Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Отдел кадров (HR-отдел) и архив являются «нервной системой» любого предприятия. Их слаженная работа обеспечивает правовую безопасность организации, сохранность критически важной информации и комфортные условия для сотрудников. В данной статье подробно разбираются обязанности, регламентирующие нормативные акты, а также нюансы взаимодействия этих структурных подразделений.

Правовая база деятельности

Деятельность отдела кадров и архива строго регламентируется законодательством РФ. Основные нормативные акты:

Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) — ст. 22, 65, 66, 67, 84.1, 303 (ведение трудовых книжек, хранение документов).
Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных» — критически важен для HR и архива.
Приказ Росархива от № 236 — утверждение типовых перечней документов со сроками хранения.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 — правила ведения делопроизводства.
Постановление Правительства РФ от № 1307, правила ведения работы с кадрами в организациях.

Обязанности отдела кадров (HR-отдела)

Функции HR можно разделить на несколько ключевых блоков:

Найм, оформление и адаптация персонала

Разработка и согласование штатного расписания.
Организация подбора: составление профилей вакансий, проведение собеседований, проверка рекомендаций.
Оформление трудового договора (ТД) и дополнительных соглашений (сроком, испытательный срок, удаленная работа).
Оформление приказа о приеме на работу (ф. Т-1/Т-1а).
Ведение личных карточек сотрудника (ф. Т-2) — в бумажном или электронном виде.
Обеспечение обязательного страхования от несчастных случаев (СОУТ) и регистрация в ПФР/СФР.
Проведение вводного инструктажа по охране труда (обучение по программам А/Б/В).

Ведение кадрового учета и документации

Ведение единого реестра трудовых договоров (в т.ч. в электронном виде — ЭТД).
Выдача, учет и хранение трудовых книжек (бумажных) и ведение СТД-Р (сведений о трудовой деятельности) для ЭТД.
Оформление переводов, изменений условий труда, назначений по совместительству (приказы, доп. соглашения).
Учет рабочего времени: табели учета рабочего времени (ф. Т-12/Т-13), графики сменности, учет сверхурочных, ночных часов, работы в выходные.
Оформление отпусков (ежегодных, дополнительных, учебных, неоплачиваемых) — приказы, расписания, уведомления.
Оформление больничных листов (электронных ЛН) и взаимодействие с СФР.
Ведение учета военнообязанных и лиц, подлежащих первичному воинскому учету.

Оплата труда и социальные гарантии (взаимодействие с бухгалтерией)

Подготовка исходных данных для расчета заработной платы (отработанное время, премии, удержания).
Расчет и оформление выходных пособий, компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении.
Оформление материальной помощи, пособий по БиР, выплат по программам ДМС.

Увольнение и завершение трудовых отношений

Оформление увольнения по всем основаниям ст. 77, 78, 80, 81 ТК РФ.
Выдача трудовой книжки (или информации о СТД-Р) в день увольнения.
Расчет и выплата всех сумм, причитающихся работнику.
Уведомление центров занятости (при массовых увольнениях) и СФР (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ).

Защита персональных данных и трудовая безопасность

Разработка локальных нормативных актов (ЛНА): Политика по ОПД, Положение об отдела кадров, Инструкция по защите ПДн.
Получение согласий на обработку ПДн от сотрудников и соискателей.
Обеспечение режима конфиденциальности: ограничение доступа к личным делам, шифрование электронных баз.
Проведение внутренних аудитов по защите ПДн.

Обязанности архива организации

Архив — это не «склад старой бумаги», а систематическое управление документами на всех этапах жизненного цикла.

Приемка и экспертиза документов

Приемка дел от структурных подразделений по актам приема-передачи (инвентарь дела).
Проверка полноты дел, правильности оформления, наличия подписей, штампов.
Проведение акта экспертизы стоиности документов (АЭСД) для определения сроков хранения.

Организация хранения и учета

Размещение дел в архивных помещениях с соблюдением климатических норм (температура 18±2°C, влажность 50±5%).
Ведение справочно-поискового аппарата: описи дел, картотеки, электронные базы (ЭАРХ).
Назначение дел категориям хранения (временное — до 10 лет, длительное — свыше 10 лет, постоянное).
Обеспечение пожарной безопасности, охраны от несанкционированного доступа, защиты от ЧС.

