Отдел документов по личному составу – один из ключевых подразделений Архивного отдела города Архангельска. Он занимается сбором‚ хранением‚ систематизацией и предоставлением доступа к документам‚ связанным с кадрами‚ служебными листами‚ личными делами работников государственных и муниципальных учреждений‚ а также частных организаций‚ действовавших на территории Архангельской области.

Исторический контекст

История архива Архангельска начинается в начале XX в. С 1918 года в городе функционировал Городской архив‚ который постепенно расширял свои функции. После Второй мировой войны‚ в связи с ростом административного аппарата‚ была создана специализированная служба кадровой документации. С 1990‑х годов архив претерпел реорганизацию‚ и в его структуру вошел отдельный Отдел документов по личному составу‚ отвечающий за:

• Сохранение личных дел сотрудников государственных органов.
• Хранение кадровых журналов‚ приказов о приёме‚ переводе и увольнении.
• Ведение справочных баз данных о персонале.
• Подготовку материалов для исторических и социологических исследований.

Задачи и функции отдела

1. Сбор и приём документов. Приёмка оригиналов и копий личных дел‚ служебных листов‚ аттестационных листов‚ приказов и других кадровых бумаг.
2. Классификация и систематизация. Документы распределяются по делам (по учреждениям‚ периодам‚ типам документов) согласно федеральному нормативному регламенту.
3. Хранение и консервация. Обеспечение надёжных условий хранения (температура‚ влажность) и проведение консерсервационных мероприятий.
4. Оцифровка и создание электронных баз. С 2015 года отдел активно оцифровывает документы‚ завершив оцифровку более 150 тыс. единиц личных дел‚ в т.ч. завершённых делопроизводством до 1 января 2003 года (см. аналогичный опыт Министерства культуры и архивного дела Приморского края).
5. Обеспечение доступа. Осуществление выдачи копий‚ предоставление справок‚ организация просмотров в читальном зале.
6. Исследовательская поддержка. Сотрудничество с учёными‚ историками‚ генеалогами и журналистами.

Структура отдела

Подразделение	Ответственность
Отдел приёма и регистрации	Приём новых документов‚ ведение реестров.
Кадровый архивный отдел	Классификация‚ формирование дел.
Отдел консервации	Техническое обслуживание и реставрация документов.
Отдел оцифровки	Сканирование‚ создание метаданных‚ загрузка в электронный каталог.
Служба пользовательского обслуживания	Консультации‚ выдача копий‚ организация просмотров.

Классификация документов по личному составу

Документы делятся по нескольким признакам:

• По типу учреждения: муниципальные органы‚ государственные предприятия‚ военные части‚ образовательные учреждения.
• По периоду: дореволюционный (до 1917 г.)‚ советский (1917‑1991 г.)‚ постсоветский (с 1991 г.).
• По статусу завершённости: документы‚ завершённые до 1 января 2003 года‚ находятся в закрытом доступе и требуют специального разрешения; более новые документы могут быть доступны в открытом режиме.

Как получить доступ к документам

Для исследователей и граждан‚ желающих ознакомиться с материалами отдела‚ предусмотрена следующая процедура:

1. Подача заявки. Заполнить форму онлайн или написать письмо в отдел.
2. Указание реквизитов. Необходимо указать название учреждения‚ период‚ тип документа (личное дело‚ служебный лист и т.д.).
3. Оплата услуг. За копирование и подготовку материалов взимается плата согласно тарифу (от 150 руб. за лист).
4. Получение доступа. После согласования заявка оформляется‚ и вы получаете право на просмотр в читальном зале или получение цифровой копии.

Важно помнить‚ что личные данные‚ содержащиеся в документах‚ подлежат защите в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных». Поэтому доступ к некоторым сведениям может быть ограничен.

Значимые фонды отдела

• Фонд № 1 – «Госучетные листы 1900‑1930 гг.» – содержит сведения о сотрудниках морских портов и судостроительных заводов.
• Фонд № 5 – «Личные дела работников Северного морского флота (1935‑1991 гг.)» – важный источник для изучения военной истории региона.
• Фонд № 12 – «Кадровые журналы муниципальных школ (1950‑2000 гг.)» – позволяет проследить развитие системы образования в Архангельске.
• Фонд цифровых копий (2003‑2025 гг.) – полностью оцифрованный‚ доступный через электронный каталог «Архангельский архив онлайн».

Сотрудничество с другими архивами

Отдел активно взаимодействует с:

• Государственным архивом Архангельской области – обмен фондами‚ совместные выставки.
• Федеральным архивом Министерства обороны – передача части военно-кадровых документов.
• Межрегиональными архивными центрами (например‚ Приморского края) – совместные проекты по оцифровке и публикации.

Примером такой кооперации является совместный проект с Министерством культуры и архивного дела Приморского края‚ в рамках которого были найдены и оцифрованы документы организаций‚ находившихся на территории Приморского края‚ завершённые до 1 января 2003 года.

Перспективы развития отдела

В ближайшие годы планируется:

1. Завершить оцифровку всех документов‚ завершённых до 2003 года‚ и разместить их в открытом доступе.
2. Внедрить систему искусственного интеллекта для автоматического распознавания рукописных записей.
3. Расширить публичные программы «История в деталях»‚ включая лекции и семинары для школьников.
4. Создать мобильное приложение «Архангельский кадровый архив»‚ позволяющее быстро находить нужные сведения.

Полезные ссылки

• Официальный сайт Архивного отдела Архангельска
• Федеральный портал архивов России
• Госуслуги – запросы в архивы

Отдел документов по личному составу архива Архангельска играет незаменимую роль в сохранении кадровой истории региона. Его фонды позволяют исследователям‚ историкам и простым гражданам проследить развитие государственных и общественных институтов‚ а также понять‚ как менялась жизнь обычных людей в течение более чем столетия. Благодаря постоянной работе по оцифровке и открытию доступа к материалам‚ архив становится всё более доступным и актуальным источником информации для будущих поколений.

Помните: при работе с архивными материалами необходимо уважать правила конфиденциальности и соблюдать установленные нормативы по использованию персональных данных.