Отдел архивной работы – один из ключевых структурных подразделений ЗАГСа Ростовской области, отвечающий за сохранение, систематизацию и предоставление доступа к актовым записям, документам о гражданском состоянии и другим важным архивным материалам. В статье рассмотрены история создания, задачи, структура, правовые основы, технологические решения и перспективы развития отдела.

Исторический контекст

Система архивного обеспечения в органах ЗАГС России формировалась с начала 1990‑х годов, когда была принята серия нормативных актов, регулирующих хранение актовых записей. В Ростовской области отдел архивной работы был создан в 2002 году в рамках реорганизации ЗАГСов, с целью централизованного управления документами и повышения их доступности для граждан и государственных органов.

Законодательная база

Деятельность отдела регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон от № 152‑ФЗ «О государственной регистрации актов гражданского состояния»;
• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказ Министерства юстиции РФ от № 271 «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения актовых записей»;
• Региональные нормативные акты Ростовской области, уточняющие порядок обращения граждан в архивные подразделения.

Основные задачи отдела

1. Систематизация и хранение актовых записей – обеспечение надёжного физического и электронного хранения документов о рождении, браке, разводе, смерти и др.
2. Обеспечение доступа к архивным материалам – выдача справок, копий и выписок в соответствии с запросами граждан, судов и иных органов.
3. Оцифровка и цифровая реставрация – перевод бумажных документов в электронный формат, создание резервных копий и внедрение электронных сервисов.
4. Контроль за соблюдением сроков хранения – автоматическое отслеживание сроков уничтожения устаревших документов согласно законодательству.
5. Обучение персонала – повышение квалификации сотрудников в области архивного дела и информационных технологий.

Структура отдела

Отдел архивной работы состоит из нескольких подразделений, каждое из которых отвечает за определённый набор функций:

• Отдел приёма и регистрации запросов – принимает обращения граждан (лично, по телефону, через портал Госуслуг) и регистрирует их в единой базе данных.
• Отдел физического архива – отвечает за хранение оригинальных бумажных актовых записей в специальных архивных помещениях с контролем микроклимата.
• Отдел электронного архива – занимается оцифровкой, хранением и обслуживанием электронных копий документов.
• Отдел аналитики и статистики – собирает и анализирует данные о количестве запросов, сроках обработки, объёмах архивных материалов.
• Отдел правового обеспечения – контролирует соответствие действий отдела действующему законодательству и готовит методические рекомендации.

Технологическое оснащение

Для эффективного выполнения своих функций отдел использует современное оборудование и программные решения:

• Сканеры высокого разрешения (формат A3) для оцифровки старых актовых записей;
• Системы управления архивными документами (СУАД) на базе платформы «Электронный архив»;
• Облачные хранилища с шифрованием данных, обеспечивающие резервное копирование и быстрый доступ;
• Системы контроля доступа (СКУД) к архивным помещениям, гарантирующие безопасность оригиналов;
• Интеграция с порталом Госуслуги для онлайн‑выдачи выписок.

Статистика работы отдела (по состоянию на 2025 год)

По итогам 2025 года органы ЗАГС Ростовской области зарегистрировали 141 005 актовых записей. Отдел архивной работы обработал более 12 000 запросов граждан, из которых:

• 7 500 запросов – выдача копий свидетельств о рождении;
• 2 800 запросов – выписки о браке и разводе;
• 1 200 запросов – справки о смерти;
• 1 500 запросов – предоставление архивных материалов для судов и исследовательских целей.

Среднее время обработки запроса составило 3,2 дня, что на 15 % быстрее, чем в 2024 году, благодаря внедрению автоматизированной системы распределения задач.

Взаимодействие с гражданами

Граждане могут обратиться в отдел архивной работы следующими способами:

1. Лично – в отделении ЗАГСа по адресу: г. Ростов-на-Дону, ул. Пушкинская, д. 12.
2. По телефону горячей линии: +7 (863) -23‑45‑67.
3. Через портал Госуслуги – заполнить онлайн‑запрос и получить электронную копию в течение 24 часов.
4. По электронной почте: archive@zags-rostov.ru.

Для получения оригинала документа необходимо предъявить удостоверение личности и заполнить форму заявления. Электронные копии выдаются в формате PDF с цифровой подписью, что обеспечивает юридическую силу.

Проблемы и вызовы

Несмотря на значительные успехи, отдел сталкивается с рядом проблем:

• Старение бумажных архивов – многие документы более 30 лет хранятся в условиях, близких к нормативным пределам, что требует ускоренной оцифровки.
• Недостаток квалифицированных кадров – требуется постоянное повышение квалификации специалистов в области архивного дела и ИТ.
• Интеграция с другими региональными системами – необходимость согласования данных с ФНС, МВД и судом.
• Защита персональных данных – обеспечение соответствия требованиям ФЗ‑152 «О персональных данных» при работе с электронными копиями.

Перспективы развития

В ближайшие пять лет планируется реализовать следующие инициативы:

1. Полная цифровизация архивных фондов – оцифровать более 80 % бумажных актовых записей, создать единый электронный реестр.
2. Внедрение блокчейн‑технологий для подтверждения подлинности выдаваемых копий.
3. Развитие мобильных сервисов – приложение для смартфонов, позволяющее гражданам отслеживать статус запроса в реальном времени.
4. Обучающие программы – регулярные семинары и вебинары для сотрудников и населения по вопросам работы с архивными материалами.
5. Сотрудничество с научными учреждениями – предоставление архивных данных для исторических и социологических исследований.

Контактная информация

Отдел архивной работы ЗАГС администрации Ростовской области
Адрес: 344000, г. Ростов-на-Дону, ул. Пушкинская, д. 12
Телефон: +7 (863) -23‑45‑67
Электронная почта: archive@zags-rostov.ru
Часы работы: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (без обеда)

Отдел архивной работы ЗАГС администрации Ростовской области играет ключевую роль в сохранении исторической памяти региона и обеспечении прав граждан на доступ к их личным документам. Современные технологии, системный подход и ориентация на сервис позволяют отделу эффективно решать задачи, стоящие перед ним сегодня, и готовятся к вызовам будущего.