Управление ЗАГС администрации Ростовской области – это центральный орган, отвечающий за организацию и контроль над работой всех отделений записи актов гражданского состояния в регионе․ В его структуре существует несколько специализированных подразделений, среди которых особое место занимает Отдел архивной работы, автоматизации и информатики․

Отдел объединяет три взаимосвязанные функции:

• Архивная работа – хранение, систематизация и обеспечение доступа к документам, сформированным с 1918 года․
• Автоматизация – внедрение и поддержка программных решений, позволяющих ускорить обработку заявлений, регистрацию актов и взаимодействие с другими органами․
• Информатика – обеспечение информационной безопасности, развитие электронных сервисов и поддержка ИТ‑инфраструктуры ЗАГСа․

Основные задачи отдела

1. Создание и поддержание единой электронной базы данных актов гражданского состояния․
2. Перевод бумажных архивов в электронный формат (сканирование, оцифровка, метаданные)․
3. Разработка и внедрение программных продуктов для автоматизации документооборота․
4. Обеспечение защиты персональных данных граждан в соответствии с ФЗ‑152․
5. Обучение персонала ЗАГСов работе с новыми информационными системами․
6. Контроль за соблюдением нормативных требований к архивному делу․

История формирования архива ЗАГСа в Ростовской области

С 1918 года в Ростове-на-Дону ведётся систематический учет актов гражданского состояния․ За более чем сто лет накопилось более 2,5 миллионов записей (рождения, браки, смерти, изменения фамилии и др․)․ До 2010‑х годов большинство документов хранилось в бумажном виде, что создавало сложности при поиске и обслуживании граждан․

С 2012 года в рамках программы «Электронное правительство» был создан отдел, отвечающий за оцифровку архивов и внедрение автоматизированных систем․ К 2024 году более 85 % исторических актов переведено в электронный формат, а доступ к ним предоставлен через портал zags․rostov․gov․ru․

Контактная информация

Услуги, предоставляемые отделом

Архивные услуги

• Выдача копий архивных актов (в т․ч․ исторических) по заявлению гражданина․
• Консультации по вопросам доступа к архивным материалам․
• Сохранение и реставрация оригинальных бумажных документов․

Автоматизация и ИТ‑поддержка

• Внедрение системы «Электронный ЗАГС» (ЭЗАГС) – онлайн‑запись на приём, подача заявлений через портал․
• Подключение региональных отделений к единой базе данных․
• Техническая поддержка рабочих мест, серверов и сетевого оборудования․
• Разработка мобильных приложений для граждан (проверка статуса заявления, получение уведомлений)․

Информационная безопасность

• Контроль доступа к персональным данным․
• Регулярные аудиты ИТ‑инфраструктуры․
• Обучение сотрудников правилам работы с конфиденциальной информацией․

Электронные сервисы для граждан

Благодаря работе отдела автоматизации, жители Ростовской области могут воспользоваться следующими онлайн‑инструментами:

1. Портал «Электронный ЗАГС» – подача заявлений о браке, рождении ребёнка, изменении фамилии и др․
2. Личный кабинет – отслеживание статуса заявки, загрузка сканов документов, получение электронных справок․
3. Служба «Госуслуги» – интеграция с федеральным порталом, возможность оформить акт в режиме онлайн без посещения офиса․
4. Мобильное приложение «ZAGS Rostov» – быстрый доступ к услугам с любого смартфона․

Партнеры и взаимодействие

Отдел активно сотрудничает с:

• Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ․
• Федеральной службой государственной регистрации (Росреестр)․
• Региональными архивными учреждениями (Государственный архив Ростовской области)․
• ИТ‑компаниями, специализирующимися на государственных информационных системах․

Перспективы развития

На ближайшие 3‑5 лет планируется:

• Полная цифровизация всех архивных материалов до 2028 года․
• Внедрение технологии блокчейн для обеспечения неизменяемости записей актов․
• Расширение функционала портала: автоматическое заполнение форм на основе данных из ЕГРН и ПФР․
• Создание единой региональной платформы «Гражданский реестр», объединяющей ЗАГС, суды и органы опеки․

Как обратиться в отдел

Если вам необходимо получить архивный документ, задать вопрос по работе электронных сервисов или сообщить о технической проблеме, следуйте простой схеме:

1. Подготовьте запрос в письменной форме (можно через онлайн‑форму)․
2. Укажите полные данные: ФИО, дату рождения, номер акта (если известен), цель запроса․
3. Отправьте запрос на электронную почту zags@rostov․gov․ru или позвоните по телефону +7 (863) -23‑45‑67․
4. Получите ответ в течение 5 рабочих дней (для исторических актов – до 10 дней)․

Отдел архивной работы, автоматизации и информатики управления ЗАГС Ростовской области играет ключевую роль в модернизации государственных услуг, обеспечивая быстрый и безопасный доступ к важнейшим документам граждан․ Благодаря постоянному внедрению новых технологий, регион постепенно переходит к полностью электронному формату работы с актами гражданского состояния, что повышает удобство для населения и повышает эффективность работы государственных органов․

Статья составлена на основе открытых данных, доступных в интернете на ․