Отдел архива – это структурное подразделение, отвечающее за сохранность, учет и использование архивных документов организации. Его деятельность регулируется нормативными актами (приказами Росархива, Федеральным архивным агентством, региональными нормативными документами) и внутренними положениями предприятия.

Основные задачи отдела архива

1. Обеспечение сохранности архивных документов – как бумажных, так и электронных.
2. Учет и систематизация принятых в архив материалов.
3. Контроль за соблюдением сроков хранения (постоянное и временное, в т.ч. более 10 лет).
4. Подготовка и передача документов в постоянное хранение в Архивный фонд РФ или региональный архив.
5. Обеспечение доступа к архивным материалам для сотрудников организации, контролирующих органов и исследователей.
6. Организация работы с электронными архивами (создание, хранение, миграция, резервное копирование).
7. Контроль за выполнением нормативных требований в области архивного дела.

Функциональные направления работы отдела архива

2.1 Приём и комплектование архивных фондов

• Приём документов от структурных подразделений и внешних источников.
• Комплектование архивных фондов по тематикам, видам, объектам, авторам.
• Оформление актов приёма‑передачи.

2.2 Учет и инвентаризация

• Ведение единого реестра архивных документов (бумажных и электронных).
• Регистрация поступивших материалов в системе учёта.
• Периодическая инвентаризация архивных фондов.

2.3 Хранение и консервация

• Обеспечение надлежащих условий хранения (температура, влажность, защита от света).
• Организация сейфов, шкафов, архивных помещений и их техническое обслуживание;
• Консервация и реставрация повреждённых документов.

2.4 Доступ и использование

• Выдача документов сотрудникам и внешним пользователям по заявкам.
• Контроль за соблюдением конфиденциальности и ограничений доступа.
• Подготовка материалов для судебных, налоговых и проверочных органов.

2.5 Электронный архив

• Создание и поддержка электронных архивных систем (ЭАИС, ECM).
• Миграция бумажных документов в электронный вид (сканирование, оцифровка).
• Резервное копирование и восстановление электронных архивов.

2.6 Организационно‑правовое обеспечение

• Разработка и актуализация внутренних нормативных актов (положение об архиве, регламенты).
• Контроль за выполнением требований Приказа Росархива и иных нормативных документов.
• Обучение персонала правилам архивного дела.

Структура отдела архива

В зависимости от размера организации отдел архива может быть оформлен как:

• Отдельное самостоятельное подразделение – имеет собственного руководителя, бюджет и штат.
• Подразделение внутри службы делопроизводства – руководитель подчиняется начальнику службы делопроизводства.

Типичная штатная структура включает:

1. Руководитель отдела архива (заведующий архивом).
2. Специалисты по приёму и комплектованию документов.
3. Сотрудники, отвечающие за учёт и инвентаризацию.
4. Техники‑консерваторы (для бумажных фондов).
5. IT‑специалисты (для электронного архива).

Правовые основы деятельности отдела архива

Ключевые нормативные документы, регламентирующие работу архива организации:

• Федеральный закон «Об архивных фондах» (№ 125-ФЗ).
• Приказ Росархива «Об утверждении Положения о порядке ведения архивов в организациях» (обновлён в 2025 г.)
• Внутреннее положение об архиве организации (разрабатывается в соответствии с требованиями ФАА).
• Трудовое законодательство – ответственность должностных лиц за нарушение правил хранения документов.

Этапы формирования архивного фонда организации

5.1 Планирование

Определяется перечень документов, подлежащих архивному хранению, исходя из их юридической, исторической и управленческой ценности.

5.2 Сбор и комплектование

Документы собираются из всех подразделений, упорядочиваются по выбранным признакам (тематика, вид, автор, объект).

5.3 Учет и регистрация

Каждый документ фиксируется в реестре, присваивается уникальный архивный номер.

5.4 Хранение

Физические документы помещаются в архивные шкафы/сейфы, электронные – в специализированные серверные хранилища.

5.5 Передача в постоянное хранение

По истечении установленных сроков (обычно 10 лет) документы передаются в постоянный архив (фонд РФ или региональный архив).

Практические рекомендации по работе отдела архива

• Обеспечьте надёжное помещение: отдельный архивный зал, система контроля доступа, климат‑контроль.
• Внедрите автоматизированную систему учёта (ЭАИС) – это ускорит поиск и выдачу документов.
• Регулярно проводите обучение персонала – изменения в законодательстве происходят часто.
• Создайте резервные копии электронных архивов и храните их в разных географических точках.
• Проводите периодические аудиты архивных процессов для выявления нарушений и их устранения.

Отдел архива играет ключевую роль в обеспечении правовой защищённости, исторической памяти и операционной эффективности любой организации. Правильно построенные функции отдела позволяют:

• Сократить риски потери или порчи документов.
• Обеспечить быстрый доступ к необходимой информации.
• Соблюдать требования законодательства и контролирующих органов.
• Сохранить ценные исторические материалы для будущих поколений.

Следуя изложенным рекомендациям и опираясь на нормативные акты, вы сможете создать эффективный архивный отдел, который будет надёжным хранителем корпоративных знаний.