Отдел хранения и учета архива (ОХУ) – структурное подразделение архивного учреждения, отвечающее за сохранность, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных материалов. Его деятельность регламентируется рядом нормативных актов, основными из которых являются:

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Приказ Росархива от 02 марта 2020 г. № «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (в ред. приказа Росархива от 26 сентября 2022 г.);
• Приказ Министерства культуры РФ от 31 июля 2023 г. «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»;
• Положение об отделе обеспечения сохранности и учета Управления комплектования, обеспечения сохранности, учета и использования (Федеральное архивное агентство).

Основные задачи Отдела хранения и учета архива

Согласно Положению об отделе, его ключевые функции включают:

1. Разработка предложений к основным направлениям государственной политики в области организации хранения и учета документов Архивного фонда РФ и иных архивных материалов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах;
2. Реализация государственной политики по указанным направлениям архивного дела;
3. Организация приема, регистрации, размещения и хранения поступающих документов;
4. Ведение первичного и сводного учета архивных фондов и коллекций;
5. Обеспечение условий хранения, соответствующих требованиям санитарно‑гигиенических, пожарных и климатических норм;
6. Организация доступа пользователей к документам (чикам (читальный зал, выдача копий, электронный доступ);
7. Контроль за соблюдением правил комплектования, учета и использования документов;
8. Подготовка и ведение отчетности о состоянии архивного фонда;
9. Сотрудничество с другими подразделениями архива (отдел комплектования, отдел реставрации, отдел информационного обеспечения) и внешними организациями.

Структура Отдела хранения и учета архива

В зависимости от объема и специфики архивного учреждения отдел может быть организован следующим образом:

• Сектор приема и первичного учета – регистрация поступающих документов, оформление приемо‑сдаточных актов, присвоение индексов и штрих‑кодов;
• Сектор хранения – размещение документов на стеллажах, в шкафах, в специализированных хранилищах (климат‑контролируемые, огнестойкие);
• Сектор учета и каталогизации – ведение картотек и электронных баз данных, формирование описей, составление справочников;
• Сектор обслуживания пользователей – работа читального зала, выдача копий, организация удаленного доступа;
• Сектор контроля сохранности – мониторинг микроклимата, проведение профилактических осмотров, организация реставрационных работ.

Процесс работы с документами в отделе хранения и учета

Прием документов

Документы поступают в архив в рамках комплектования (государственные органы, муниципалитеты, предприятия, частные лица). Прием оформляется актом приема‑передачи, в котором указываются:

• наименование и количество единиц хранения;
• дата поступления;
• основание передачи (приказ, договор, опись);
• состояние документов (повреждения, наличие консервации).

Первичный учет и индексация

Каждая единица получает уникальный индекс (например, фонд‑опись‑дело‑лист). При необходимости наносится штрих‑код или RFID‑метка для автоматизированного учета.

Размещение и хранение

Документы распределяются по зонам хранения в зависимости от:

• степени ценности (фонды постоянного и временного хранения);
• формы носителя (бумажные, фотодокументы, аудио‑ и видеоматериалы, электронные носители);
• требований к микроклимату (температура 14‑18 °C, относительная влажность 45‑55 %).

Для долгосрочного хранения применяются специальные стеллажи с антикоррозийным покрытием, кислото‑нейтральные папки и короба, а также системы пожаротушения (газовое или водяное).

Ведение учета

Учет ведется в двух формах:

• Первичный учет – карточки или электронные записи о каждой единице хранения (фонд,opis, дело, лист);
• Сводный учет – обобщенные показатели по фондам, коллекциям, категориям документов, отражаемые в годовых отчетах архива.

Современные архивы используют интегрированные информационные системы (АИС «Архив», «Электронный архив» и др.), обеспечивающие поиск по метаданным, формирование электронных описей и предоставление удаленного доступа.

Обеспечение доступа и использование

Пользователи могут получить доступ к документам:

• в читальном зале (предварительная запись, выдача под расписку);
• через выдачу заверенных копий или сканов;
• в электронном виде через корпоративный портал или открытые реестры (при условии неразглашения конфиденциальной информации).

При выдаче документов оформляется акт выдачи‑приема, фиксирующий состояние единицы на момент передачи и срок возврата.

Контроль сохранности и реставрация

Отдел проводит периодический мониторинг:

• измерение температуры и влажности датчиками;
• визуальный осмотр на наличие повреждений, плесени, насекомых;
• проверка работы систем пожаротушения и охраны.

При выявлении дефектов документы направляются в отдел реставрации для проведения консервационных и восстановительных работ.

Нормативно‑правовое обеспечение деятельности отдела

Основные нормативные документы, которые должен знать и применять каждый сотрудник ОХУ:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ;
2. Приказ Росархива от № «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов…» (в ред. приказа от );
3. Приказ Министерства культуры РФ от № «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»;
4. СанПиН 2.‑03 «Санитарно‑эпидемиологические требования к помещениям архивов»;
5. Федеральные нормы и правила в области пожарной безопасности (ФНП ПБ 01‑03).

Цифровизация и современные технологии в отделе хранения и учета архива

В последние годы отдел активно внедряет цифровые решения:

• Создание электронных фондов и метаданных в соответствии со стандартами ISAD(G), Dublin Core, METS/ALTO;
• Использование систем управления архивными фондами (АИС «Архив», «Электронный архив», «1С:Архив»);
• Автоматизированный учет с применением штрих‑кодов и RFID‑меток;
• Долгосрочное хранение электронных документов в доверенных хранилищах (ТХД) с соблюдением требований ГОСТ Р 57580.1‑2017;
• Организация удаленного доступа через веб‑порталы с функцией полнотекстового поиска и фильтрации по дате, типу документа, уровню доступа.

Эти меры позволяют сократить время поиска информации, повысить уровень сохранности оригиналов (за счет снижения физического обращения) и обеспечить прозрачность учета для руководства и внешних проверяющих органов.

Пример организации отдела хранения и учета на предприятии

На среднем промышленном предприятии отдел может быть организован следующим образом:

• Сектор приема – ответственный специалист принимает документы от бухгалтерии, отдела кадров, юридического отдела;
• Сектор хранения – документы размещаются в огнестойких шкафах с климат‑контролем (Т = 16 °C, RH = 50 %);
• Сектор учета – ведется электронная база данных в 1С:Архив, каждая получает индекс и штрих‑код;
• Сектор обслуживания – сотрудники могут запрашивать справки через внутренний портал, получать скан‑копии в течение одного рабочего дня;
• Сектор контроля – ежемесячно проводится проверка микроклимата и состояния шкафов, результаты фиксируются в журнале.

Такой подход позволяет соблюсти требования законодательства, обеспечить быстрый доступ к необходимым документам и минимизировать риски их утраты или повреждения.

Отдел хранения и учета архива является сердцем любой архивной организации. Его эффективная работа напрямую влияет на сохранность национального документального наследия, удобство использования архивных материалов исследователями, государственными органами и гражданами. Соблюдение нормативных требований, внедрение современных технологий и четкая структура подразделения гарантируют выполнение возложенных на отдел функций на высоком профессиональном уровне.