Отдел архивов управления делами Российских железных дорог (РЖД) – специализированное подразделение‚ отвечающее за систематизацию‚ хранение‚ охрану и использование архивных документов‚ связанных с управленческой деятельностью компании. Деятельность отдела регулируется федеральным законодательством‚ нормативными актами РЖД и международными стандартами архивного дела.

История создания отдела

Становление архивного подразделения в РЖД прошло несколько этапов:

1. 1990‑е годы. После распада СССР в структуре РЖД возникла необходимость в централизованном хранении управленческих документов. Было создано Управление делами и архивом в рамках Главного управления.
2. 2001 год. С принятием Федерального закона «Об архивном деле» (№ 119-ФЗ) в РЖД формализовали функции архивного подразделения‚ определив его как отдельный отдел.
3. 2010‑е годы. В связи с цифровой трансформацией компании отдел получил полномочия по оцифровке бумажных архивов и внедрению электронного документооборота (ЭДО).
4. 2023 год. Запуск проекта «Цифровой архив РЖД»‚ который объединил физические и электронные хранилища в единую информационную систему.

Структура отдела

Отдел архивов управления делами РЖД состоит из нескольких подразделений‚ каждое из которых отвечает за определённый набор задач:

• Главное архивное подразделение (ГАП). Руководит всей архивной деятельностью‚ разрабатывает нормативные документы и контролирует их исполнение.
• Отдел документального обеспечения. Приём‚ классификация и регистрация входящих и исходящих управленческих документов.
• Отдел физического хранения. Обеспечивает надёжное хранение бумажных архивов в специализированных хранилищах.
• Отдел электронного архива. Осуществляет оцифровку‚ индексацию и хранение электронных документов в системе «Электронный архив РЖД».
• Отдел охраны и восстановления. Осуществляет контроль доступа‚ мониторинг состояния архивных материалов и их реставрацию.
• Отдел взаимодействия с внешними архивными учреждениями. Координирует обмен информацией с государственными архивами‚ научными учреждениями и партнёрами.

Основные функции отдела

Ключевые функции отдела архивов управления делами РЖД можно разделить на три группы:

Документооборот и регистрация

• Регистрация всех управленческих документов‚ поступающих в компанию.
• Классификация по тематическим‚ функциональным и временным признакам.
• Ведение единого реестра архивных материалов.

Хранение и охрана

• Обеспечение надёжных условий хранения (температура‚ влажность‚ защита от пожара).
• Контроль доступа к архивным фондам.
• Регулярные проверки состояния документов и их консервация.

Доступ и использование

• Предоставление документов сотрудникам РЖД‚ исследователям и партнёрам в соответствии с установленными правилами.
• Разработка запросов и выдача копий (бумажных и электронных).
• Подготовка материалов для аудитов‚ судебных разбирательств и исторических исследований.

Правовая база

Деятельность отдела регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон РФ от № 119‑ФЗ «Об архивном деле».
• Устав РЖД и внутренние регламенты‚ утверждённые приказом Президента РФ № 123 от .
• Приказ Минтранса России № 112 от «Об организации электронного архива в железнодорожном транспорте».
• Стандарты ISO 15489‑1 «Управление документами» и ISO 9001‑2015 «Система менеджмента качества».

Оцифровка и цифровой архив

С 2020 года в РЖД активно реализуеться проект по полной цифровизации управленческих архивов. Основные этапы проекта:

1. Сканирование и распознавание текста (OCR). Оцифровка более 15 млн. страниц бумажных документов.
2. Метаданные и индексация. Присвоение каждому документу уникального идентификатора и наборов метаданных (дата‚ тип‚ подразделение‚ ключевые слова).
3. Хранение в облачной инфраструктуре. Использование защищённого дата‑центра РЖД с резервным копированием.
4. Доступ через веб‑портал; Пользователи могут искать и просматривать документы через защищённый интерфейс с двухфакторной аутентификацией.
5. Интеграция с системами ЭДО. Автоматическое формирование архивных копий всех электронных писем и документов‚ проходящих через корпоративный документооборот.

Взаимодействие с другими подразделениями РЖД

Отдел архивов тесно сотрудничает с:

• Управлением делами и юридическим отделом. Для обеспечения правовой чистоты и соответствия архивных процедур.
• Отделом информационных технологий. При внедрении новых систем хранения и обеспечения кибербезопасности.
• Отделом кадров. Для архивирования личных дел сотрудников и их профессионального развития;
• Отделом стратегического планирования. Для предоставления исторических данных‚ необходимых при разработке долгосрочных проектов.

Проблемы и вызовы

Несмотря на значительные успехи‚ отдел сталкивается с рядом проблем:

• Большой объём наследия. Ежегодно в архив поступает более 2 млн. новых документов‚ что требует постоянного расширения хранилищ.
• Сохранность цифровых форматов. Быстрое устаревание программного обеспечения требует миграции данных в новые форматы.
• Киберугрозы. Необходимость постоянного мониторинга и обновления систем защиты.
• Недостаток квалифицированных специалистов. Требуется постоянное повышение квалификации архивистов и ИТ‑специалистов.

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется:

1. Полная автоматизация процесса регистрации документов с помощью AI‑технологий (распознавание рукописного текста‚ классификация по смыслу).
2. Внедрение блокчейн‑технологий для обеспечения неизменности и прослеживаемости архивных записей.
3. Создание открытого портала «История РЖД»‚ где публично доступны исторические материалы‚ не подпадающие под ограничения по конфиденциальности.
4. Развитие международного сотрудничества с архивными учреждениями стран‑партнёров (Китай‚ Германия‚ США) для обмена лучшими практиками.

Как получить доступ к архивным материалам

Для получения доступа к документам необходимо выполнить следующие шаги:

• Подать официальное заявление через корпоративный портал ЭДО с указанием цели и перечня требуемых материалов.
• Получить согласование от руководителя подразделения‚ инициировавшего запрос.
• Ожидать подтверждения от отдела архивов (обычно в течение 5‑10 рабочих дней).
• В случае одобрения – оформить запрос в системе «Электронный архив РЖД» и получить доступ к цифровым копиям либо оформить выдачу оригиналов в архивном хранилище.

Отдел архивов управления делами РЖД играет ключевую роль в сохранении корпоративной памяти‚ обеспечении правовой и операционной прозрачности‚ а также в поддержке стратегических инициатив компании. Интеграция традиционных архивных практик с современными цифровыми технологиями позволяет РЖД эффективно управлять огромным массивом управленческих данных‚ сохраняя их для будущих поколений.

Дата публикации: 10 июля 2026 г;