В системе государственного управления Ростовской области особое место занимает Управление органов регистрации актов гражданского состояния (Управление ЗАГС) администрации области. В его структуре ключевым звеном, обеспечивающим сохранность исторической памяти, внедрение современных технологий и бесперебойную работу территориальных органов, является Отдел архивной работы, автоматизации и информатики.

Данная статья подробно рассматривает миссию, основные направления деятельности, нормативную базу и перспективы развития этого структурного подразделения.

Общие сведения и правовой статус

Отдел архивной работы, автоматизации и информатики (далее — Отдел) является структурным подразделением Управления органов регистрации актов гражданского состояния Администрации Ростовской области. Деятельность Отдела регулируется:

• Федеральным законом от № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»;
• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральным законом от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
• Постановлениями Правительства РФ и Приказами Министерства юстиции РФ;
• Уставом Управления ЗАГС администрации Ростовской области и Положением об Отделе.

Главная цель Отдела: обеспечение сохранности архивных фондов ЗАГС области, создание условий для их эффективного использования, а также информационно-технологическое сопровождение деятельности органов ЗАГС на региональном и муниципальном уровнях.

Структура и основные направления деятельности

Название Отдела отражает его три ключевые функциональные блока, тесно переплетенные в повседневной работе:

Архивная работа: хранитель истории региона

Архив Управления ЗАГС Ростовской области, это уникальный массив документов, фиксирующих ключевые жизненные события жителей Дона за более чем столетие.

Основные функции архивного блока:

1. Прием и учет архивных документов: централизованное получение дел из территориальных органов ЗАГС области по истечении сроков хранения (100 лет для актов рождения, брака, смерти; 75 лет — для актов усыновления, установления отцовства и т.д.).
2. Научно-справочная работа: описание фондов, составление описей, путеводителей и справочных приборов для обеспечения поиска записей.
3. Обеспечение сохранности: контроль за соблюдением режима температуры, влажности, освещенности в архивных помещениях; борьба с биологическими повреждениями (грибок, насекомые); реставрация и консервация поврежденных актовых книг (пергамент, бумага XIX–XX вв.).
4. Выдача справок и дубликатов: обработка запросов граждан, судов, нотариусов, правоохранительных органов и иных уполномоченных организаций на выдачу архивных справок (св. № 33, 34 и др.) и повторных свидетельств.
5. Цифровое преобразование фондов: сканирование актовых книг для создания электронных копий (цифровых двойников) с целью снижения нагрузки на оригиналы и удаленного доступа к данным.

Важно: Архив Управления ЗАГС области хранит не только акты, составленные на территории современной области, но и документы ликвидированных или переименованных зон/районов, а также акты, восстановленные судебным порядком.

Автоматизация: единое информационное пространство

Направление автоматизации отвечает за внедрение и сопровождение федеральных и региональных информационных систем (ИС), используемых в органах ЗАГС.

Ключевые информационные системы:

• ЕГР ЗАГС (Единая государственная система регистрации актов гражданского состояния): федеральная автоматизированная информационная система (ФАИС), ведет единый федеральный реестр записей актов гражданского состояния. Отдел обеспечивает подключение территориальных органов, администрирование прав доступа, контроль качества данных.
• АИС «ЗАГС-Регион» (или аналогичная региональная система): обеспечивает автоматизацию внутренних бизнес-процессов Управления и территориальных органов (делопроизводство, кадры, финансы, контроль исполнения поручений, статистика).
• Интеграция с ЕСИА (Госуслуги): обеспечение взаимодействия для предоставления государственных услуг в электронном виде (подача заявлений на регистрацию брака, получение справок, изменение имени и т.д.).
• Взаимодействие с СМЭВ (Система межведомственного электронного взаимодействия): обмен данными с Пенсионным фондом (СФР), МВД (миграционный учет), судами, нотариатом, налоговой службой.

Задачи по автоматизации:

• Методологическое сопровождение сотрудников территориальных органов по работе в ЕГР ЗАГС (обучение, консультации, разбор ошибок).
• Мониторинг качества данных в реестрах (выявление дублей, некорректных записей, пропусков).
• Обеспечение информационной безопасности персональных данных (СЗИ, средства криптографической защиты информации, аттестация объектов ИИ).
• Техническое оснащение рабочих мест (закупка, модернизация, ремонт оргтехники, сканеров, принтеров для бланков строгой отчетности).

Информатика и цифровая трансформация

Этот блок фокусируется на стратегическом развитии IT-ландшафта и внедрении передовых технологий.