Обеспечение доступа и выдача документов

Выдача дел и документов по служебным запискам/заявкам (учет выдачи в журнале или АИС).
Контроль сроков возврата выданных дел.
Выдача копий, выписок, справок (в т.ч. архивных справок для пенсии, судов, нотариусов).
Обеспечение доступа к документам, содержащим гостайну или ПДн, только уполномоченным лицам.

Уничтожение и передача в государственные архивы

Ежегодное формирование акта об уничтожении документов с истекшими сроками хранения (по результатам АЭСД).
Организация процесса уничтожения (шредер, макулатура, акт уничтожения) с участием комиссии.
Подготовка и передача документов постоянного хранения в государственные архивы (по истечении 10 лет для физ. лиц, 75/50 лет для кадровых).

Взаимодействие отдела кадров и архива: ключевые процессы

Эффективность работы всей организации зависит от налаженного процесса передачи дел из HR в архив.

Жизненный цикл кадрового документа

Создание: HR-специалист составляет приказ, договор, личную карточку.
Текущее хранение (в HR): Дела хранятся в отделе кадров в течение текущего года + 1 год (обычно) — «рабочий архив».
Сборка дела: В начале года (январь-февраль) HR собирает дела за прошедший год: пронумеровывает листы, шьет, оформляет обложку, составляет внутреннюю опись.
АЭСД: Комиссия (в т.ч. архивист) присваивает сроки хранения.
Передача в архив: Подписание акта приема-передачи дел (ф. 0315060 или внутренний).
Архивное хранение: Архивист размещает дело, вносит данные в опись/базу.

Типовые сроки хранения основных кадровых документов (ср. Приказ Росархива № 236)

Вид документа	Срок хранения	Категория
Приказы о приеме/переводе/увольнении (основные/по лич. составу)	75 лет	Длительное
Личные карточки работников (ф. Т-2)	75 лет	Длительное
Трудовые договоры и доп. соглашения	75 лет (после прекращения ТД)	Длительное
Табели учета рабочего времени (Т-12, Т-13)	75 лет	Длительное
Личные дела (приема, аттестации, награждения)	75 лет	Длительное
Справки о заработной плате (для пенсии)	75 лет	Длительное
Журналы учета приказов, трудовых книжек, СТД-Р	75 лет	Длительное
Документы по охране труда (инструктажи, протоколы комиссий)	45 лет (от случ. случая — 75 лет)	Длительное
Расписания отпусков, заявления на отпуск	5 лет	Временное
Документы по обучению/повышению квалификации	5 лет (после окончания)	Временное

Электронный документооборот (ЭДО) и цифровизация

Современные реалии требуют перехода на электронный вид:

Электронные трудовые договоры (ЭТД): Обязательны для госсектора, добровольно для коммерции (ст. 67.1 ТК РФ). Храняться в ИС ЭТД (СФР).
Электронные личные карточки: Допускаются при наличии ЭП и соблюдении ГОСТ Р 7.0.8-2013.
Электронный архив (ЭАРХ): Должен обеспечивать юридическую значимость документов (КЭП, штампы времени), неизменяемость, поиск и выдачу.
СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ: Сдача отчетности в СФР исключительно в электронном виде.

Важно: Даже при полном переходе на ЭДО, оригиналы документов, подписанных «мокрой» подписью (например, приказы до 2021 г., личные карточки Т-2 старых лет), подлежат хранению в бумажном архиве до истечения сроков.

Типичные ошибки и риски (Чек-лист для аудита)

Отсутствие Положения об архиве / Положения об отделе кадров. ЛНА не утверждены или устарели.
Несвоевременная сборка дел. Дела за 2023 год не сданы в архив к марту 2024 года.
Ошибки в АЭСД. Присвоение срока «10 лет» вместо «75 лет» для приказов о приеме — грубое нарушение, ведет к штрафам (КоАП ст. 13.20) и проблемам с пенсиями сотрудников.
Хранение ПДн в открытом доступе. Личные дела на столах, не запертые шкафы, отсутствие паролей на базы HR.
Потеря трудовой книжки / невыдача СТД-Р. Штрафы до 50-100 тыс. руб. для юрлица, уголовная ответственность за подделку.
Несоответствие описи фактическому содержимому дела. Невозможность найти документ при проверке ГИТ/Прокуратуры/Суда.
Уничтожение документов без АЭСД и акта. Квалифицируется как уничтожение документа (уголовная статья 292 УК РФ при умысле).

