В системе государственного управления Ростовской области особое место занимает Управление органов регистрации актов гражданского состояния (Управление ЗАГС) Администрации Ростовской области. В его структуре ключевым структурным подразделением, обеспечивающим сохранность документов, внедрение современных технологий и информационную безопасность, является Отдел архивной работы, автоматизации и информатики.
Общие сведения и правовая основа деятельности
Деятельность отдела регламентируется нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области:
- Федеральный закон от № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» (ст. 16, 35, 36 — вопросы архивного хранения, формирования фондов, выдачи справок).
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Федеральный закон от № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (в части электронного взаимодействия).
- Постановления Правительства РФ, Приказы Минюста России, а также региональные нормативные акты Администрации Ростовской области.
Отдел является правопреемником архивных и вычислительных подразделений, функционировавших в структуре управления ЗАГС области на протяжении десятилетий, и объединяет три критически важных направления: архивоведение, автоматизация процессов и информационные технологии.
Основные направления деятельности
Архивная работа: сохранение исторической памяти региона
Архив управления ЗАГС Ростовской области — это один из крупнейших архивов юга России, хранящий уникальные документы, фиксирующие ключевые жизненные события жителей Дона с начала XX века (а в отдельных фондах — с конца XIX века).
Ключевые функции архивного блока:
- Формирование и пополнение архивного фонда: прием актовых записей (рождение, брак, смерть, усыновление, установление отцовства, смена имени) от территориальных органов ЗАГС районов и городов области по истечении сроков хранения в действующих органах (обычно 100 лет для рождений, 75 лет для браков и смертей).
- Научно-справочная работа и описание фондов: ведение описей, составление путеводителей, создание электронных баз данных архивных фондов для ускорения поиска документов.
- Обеспечение сохранности документов: контроль за соблюдением режима температуры, влажности, освещенности в хранилищах; проведение реставрационных работ, обеззараживание, переплетка томов актовых записей.
- Выдача архивных справок и выписок: обслуживание граждан (подтверждение фактов рождения, брака, смерти для пенсионного обеспечения, наследования, восстановления прав) и организаций (суды, нотариусы, полиция, МФЦ).
- Цифровизация архивных фондов: сканирование уникальных и изношенных томов актовых записей для перевода обращений граждан в электронный вид и исключения физического износа оригиналов.
Автоматизация: переход к «Бумажному ЗАГС»
Направление автоматизации отвечает за внедрение и сопровождение автоматизированных информационных систем (АИС), используемых в органах ЗАГС области.
Основные задачи:
- ЭИС ЗАГС (Единая информационная система регистрации актов гражданского состояния): администрирование регионального контура федеральной системы. Это «сердце» современного ЗАГС: регистрация актов, формирование единого федерального реестра (ЕФР ЗАГС), выдача электронных свидетельств и справок.
- Региональные модули и подсистемы: поддержка работы модулей «Справки», «Архив», «Отчетность», «Кадры», «Склад» и др.
- Взаимодействие с ЕПГУ/РПГУ (Госуслуги): настройка и поддержка сервисов «Регистрация рождения ребенка», «Регистрация брака», «Получение справки о регистрации акта гражданского состояния» и др. Обеспечение бесшовного приема заявлений через портал госуслуг.
- Межведомственное электронное взаимодействие (МЭВ): интеграция с системами Пенсионного фонда (СФР), МВД (миграционный учет), судов, нотариата, ЗАГС других регионов для автоматического обмена данными без бумажных носителей.
- Обеспечение бесперебойной работы: мониторинг доступности серверов, баз данных, каналов связи; оперативное устранение сбоев в работе программного обеспечения на рабочих местах регистраторов.
Информатика и информационная безопасность
В условиях тотальной цифровизации государственных услуг, вопросы кибербезопасности и защиты персональных данных выходят на первый план.
Компетенции отдела в сфере информатики:
- Защита персональных данных (ЗПД): разработка и актуализация модели угроз, проведение аттестации объектов персональных данных (ОПД), внедрение средств криптографической защиты информации (СКЗИ), контроль за соблюдением требований 152-ФЗ «О персональных данных».
- Информационная безопасность (ИБ): защита от несанкционированного доступа (НСД), противодействие вирусным атакам, управление инцидентами безопасности, работа с СЗИ (средствами защиты информации) сертифицированных ФСТЭК и ФСБ.
- Управление ИТ-инфраструктурой: закупка, учет, инвентаризация, настройка и модернизация серверного, сетевого и периферийного оборудования (серверы, СХД, коммутаторы, рабочие станции регистраторов, сканеры, принтеры для бланков строгой отчетности).
