятых документов.
• Приказ об организации архива на предприятии – образец, регламентирующий передачу документов на архивное хранение всеми структурными подразделениями, включая кадровую службу (документы по личному составу).
• Должностные инструкции архивариуса и директора архива – образцы на 2025‑2026 гг., определяющие подчинение, замещение при отсутствии специалиста и перечень конкретных трудовых функций.

Структура отдела архива

В зависимости от объёма и специфики деятельности организации отдел архива может включать следующие подразделения:

1. Отдел приёма и комплектования документов – отвечает за получение упорядоченных документов от структурных подразделений, проверку их completeness и оформление описей.
2. Отдел хранения и учёта – обеспечивает размещение документов в архивных фондах, ведение карточек учёта, контроль условий хранения (температура, влажность, освещённость).
3. Отдел использования и справочно‑библиографической работы – организует выдачу документов пользователям, ведение научно‑справочной библиотеки, проведение экскурсий и выставок.
4. Отдел документов по личному составу – специализируется на хранении личных дел сотрудников, трудовой книжки, приказов о поощрении и взыскании.
5. Отдел подготовки документов к передаче на постоянное хранение – осуществляет предварительную обработку, реставрацию, оформление описей и передачу документов в государственный (муниципальный) архив.

Основные задачи и функции отдела архива

Согласно типовому положению и рекомендациям КонсультантПлюс, отдел архива выполняет следующие функции:

• Организует приём документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения от структурных подразделений и внешних источников комплектования.
• Ведёт списки организаций и(или) структурных подразделений – источников комплектования архива.
• Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов (проверка целостности, создание резервных копий при необходимости).
• Обеспечивает доступ к документам для служебного и научного использования в соответствии с установленными режимами конфиденциальности.
• Проводит научно‑исследовательскую и просветительскую деятельность: подготовка выставок, конференций, публикаций, радио‑ и телепередач.
• Организует работу научно‑справочной библиотеки архива, включая комплектование фондов, каталогизацию и обслуживание пользователей.
• Подготавливает документы к передаче на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
• Выполняет контроль за соблюдением сроков хранения и своевременным уничтожением документов, подлежащих ликвидации.

Состав документов, находящихся в ведении отдела архива

В архиве организации хранятся следующие группы документов:

• Документы постоянного хранения (уставы, приказы о реорганизации, годовые отчёты, финансовые отчёты и т.д.).
• Документы временного хранения свыше 10 лет (проектно‑сметная документация, технические отчёты, договоры, кадровые приказы по личному составу).
• Документы по личному составу (трудовые книжки, личные дела, приказы о приёме/увольнении, аттестационные листы).
• Фотодокументы, аудио‑ и видеоматериалы, электронные документы (при наличии соответствующей инфраструктуры).
• Нormative и справочные материалы (законы, нормативные акты, отраслевые стандарты, методические рекомендации).

Взаимодействие с другими подразделениями организации

Отдел архива тесно взаимодействует со следующими службами:

• Кадровая служба – передаёт документы по личному составу на архивное хранение.
• Бухгалтерия и финансовый отдел – предоставляет бухгалтерские и налоговые документы, требующие длительного хранения.
• Юридический отдел – передаёт договоры, исковые заявления, нормативные акты и другие правовые документы.
• Отдел делопроизводства – обеспечивает предварительную обработку и упорядочивание документов перед их поступлением в архив.
• ИТ‑служба – участвует в создании электронного архива, обеспечении резервного копирования и защите информации.
• Руководство организации – утверждает положение об архиве, утверждает планы комплектования и финансирует архивные мероприятия.

Права и ответственность сотрудников отдела архива

Согласно типовым должностным инструкциям:

• Права: запрашивать необходимые документы у подразделений, участвовать в разработке положений и инструкций по архивному делу, получать доступ к справочным фондам и научно‑исследовательским ресурсам.
• Обязанности: обеспечивать своевременный приём и учёт документов, соблюдать условия хранения, вести учётные карточки и описи, проводить ревизии фондов, готовить документы к передаче на постоянное хранение, соблюдать конфиденциальность.
• Ответственность: за утрату, повреждение или незаконное раскрытие документов – дисциплинарная, материальная и, в случае нарушения законодательства, уголовная ответственность.

Организация работы и ведение архива

Для эффективной работы отдела архива рекомендуется:

1. Разработать и утвердить Положение об архиве организации с чётким delineation of functions.
2. Создать должностные инструкции для всех категорий сотрудников (архивариус, руководитель отдела, специалист по электронному архиву).
3. Внедрить систему учёта (карточки, электронные базы данных) с учётом требований ФГОС и стандартов ИСО 15489.
4. Обеспечить соответствующие условия хранения: стеллажи с антикоррозийным покрытием, контроль температуры (18‑22 °C) и относительной влажности (45‑55 %).
5. Проводить периодические ревизии фондов (не реже одного раза в 5 лет) и обновлять описи.
6. Организовать обучение персонала по основам архивного дела, работе с электронными документами и основам охраны труда.
7. Обеспечить доступ к информации через читальный зал, электронный каталог и удалённый доступ (при соблюдении режимов конфиденциальности).

Примеры типовых документов

Для практического использования можно воспользоваться следующими образцами (ссылки на скачивание обычно размещаются на корпоративном портале или в разделе «Нормативные документы»):

• Образец положения об архиве организации.
• Образец должностной инструкции архивариуса (2025‑2026 гг.).
• Образец должностной инструкции директора архива.
• Приказ об организации архива на предприятии.
• Пример описи дел и карточки учёта.

Отдел архива является важным звеном в системе управления информацией организации. Его эффективная работа обеспечивает сохранность корпоративной памяти, соблюдение законодательных требований по хранению документов, а также предоставляет ценные источники для научной, образовательной и управленческой деятельности. Чёткое delineation of functions, наличие актуальных нормативных документов и квалифицированный персонал – ключевые факторы успешного функционирования архивного подразделения.