Управление записи актов гражданского состояния (ЗАГС) Ростовской области – это государственное учреждение, отвечающее за регистрацию актов гражданского состояния (рождения, брака, смерти) и хранение соответствующей документации. Одним из ключевых подразделений управления является отдел архивной работы, автоматизации и информатики, который обеспечивает сохранность, систематизацию и доступ к архивным материалам.

Содержание

1. Общее описание управления
2. История создания и развития
3. Структура и подразделения
4. Функции отдела архивной работы
5. Услуги, предоставляемые гражданам
6. Как получить доступ к архивным материалам
7. Цифровизация и автоматизация архивов
8. Правовое регулирование
9. Контактные данные
10. Часто задаваемые вопросы

Общее описание управления

Управление записи актов гражданского состояния (ЗАГС) Ростовской области находится в городе Ростов-на-Дону, по адресу:

• ул. Красноармейская, 160, 344002, Ростов-на-Дону, Ростовская область, Россия.

В структуре управления функционирует несколько отделов, среди которых выделяется отдел архивной работы, автоматизации и информатики. Этот отдел отвечает за:

• Хранение и охрану архивных документов.
• Ведение архива актов гражданского состояния.
• Создание и поддержание электронных баз данных.
• Обеспечение доступа граждан к архивным материалам.

История создания и развития

История архивного отдела ЗАГС Ростовской области тесно связана с развитием системы регистрации актов в России. После распада СССР в начале 1990‑х годов в региональных органах ЗАГС был создан отдельный архивный отдел, целью которого стало:

• Систематизация бумажных актов, накопленных за советские годы.
• Перевод части документов в электронный вид.
• Обеспечение юридической силы архивных копий.

С 2005 года отдел начал активно внедрять автоматизированные системы, а к 2020‑м годам был полностью переориентирован на цифровую работу, что позволило ускорить обработку запросов граждан.

Структура и подразделения

Отдел архивной работы состоит из нескольких ключевых подразделений:

• Отдел документального обеспечения – отвечает за прием, классификацию и хранение бумажных актов.
• Отдел автоматизации и информатики – разрабатывает и поддерживает электронные архивные системы.
• Отдел клиентского обслуживания – принимает запросы граждан, оформляет выдачу копий и справок.
• Отдел охраны и консервации – обеспечивает физическую сохранность документов, контролирует условия хранения (температура, влажность).

Функции отдела архивной работы

Основные функции подразделения включают:

1. Регистрация и хранение актов – все акты рождения, брака, смерти, а также изменения в семейном статусе фиксируются в архиве.
2. Учет и инвентаризация – ведется постоянный учет документов, формируются инвентарные карточки.
3. Консервация и реставрация – при необходимости проводятся мероприятия по восстановлению повреждённых документов.
4. Обеспечение доступа – граждане могут получить выписку, копию или справку из архива в соответствии с установленными процедурами.
5. Цифровизация – перевод бумажных актов в электронный формат, создание базы данных «Электронный архив ЗАГС».
6. Контроль за соблюдением законодательства – обеспечение соответствия работы архива требованиям ФЗ «Об архивном деле» и ФЗ «О записи актов гражданского состояния».

Услуги, предоставляемые гражданам

Отдел архивной работы оказывает следующие услуги:

• Выдача выписок из актов (о рождении, браке, смерти).
• Выдача копий документов (в бумажном и электронном виде).
• Оформление справок о наличии (отсутствии) записей в архиве.
• Помощь в поиске предков (генеалогические запросы).
• Консультации по вопросам сохранения семейных архивов.
• Доступ к электронному каталогу архивных материалов через официальный сайт.

Как получить доступ к архивным материалам

Для получения информации из архива необходимо выполнить несколько простых шагов:

1. Подготовить запрос – оформить письменный запрос (можно через электронную форму на сайте zagsrodonland.ru) с указанием ФИО, даты и места события.
2. Указать цель обращения – например, получение выписки для оформления паспорта, брака, наследства и т.д.
3. Предоставить документ, удостоверяющий личность (паспорт, СНИЛС).
4. Оплатить государственную пошлину (если требуется). Размер пошлины зависит от типа выдаваемого документа.
5. Получить ответ – в течение 5‑10 рабочих дней отдел подготовит запрашиваемый документ и свяжется с заявителем.

Для ускорения процесса рекомендуется использовать электронную форму запроса и указать контактный телефон или e‑mail.

Цифровизация и автоматизация архивов

С 2015 года в отделе реализованы проекты по полной цифровизации архивных фондов:

• Создана электронная база данных «Электронный архив ЗАГС», доступная через защищённый портал.
• Внедрена система сканирования с распознаванием текста (OCR), позволяющая быстро находить нужные записи.
• Разработана модульная платформа для интеграции с другими государственными информационными системами (Госуслуги, ФМС).
• Введена электронная подпись для подтверждения подлинности выдаваемых документов.

Эти меры позволяют сократить время обработки запросов до 24 часов, а также обеспечить более высокий уровень защиты персональных данных.

Правовое регулирование

Деятельность отдела архивной работы регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон «Об архивном деле» от № 125‑ФЗ.
• Федеральный закон «О записи актов гражданского состояния» от № 143‑ФЗ.
• Приказ Минюста России № 113 от «Об утверждении Положения о порядке ведения архивных фондов».
• Региональные нормативные акты Ростовской области, определяющие порядок работы ЗАГСов.

Все запросы граждан обрабатываются в строгом соответствии с требованиями конфиденциальности и защиты персональных данных, установленными ФЗ «О персональных данных».

Контактные данные

Для обращения в отдел архивной работы используйте следующие контакты:

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как узнать, есть ли запись о моих предках в архиве?

Отправьте запрос через форму на сайте, указав ФИО, дату и место рождения (или брака, смерти). Специалисты отдела проведут поиск и предоставят результат в течение 5‑10 дней.

Можно ли получить копию акта в электронном виде?

Да. После оплаты государственной пошлины и подтверждения личности копия может быть выслана в формате PDF с электронной подписью.

Сколько стоит выписка из акта рождения?

Стоимость государственной пошлины составляет 200 рублей (по состоянию на 2026 год). При получении в электронном виде возможна небольшая скидка.

Какие документы нужны для получения выписки?

Необходимо предоставить паспорт гражданина РФ, а также документ, подтверждающий право на получение (например, заявление о выдаче, доверенность).

Можно ли получить доступ к архиву онлайн?

Да. Через портал Электронный архив ЗАГС зарегистрированные пользователи могут искать и заказывать документы в электронном виде.

Сколько времени хранится оригинал акта в архиве?

Согласно ФЗ «Об архивном деле», оригиналы актов сохраняются минимум 50 лет, а в случае особой ценности – бессрочно.

Управление ЗАГС Ростовской области и его отдел архивной работы играют важную роль в сохранении исторической памяти региона, обеспечивая гражданам быстрый и надёжный доступ к документам, подтверждающим их семейные события. При необходимости обращения за документами или консультацией, используйте указанные выше контакты и онлайн‑сервисы.