Отдел архива Российского государственного педагогического университета им. А.И. Герцена (РГПУ) является ключевым структурным подразделением, обеспечивающим сохранность, учет и выдачу архивных документов. Здесь хранятся дела по личному составу, документы постоянного хранения и делопроизводство со сроком хранения свыше 10 лет. Ниже представлена актуальная контактная информация, график приема посетителей и перечень оказываемых услуг на основе данных официального сайта университета и открытых справочников.

Основные контактные телефоны

Для связи с Отделом архива рекомендуется использовать следующие номера:

• Главный номер отдела (с автоматическим переключением/добавочными): +7 (812) -43-77-67 (доб. 26-59)
• Прямой/Дополнительный номер отдела: +7 (812) -14-89-55

Важно: На некоторых картографических сервисах (Яндекс.Карты, 2ГИС) номер телефона может не отображаться или быть неактуальным. Надежнее всего использовать номера с официального сайта университета (herzen.spb.ru). Общий коммутатор университета: +7 (812) -12-44-92 (отдел делопроизводства и организационно-контрольного обеспечения).

Адрес и место нахождения

Архив находится в историческом здании университета на набережной реки Мойки.

Ориентир: Вход в корпус №3 находится на территории университета. Для прохода на территорию обязательно иметь при себе пропуск или документ, удостоверяющий личность. На картах (2ГИС, Яндекс) организация указана как «РГПУ им. А.И. Герцена, архив».

Режим работы (График приема посетителей)

Прием граждан ведется по строгому расписанию в определенные часы. Среда и Воскресенье, выходные дни.

Рекомендация: Перед визитом (особенно если вы приезжаете из другого города) обязательно звоните по телефону +7 (812) -43-77-67 доб. 26-59 для подтверждения графика и возможности приема. На 2ГИС иногда указывается пометка «По предварительному звонку».

Руководитель отдела

Начальник отдела архива: Иовова Ольга Александровна.

Основные функции и оказываемые услуги

Отдел архива выполняет полный цикл работы с архивным фондом университета. К ключевым задачам относятся:

• Комплектация архивного фонда: прием законченного делопроизводства, документов постоянного хранения, документов временного хранения (свыше 10 лет) и документов по личному составу.
• Обеспечение сохранности и учета: создание научно-справочного аппарата (описей, путемников, карточек) для быстрого поиска документов.
• Государственная передача: подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, в государственные архивы (ЦГА СПб и др.).
• Использование документов (Справочно-информационное обслуживание):
  • Выдача дел, документов или их копий для служебного и научного использования.
  • Исполнение запросов организаций и заявлений граждан об установлении трудового стажа и других вопросах социально-правового характера.
  • Выдача архивных справок и копий документов.
• Методическая помощь: консультирование работников общих отделов (факультетов, кафедр) по составлению номенклатур дел университета.

Правила получения справок и документов

Это критически важный раздел для посетителей. Обратите внимание на строгие требования:

1. Личное присутствие: Архивные справки и оригиналы документов выдаются только лично в руки заинтересованного лица.
2. Доверенность: Получение документов третьим лицом возможно только по нотариально заверенной доверенности. Простые письменные заявления или доверенности, заверенные на работе/учебе, не принимаются.
3. Документ, удостоверяющий личность: Паспорт гражданина РФ (или иной документ) обязателен при обращении.
4. Сроки исполнения: Запросы на выдачу справок (например, о стаже) исполняются в установленные законом сроки (обычно до 30 дней, но часто быстрее, уточняйте у сотрудника).

Дополнительные контакты университета (для смежных вопросов)

Часто обращения в архив связаны с учебными или кадровыми вопросами. Возможно, вам пригодятся контакты смежных структур:

• Отдел делопроизводства и организационно-контрольного обеспечения (Родительское подразделение):
  • Тел.: +7 (812) -12-44-92
  • Тел.: +7 (812) -43-77-67 (коммутатор)
  • E-mail: mail@herzen.spb.ru (общий университетский)
• Приемная комиссия (вопросы поступления, переводов, восстановления):
  • Адрес: наб. р. Мойки, 48, корп. 6 (вход с ул. Казанская, д. 3А)
  • Тел.: 571-99-10; 312-22-28
• Центр тестирования (иностранные граждане, РКИ): наб. р. Мойки, 48, корп. 1.

Как найти архив (Схема проезда)

1. Метро: станция «Невский проспект» / «Гостиный двор» / «Адмиралтейская».
2. Выход к набережной реки Мойки.
3. Движться вдоль набережной в сторону Казанского собора (дом 48 — главное здание РГПУ, «Дом Барановых»).
4. Войти на территорию университета (нужен пропуск или паспорт для оформления временного пропуска в карауле).
5. Найти Корпус №3 (расположен во дворе/глубине территории).
6. Спуститься на цокольный этаж.

Примечание: Вход на территорию университета для посторонних лиц возможен только по пропуску или по предварительным спискам. Если вас нет в списке, подойтесь к караулу (обычно у входа из казанского переулка или с набережной), предъявите паспорт и скажите, что идете в Архив (корп. 3, цоколь). Охрана свяжется с отделом по внутреннему телефону.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли заказать справку по почте или через Госуслуги?

Официально на сайте указывается, что справки выдаются лично или по нотариальной доверенности. Уточните у сотрудника по телефону +7 (812) -43-77-67 доб. 26-59 возможность удаленного оформления (иногда практикуется отправка почты России с нотариальным заверением подписи заявителя). Через портал Госуслуг справки из ведомственных архивов (как архив РГПУ) обычно не заказываются напрямую, это делается через запрос в архив.

Хранятся ли в архиве студенческие дела (зачетки, личные файлы)?

Да, документы по личному составу (личные дела студентов, аспирантов, сотрудников, ведомости экзаменов, зачетные книжки отчисленных/выпустившихся) составляют основную массу обращений. Срок хранения таких документов, 75 лет (личные дела) или постоянный (для выпуска до определенных лет).

Что делать, если архив закрыт (среда, выходные)?

Планируйте визит строго по графику (Пн, Вт, Чт, Пт). В среду отдел не работает. Телефон в нерабочее время может не сниматься.

Нужен ли пропуск студенту/выпускнику РГПУ?

Студентам и сотрудникам, действующий пропуск университета. Выпускникам и сторонним гражданам — паспорт РФ для оформления временного пропуска в карауле.

Краткая шпаргалка для звонка/визита

Информация актуальна на момент публикации (основа: официальный сайт РГПУ herzen.spb.ru, данные 2ГИС, Яндекс.Карты). Перед визитом рекомендуется подтвердить график по телефону, так как он может меняться в праздничные периоды или в связи с карантинными мерами.