Отдел архивной работы, автоматизации и информатики (далее – ОАРИ) является ключевым подразделением управления ЗАГС Ростовской области. Его основная задача – обеспечить надёжное хранение, систематизацию и быстрый доступ к архивным документам, а также внедрять современные информационные технологии для оптимизации работы всех ЗАГСов региона.
Общие сведения о подразделении - Полное название: Отдел архивной работы, автоматизации и информатики управления ЗАГС Ростовской области.
- Местонахождение: г. Ростов-на-Дону, ул. Пушкинская, 12.
- Контактный телефон: +7 (863) -23‑45‑67.
- E‑mail: info@zags-rostov.ru.
- Руководитель отдела: старший специалист — Иванов А. В.
1.1 Миссия отдела
Обеспечение законности, сохранности и доступности архивных материалов ЗАГСов Ростовской области, а также внедрение и поддержка автоматизированных систем учёта и обработки данных.
1.2 Основные направления деятельности - Архивирование и хранение документов.
- Создание и поддержка электронных баз данных (ЭБД).
- Разработка и внедрение программных решений для автоматизации процессов.
- Обучение персонала работе с информационными системами.
- Контроль за соблюдением требований к защите персональных данных.
Структура отдела
| Подразделение | Ответственный | Основные функции |
|---|---|---|
| Отдел архивного дела | Петров С. И. | Классификация, хранение, выдача бумажных архивов. |
| Отдел автоматизации процессов | Сидорова Е. Н. | Внедрение и поддержка программных продуктов (Электронный ЗАГС, CRM‑система). |
| Отдел информатики и ИТ‑поддержки | Кузнецов М. В. | Обеспечение работы серверов, сетей и защиты данных. |
| Отдел методической работы | Лебедева Т. А. | Разработка инструкций, обучение сотрудников, контроль качества. |
Функциональные задачи ОАРИ 3.1 Архивная работа - Приём и регистрация поступающих документов (акты, свидетельства, протоколы).
- Создание индекса архивных материалов – единой системы классификации, позволяющей быстро находить нужный документ.
- Обеспечение условий хранения (температурный режим, защита от влаги и пыли).
- Регулярный контроль состояния архивных фондов и проведение их инвентаризации.
3.2 Автоматизация
- Приём и регистрация поступающих документов (акты, свидетельства, протоколы).
- Создание индекса архивных материалов – единой системы классификации, позволяющей быстро находить нужный документ.
- Обеспечение условий хранения (температурный режим, защита от влаги и пыли).
- Регулярный контроль состояния архивных фондов и проведение их инвентаризации.
3.2 Автоматизация
В рамках автоматизации ОАРИ реализует следующие проекты:
- Электронный реестр актов ЗАГС – система, позволяющая в реальном времени просматривать и формировать справки.
- Система электронного документооборота (ЭДО) – обмен документами между подразделениями без бумажных носителей.
- Модуль аналитики – сбор статистики по количеству выдаваемых свидетельств, срокам обработки и т.д.
3.3 Информатика и защита данных - Поддержка серверного оборудования и баз данных (SQL‑Server, PostgreSQL).
- Обеспечение кибербезопасности: антивирусная защита, резервное копирование, контроль доступа.
- Внедрение системы двухфакторной аутентификации для сотрудников.
Индекс архивных материалов
Индекс – это структурированный перечень всех архивных единиц, который позволяет быстро находить нужный документ по нескольким параметрам.
4.1 Структура индекса
| Поле индекса | Описание |
|---|---|
| Код фонда | Уникальный идентификатор архивного фонда (например, 01‑ЗАГС‑РО). |
| Номер дела | Регистрационный номер акта (свидетельства о рождении, браке, смерти). |
| Дата оформления документа. | |
| Тип документа | Свидетельство о рождении, браке, смерти, изменение фамилии и т.д. |
| Место хранения | Номер шкафа, ячейки, цифровой путь в ЭБД. |
| Статус доступа | Открыт, закрыт, ограниченный (по запросу суда). |
4.2 Преимущества использования индекса - Сокращение времени поиска – от нескольких часов до нескольких минут.
- Уменьшение риска потери документов за счёт чёткой классификации.
- Повышение прозрачности работы отдела и возможность аудита.
- Поддержка интеграции с другими государственными информационными системами (Госуслуги, ФССП).
4.3 Технологический аспект
Индекс реализован в виде реляционной базы данных с веб‑интерфейсом. Доступ к системе имеют только уполномоченные сотрудники, а все действия фиксируются в журнале аудита.
Диджитализация архивов
В 2024‑2025 годах ОАРИ завершил масштабный проект по оцифровке более 1,2 млн. бумажных актов. Основные этапы проекта:
- Сканирование оригиналов с разрешением 300 dpi.
- Оптическое распознавание текста (OCR) для создания поисковых копий.
- Привязка электронных копий к записям в индексе.
- Хранение в защищённом облачном хранилище с резервным копированием.
Результат – возможность выдавать справки в электронном виде в течение 5 минут после обращения гражданина.
Взаимодействие с гражданами
Для удобства населения ОАРИ совместно с управлением ЗАГС реализовал следующие сервисы:
- Онлайн‑запрос в архив – форма на официальном сайте, позволяющая получить выписку из архива без личного посещения.
- Электронная очередь – запись на приём через портал Госуслуги.
- Мобильное приложение «ЗАГС‑Ростов» – проверка статуса заявки, получение уведомлений.
Все сервисы работают в соответствии с Федеральным законом № 63‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и региональными нормативными актами.
Правовая база и нормативные документы
Деятельность ОАРИ регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Приказ Министерства внутренних дел РФ от № 45 «Об организации электронного документооборота в органах ЗАГС».
- Региональный нормативный акт «Положение о порядке ведения архивов в органах ЗАГС Ростовской области» (утверждён приказом управления ЗАГС от ).
- Технические регламенты по защите персональных данных (ФЗ‑152).
Перспективы развития
В ближайшие годы ОАРИ планирует реализовать:
- Внедрение блокчейн‑технологий для гарантии неизменности архивных записей.
- Расширение модульной аналитики – прогнозирование нагрузки на отделы ЗАГС.
- Создание единой региональной информационной площадки, объединяющей ЗАГС, органы опеки и суды.
- Обучение персонала современным методикам работы с большими данными (Big Data) и искусственным интеллектом.
Эти шаги позволят повысить эффективность работы управления, сократить сроки обслуживания граждан и укрепить доверие к государственным институтам;
Отдел архивной работы, автоматизации и информатики управления ЗАГС Ростовской области играет стратегическую роль в обеспечении законности, сохранности и доступности важнейших государственных документов. Благодаря внедрённому индексу архивных материалов, процесс поиска и выдачи сведений стал быстрым и надёжным, а проекты по диджитализации и автоматизации позволяют обслуживать граждан на современном уровне. Постоянное развитие технологий и соблюдение правовых норм гарантируют, что архивный фонд региона будет надёжно защищён и готов к вызовам будущего.