Отдел хранения – структурное подразделение архива, отвечающее за приём, размещение, обеспечение сохранности и учёт документов, поступающих на постоянное и временное хранение․ Его деятельность регламентируется нормативными актами федерального уровня (Положение об отделе обеспечения сохранности и учёта Управления комплектования, обеспечения сохранности, учёта и использования Федерального архивного агентства), региональными положениями (например, функции и задачи архивного отдела Администрации городского округа Ступино) и локальными нормативными актами организаций․
Основные задачи отдела хранения
- Разработка предложений к основным направлениям государственной политики в области организации хранения и учёта документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах; реализация государственной политики по указанным направлениям архивного дела․
- Рассмотрение и представление на утверждение экспертно‑проверочной комиссии Главархива Московской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения по личному составу, номенклатуры дел организаций‑источников комплектования отдела․
- Изучение, обобщение практики работы архивов и организации документов в делопроизводстве организаций‑источников комплектования, распространение положительного опыта․
- Организация приёма документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в т․ч․ по личному составу, образовавшихся в деятельности организации, в соответствии с утверждённым графиком․
- Учёт и обеспечение сохранности документов, создание научно‑справочного аппарата, обеспечение доступа пользователей к архивным фондам․
Функции отдела хранения
- Приём и первичная обработка документов – проверка комплектности, оформление приёмопередаточных актов, предварительная классификация по структурному, функциональному, тематическому признаку и срокам хранения․
- Размещение и хранение – подбор оптимальных условий (температура, влажность, освещение, защита от пыли и насекомых), расположение документов на стеллажах, в шкафах или в специализированных контейнерах․
- Учёт и инвентаризация – ведение карточек учёта, электронных баз данных, формирование описей и реестров, проведение периодических инвентаризаций для контроля наличия и состояния документов․
- Обеспечение сохранности – проведение профилактических мероприятий (реставрация, консервация, микросъёмка, цифровизация), контроль за соблюдением режима хранения, оперативное реагирование на аварийные ситуации․
- Предоставление доступа – организация выдачи документов в читальный зал, предоставление копий, электронных образов, консультирование пользователей по вопросам поиска и использования архивных материалов․
- Методическая и нормативная работа – разработка и внедрение прогрессивных методов хранения, участие в подготовке отраслевых нормативных и методических документов, оказание помощи другим подразделениям архива и внешним организациям․
Организация работы отдела хранения
Для эффективного функционирования отдела необходимо:
- Утвердить положение об отделе хранения, в котором чётко прописаны задачи, функции, права и обязанности сотрудников․
- Назначить ответственного за хранение и использование документов (как указано в рекомендациях по организации архива на предприятии)․
- Разработать и внедрить график приёма документов (постоянного и временного хранения) в соответствии с утверждённым планом комплектования․
- Обеспечить наличие необходимой нормативной базы: Положение ФАА, приказы Министерства культуры РФ, локальные нормативные акты организации․
- Проводить регулярное обучение и повышение квалификации сотрудников (работа с электронными документами, методы консервации, использование ИС архива)․
- Температура: 18 ± 2 °C (для бумажных документов); для фотоматериалов и магнитных носителей – ниже․
- Относительная влажность: 45‑55 % (допустимые колебания не более ±5 %)․
- Освещение: минимальное, предпочтительно использование ламп с низким ультрафиолетовым излучением (< 10 µW/lm)․
- Чистота воздуха: отсутствие пыли, химических загрязнителей, регулярная вентиляция и фильтрация․
- Защита от биологических угроз: профилактика против грибка и насекомых (использование инсектицидных ловушек, контроль за влажностью)․
- Стеллажные системы (металлические, с регулируемой высотой полок, антикоррозийное покрытие)․
- Шкафы и контейнеры для хранения особо ценных и хрупких документов (огнестойкие, влагозащищённые)․
- Системы климат-контроля (увлажнители, осушители, кондиционеры с датчиками температуры и влажности)․
- Оборудование для микросъёмки и цифровизации (сканеры высокого разрешения, установки для съёмки микрофильма)․
- Инвентарные материалы: кислото‑free папки, коробки, защитные пленки, этикетки с штрих‑кодами․
- Программное обеспечение для учёта и управления архивными фондами (ЭАИС, АИС «Архив»)․
- Приёмопередаточные акты (форма № АРХ‑1);
- Описи дел постоянного и временного хранения․
- Карточки учёта единиц хранения (форма № АРХ‑2)․
- Журналы инвентаризации и проверки состояния документов․
- Отчёты о выполнении плана хранения и сохранности (ежеквартальные, ежегодные)․
- Нормативные и методические указания (Положение ФАА, приказы Минкультуры, локальные акты)․
Условия хранения документов
Сохранность архивных фондов напрямую зависит от соблюдения оптимальных микроклиматических параметров:
Оборудование и материально‑техническая база
Отдел хранения оснащается следующим оборудованием:
Документация и учёт
Ключевые документы, которые ведёт отдел хранения:
Примеры из практики
Федеральное архивное агентство
Согласно Положению об отделе обеспечения сохранности и учёта Управления комплектования, обеспечения сохранности, учёта и использования ФАА, отдел отвечает за разработку предложений к государственной политике в области хранения и учёта документов, а также за их реализацию․
Администрация городского округа Ступино
Отдел рассматривает и представляет на утверждение экспертно‑проверочной комиссии Главархива Московской области поступившие от организаций описи дел постоянного хранения по личному составу, номенклатуры дел организаций‑источников комплектования, изучает и обобщает практику работы архивов, распространяя положительный опыт․
Организация архива на предприятии
Деятельность архива регулируется локальным нормативным актом организации; Перед сдачей документации на хранение её систематизируют в отдельные дела по структурному, функциональному, тематическому признаку и срокам хранения независимо от вида носителя информации (первичная документация, личные дела сотрудников и т․п․)․ Назначается сотрудник, ответственный за хранение и использование документов․
Государственный архив Гродненской области
Архив осуществляет организацию выставок архивных документов, разработку и внедрение прогрессивных методов работы, оказание методической помощи, включая приём электронных документов на постоянное хранение, участие в подготовке отраслевых нормативных и методических документов․
Отдел хранения является сердцем любой архивной системы․ Его эффективная работа обеспечивает сохранность национального документального наследия, доступность информации для исследователей, государственных органов и широкой публики․ Соблюдение нормативных требований, правильная организация условий хранения, квалифицированный персонал и современное техническое оснащение – ключевые факторы, позволяющие отделу хранения выполнять свои задачи на высоком уровне․