Организационная структура и должностные инструкции

Для исключения дублирования и пробелов необходимо четко зафиксировать обязанности в должностных инструкциях:

Примерный перечень должностей:

Начальник отдела кадров / HR-директор: Стратегия, ЛНА, ответственность за соблюдение ТК РФ, 152-ФЗ, взаимодействие с госорганами.
Кадровый инспектор / HR-специалист (линейный): Оформление ТД, приказы, личные карточки, табели, отпуска, больничные, увольнения.
Специалист по обучению и развитию / Компенсациям (Benefits): Обучение, оценка, мотивация, ДМС.
Архивист / Начальник архива: Приемка дел, АЭСД, хранение, выдача, уничтожение, передача в госархив, климат в помещениях.
Секретарь / Делоопроизводитель (часто совмещает): Регистрация входящей/исходящей почты, исполнительская дисциплина, сборка дел текущего года.

Ответственность за нарушения

Нарушение	Основание	Мера ответственности
Нарушение правил ведения кадровых документов	ст. 5.27 КоАП РФ	Штраф на юрлицо 30–50 тыс. руб. (повторно, 50–70 тыс. или приостановка до 90 дней)
Нарушение сроков выдачи трудовой книжки / СТД-Р	ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 234 ТК РФ	Штраф + компенсация за каждый день задержки (суд)
Нарушение закона о персональных данных (утечка, отсутствие согласий)	ст. 13.11 КоАП РФ	Штраф до 18 млн руб. (для повторных/грубых), блокировка ресурса
Уничтожение/повреждение документов архивного фонда	ст. 13.20 КоАП РФ, ст. 292 УК РФ	Штраф до 200 тыс. руб. / до 3 лет лишения свободы
Непредоставление документов для проверки (ГИТ, Прокуратура)	ст. 17.7, 17.8 КоАП РФ	Штраф на должностное лицо 1–5 тыс. руб., на юрлицо 30–50 тыс. руб.

Лучшие практики и рекомендации

Внедрите регламент «Сборка и сдача дел в архив». Фиксируйте дедлайны (например: «Сдать дела за год до 15 февраля следующего года»), ответственных, форму акта приема.
Автоматизируйте учет. Используйте СЭД (1С:Документооборот, Directum, DIADOC, «Мой Архив») для учета дел, контроля сроков хранения и поиска.
Проводите ежегодный инвентаризацию архива. Выявление утраченных дел до проверки контролирующих органов.
Обучайте сотрудников. Ежегодное обучение HR-специалистов изменениям в ТК РФ, архивистам — изменениям в перечнях Росархива.
Оцифровывайте уникальные документы. Приказы 75-летнего хранения, личные карточки — сканируйте в высоком разрешении (300+ dpi) для работы с копиями, оригиналы храните в сейфах/металлических шкафах.
Заключайте договоры с лицензированными организациями по уничтожению. Акт уничтожения макулатуры — ваш щит при проверке.

Компетентная организация работы отдела кадров и архива — это не просто выполнение бюрократических процедур, а стратегический ресурс компании. Грамотное оформление трудовых отношений минимизирует судебные риски и штрафы, а системное архивирование гарантирует защиту прав сотрудников (пенсионных, жилищных, трудовых) и историческую память организации. Инвестиции в автоматизацию, обучение кадров и соблюдение регламентов АЭСД окупаются многократно за счет отсутствия претензий ГИТ, СФР, прокуратуры и судов.

Статья подготовлена на основе действующего на 2026 год законодательства РФ (ТК РФ, 125-ФЗ, 152-ФЗ, Приказ Росархива № 236, Постановление № 1307). Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к трудовому юристу или архивисту-эксперту.