Приоритетные направления:

• Развитие проактивных услуг: внедрение сценариев, когда гражданин получает результат (например, справку о рождении ребенка) без личного обращения и написания заявления, на основании данных из медицинских организаций.
• Мобильные приложения и порталы: поддержка работы мобильного приложения «Госуслуги. Регистрация брака», информирование граждан о статусе заявлений через пуш-уведомления.
• Электронный архив (Цифровой архив ЗАГС): создание единого репозитория электронных копий актовых записей с возможностью верифицированной выдачи в электронном виде (с ЭП Удостоверяющего центра).
• Аналитическая система (BI-инструменты): формирование оперативной аналитики для руководства Управления и Минюста РФ: нагрузка на органы, динамика рождаемости/смертности/брачности, сроки предоставления услуг, качество данных.
• Кибербезопасность: проведение регулярных учений по реагированию на инциденты ИБ, обучение персонала основам кибергигиены.

Взаимодействие с территориальными органами и внешними структурами

Отдел выступает методологическим центром для районных (городских) отделов ЗАГС и муниципальных отделов ЗАГС Ростовской области.

Формы взаимодействия:

• Проведение совещаний, семинаров, вебинаров по вопросам архивного дела, работы в ЕГР ЗАГС, информационной безопасности.
• Выездные проверки (ревизии) состояния архивных фондов на местах, проверка готовности к переходу на новые версии ПО.
• Консультативная помощь по сложным вопросам: восстановление утерянных записей, исправление ошибок в актах, действия при технических сбоях.
• Координация работы по федеральным проектам (например, «Цифровое государственное управление», «Беспрепятственная среда» — доступность услуг для маломобильных групп).

Предоставление государственных услуг: роль Отдела

Хотя непосредственно гражданами принимают сотрудники территориальных органов, Отдел архивной работы, автоматизации и информатики создает «невидимый фундамент» для качественного оказания услуг:

Перспективы развития и текущие проекты

Деятельность Отдела не стоит на месте. На текущий момент и в ближайшей перспективе реализуются следующие стратегические инициативы:

1. Полный перевод архивных фондов на электронный носитель: завершение масштабного проекта по оцифровке актовых книг XIX–XX веков. Это позволит выдавать архивные справки в режиме «онлайн» без физического извлечения дел.
2. Внедрение элементов ИИ (Искусственного интеллекта): пилотные проекты по автоматическому распознаванию рукописного текста (HTR) в старых актовых книгах для полнотекстового поиска.
3. Расширение перечня проактивных услуг: автоматическое назначение пенсий (взаимодействие с СФР), выдача справок о составе семьи для получения мер поддержки без визита в ЗАГС.
4. Создание «Цифрового профиля гражданина» в разрезе ЗАГС: агрегация всех жизненных событий человека (рождение, браки, разводы, смерть, усыновление, смена имени) в единую хронологию для удобства верификации данных.
5. Повышение устойчивости ИТ-инфраструктуры: резервирование каналов связи, переход на отечественное ПО (ОС Astra Linux / РЕД ОС, СУБД Postgres Pro, ПО 1С) в рамках программы импортозамещения.

Контакты и реквизиты (справочно)

Для обращений к Отделу архивной работы, автоматизации и информатики Управления ЗАГС администрации Ростовской области:

• Адрес: г. Ростов-на-Дону, ул. Большая Садовая, д. 47 (Администрация Ростовской области, корпус Управления ЗАГС — уточнять актуальный корпус на сайте).
• Официальный сайт Управления ЗАГС: donland.ru/departments/zags/ (раздел «Архив», «Электронные услуги», «Нормативная документация»).
• Портал Госуслуг Ростовской области: donland.ru.
• Телефон справки/приемной Управления: +7 (863) -40-XX-XX (актуальные номера публикуются на официальном сайте).

Примечание: Личный прием граждан по архивным запросам, как правило, осуществляется территориальными органами ЗАГС по месту жительства заявителя или по месту государственной регистрации акта. Централизованный архив Управления работает преимущественно с запросами, пришедшими через территориальные органы, суды или по межведомственному взаимодействию.

Отдел архивной работы, автоматизации и информатики Управления ЗАГС администрации Ростовской области, это технологический и методологический «мозговой центр» регистрации актов гражданского состояния на Дону. Его работа невидима для обычного гражданина, получающего свидетельство о рождении ребенка или регистрирующего брак через «Госуслуги», но именно качество работы этого Отдела определяет:

• Сохранится ли историческая память о поколениях дончан на веки;
• Сколько времени потратит человек на получение справки — 15 минут в личном кабинете или недели ожидания почтового ответа;
• Надежно ли защищены персональные данные миллионов жителей области;
• Насколько прозрачно и эффективно расходуются бюджетные средства на IT-инфраструктуру.

Синергия архивной экспертизы, компетенций в области автоматизации государственных реестров и современных информационных технологий делает этот Отдел драйвером цифровой трансформации сферы ЗАГС в Ростовской области, приближая государство к гражданину и делая услуги по-настоящему «беспрепятственными».