- Лицензирование ПО: контроль за легальностью используемого программного обеспечения (ОС, СУБД, офисные пакеты, специализированное ПО ЭИС ЗАГС).
- Обучение кадров: проведение инструктажей по ИБ и ЗПД, обучение сотрудников органов ЗАГС области работе в ЭИС ЗАГС, работе с электронной подписью (ЭП/КЭП), правилам обработки конфиденциальной информации.
Организация работы с обращениями граждан
Отдел играет ключевую роль в обеспечении доступности архивных услуг:
- Прием обращений: лично (по предварительной записи через Госуслуги/портал управления), по почте, через МФЦ, в электронном виде (ЭПГУ/РПГУ, официальный сайт управления, электронная почта).
- Сроки исполнения: в соответствии со ст. 35 Закона № 143-ФЗ — до 30 календарных дней (с возможностью продления до 30 дней при сложном поиске), по срочным основаниям (угроза жизни, здоровью, отъезд за границу) — в порядке первоочередности.
- Форма результата: выдача заверенной справки (формы № 34, № 25 и др.) или выписки из актовой записи, а также мотивированный отказ в случае отсутствия записи;
Перспективы развития и текущие проекты (на 2024–2026 гг.)
Управление ЗАГС Администрации Ростовской области и его Отдел архивной работы, автоматизации и информатики активно реализуют стратегию «Цифровой ЗАГС»:
| Проект / Инициатива | Суть реализации | Ожидаемый эффект |
|---|---|---|
| Полная цифровизация архивного фонда | Массовое сканирование томов актовых записей с распознаванием текста (OCR) и привязкой к метаданным в ЭИС ЗАГС «Архив». | Мгновенный поиск записей, исключение износа оригиналов, возможность выдачи справок «в один клик» дистанционно. |
| Внедрение «Мобильного регистратора» | Оснащение выездных бригад планшетами с доступом к ЭИС ЗАГС для регистрации актов на дому, в больницах, исправительных учреждениях. | Сокращение сроков регистрации до 1 дня, удобство для граждан с ограниченными возможностями. |
| Расширение сервисов на Госуслугах | Подключение к суперсервису «Рождение ребенка» (единое окно: ЗАГС + СФР + МВД + поликлиника), сервису «Смена имени», «Усыновление». | Проактивное предоставление услуг, минимизация визитов граждан в органы ЗАГС. |
| Переход на отечественное ПО и «Железо» | Миграция серверной инфраструктуры и АРМ на российские ОС (Астра Линукс, РЕД ОС), СУБД (PostgreSQL-based), средства защиты информации. | Технологический суверенитет, исключение рисков санкционного отключения обновлений, соответствие указу Президента РФ № 1143. |
| Повышение уровня защищенности (КИИ, ГИС) | Аттестация объектов критической информационной инфраструктуры (КИИ) и государственных информационных систем (ГИС) по требованиям ФСТЭК/ФСБ. | Гарантия сохранности данных граждан, устойчивость к кибератакам. |
Значение для региона и общества
Работа Отдела архивной работы, автоматизации и информатики управления ЗАГС Администрации Ростовской области имеет масштабное социальное значение:
- Гарантия прав граждан: только надежное архивное хранение и быстрый доступ к данным позволяют людям реализовывать права на пенсию, наследство, жилье, образование, медицинскую помощь.
- Историко-генеалогический ресурс: фонды управления ЗАГС области являются бесценным источником для изучения истории Дона, демографических процессов, родословных тысяч семей.
- Эффективность госуправления: автоматизация исключает коррупционные риски, сокращает бюрократию, обеспечивает прозрачность статистики актуального населения для планирования социальной политики области.
- Безопасность данных: защита чувствительных сведений о рождении, усыновлении, смене имени, смерти — фундамент доверия общества к государственным институтам.
Контакты и реквизиты (справочно)
Адрес: г. Ростов-на-Дону, ул. Б. Садовая (точный адрес и режим работы уточняйте на официальном сайте).
Официальный сайт: rostov.zags.gov.ru (раздел «Управление ЗАГС Администрации Ростовской области» / «Архив» / «Контакты»).
Портал госуслуг: gosuslugi.ru (для записи на прием, заказа справки, отслеживания статуса заявления).
Отдел архивной работы, автоматизации и информатики — это невидимый, но фундаментальный «двигатель» системы ЗАГС Ростовской области. Он связывает прошлое (архивы), настоящее (автоматизация регистрации) и будущее (цифровые экосистемы, ИИ-помощники, блокчейн-реестры). Качественная работа отдела обеспечивает каждому жителю Дона право на имя, идентичность и социальную защищенность, гарантируя, что ни одна жизненная история не будет утеряна в цифровую эпоху.