Отдел кадров (персонала) в архивной организации — это структурное подразделение, обеспечивающее архив квалифицированными кадрами, соблюдение трудового законодательства и создание условий для эффективной работы сотрудников. В отличие от стандартных HR-отделов коммерческих компаний, кадровики архивов работают в специфических условиях: они должны знать не только Трудовой кодекс, но и архивное законодательство, правила ведения дела и хранения документов, а также профессиональные стандарты работников архивного дела.

Организационная структура и штатные должности

Состав сотрудников отдела кадров архива зависит от масштаба организации (федеральный, региональный, муниципальный архив, центр хранения документации, ведомственный архив) и утвержденного штатного расписания. Типичная структура включает:

• Начальник отдела кадров (руководитель службы персонала) — несет полную ответственность за деятельность подразделения, разработку кадровой политики, взаимодействие с руководством архива и вышестоящими органами (Росархив, министерства культуры, органы местного самоуправления).
• Старший специалист / Главный специалист по кадрам — координирует работу по ключевым направлениям (найм, движение, развитие, социальные вопросы), часто курирует ведение личных дел и архива отдела кадров.
• Специалисты по кадрам (инспекторы по кадрам) — выполняют операционную работу: оформление приема, переводов, отпусков, увольнений, ведение трудовых книжек, личных карточек (Т-2), подготовка справок.
• Специалист по обучению и развитию персонала (методист) — отвечает за планирование и организацию повышения квалификации, профессиональной переподготовки, стажировок, менторство.
• Специалист по охране труда / социальным вопросам, обеспечивает соблюдение требований охраны труда в архивах (специфика: микроклимат хранилищ, работа с пылью, грибком, тяжелые физические нагрузки при перевозке дел), оформление санаторно-курортного лечения, выплат.
• Архивариус отдела кадров (архивист) — ключевая фигура для архивной организации. Отвечает за экспертную оценку документов отдела кадров, составление номенклатур дел, сроков хранения, передачу дел в архив архива (центральный архив организации) и обеспечение доступа к личным делам сотрудников.

Важно: В небольших архивах (муниципальных, ведомственных) функции всего отдела кадров может выполнять один специалист-кадровик (или секретарь-референт), который совмещает обязанности по найму, учету рабочего времени, зарплате (взаимодействуя с бухгалтерией) и ведению архива кадровой документации.

Основные функции и круг обязанностей

Круг обязанностей закрепляется в Положении об отделе кадров и Должностных инструкциях. Основные направления деятельности:

Подбор, найм и адаптация персонала

• Анализ потребности в кадрах (плановое и внеплановое).
• Разработка и согласование должностных инструкций в соответствии с Профессиональными квалификационными группами должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций (утв. приказом Минкультуры/Росархива) и Единым квалификационным справочником (ЕКС).
• Организация конкурсов на замещение вакантных должностей (обязательно для гос. архивов).
• Проверка соответствия квалификации кандидатов (образование, стаж, знание архивного дела).
• Оформление трудового договора, приказа о приеме, ведение личного дела, знакомство с локальными нормативными актами (ЛНА) под роспись.

Учет рабочего времени и расчет заработной платы (взаимодействие с бухгалтерией)

Основная задача отдела кадров — правильно учитывать работу сотрудников, определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию организации.

• Ведение табелей учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13).
• Учет отпусков (основных, дополнительных за вредность/особенности работы в архиве, за выслугу лет, за нерегулярный рабочий день).
• Оформление больничных листов, командировок, переработок.
• Подготовка ведомостей для начисления зарплаты, надбавок (за выслугу лет, за ученые степени, за работу с гостайной, за вредные условия).

Движение кадров и разрешение трудовых споров

• Оформление переводов, изменений условий труда, присвоения квалификационных разрядов/категорий.
• Работа с увольнениями (по собственному желанию, по соглашению сторон, за прогулы, несоответствие должности и др.).
• Участие в рассмотрении индивидуальных трудовых споров (КТС, суды).

Обучение, развитие и аттестация

• Разработка планов повышения квалификации сотрудников (не реже 1 раза в 3-5 лет для архивариусов, ежегодно для охраны труда).
• Организация прохождения стажировок, интернатуры, обмена опытом.
• Проведение аттестации работников архивов (согласно утвержденным квалификационным группам) для подтверждения соответствия занимаемой должности.
• Работа с кадровым резервом и планированием преемственности.

Ведение кадрового делопроизводства и архива отдела кадров

Это специфическая функция для архивов. Кадровик архива должен быть компетентен в архивном деле не меньше архивариуса фонда:

• Составление и утверждение Номенклатуры дел отдела кадров.
• Экспертная оценка документов кадрового назначения (определение сроков хранения: 75 лет для личных дел, 50/75 лет для документов по зарплате, 5-10 лет для приказов по основной деятельности и др.).
• Сборка дел, заполнение обложек, инвентаризация.
• Обеспечение сохранности документов на всех этапах жизненного цикла (в т.ч. электронных — в СЭД/АИС «Кадры»).
• Подготовка дел к передаче в архив организации (центральный архив) по истечении сроков хранения в отделе кадров.
• Выдача справок, выписок, копий документов из личных дел (с соблюдением закона о персональных данных № 152-ФЗ).

Социально-трудовые отношения и охрана труда

• Разработка и согласование Коллективного договора, локальных нормативных актов (Положение об оплате труда, об отпусках, о премировании, о коммерческой тайне/гостайне).
• Обеспечение безопасных условий труда: спецоценка условий труда (СОУТ) для рабочих мест архивариусов (пыль, микроклимат, подвижные стеллажи), кладовщиков, водителей.
• Оформление выдачи СИЗ, молока, санаторно-курортных путёвок.

Квалификационные требования к кадровикам архива

Требования к сотрудникам отдела кадров архива регламентируются:

1. Профессиональными стандартами (напр., «Специалист по управлению персоналом», «Менеджер по персоналу»).
2. Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС) (актуальная редакция 2024 г.).
3. Профессиональными квалификационными группами должностей работников государственных архивов… (для федеральных/региональных госархивов).

Ключевые компетенции (Hard Skills):

• Глубокое знание ТК РФ, Федерального закона «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ, Закона «О персональных данных» № 152-ФЗ.
• Знание типовых нормативных правовых актов архивов (Положение об архиве, Инструкция по делопроизводству, Номенклатура дел, График сроков хранения).
• Умение работать с АИС «Кадры» (1С:ЗУП, Парус, СБИС и др.) и СЭД (1С:Документооборот, Directum, DIAS и др.).
• Навыки составления кадровых документов (приказы, трудовые договора, личные карточки Т-2, служебные записки, акты).
• Знание правил архивирования кадровых документов (форматирование обложек, инвентаризацию, подготовку к передаче в архив).

Soft Skills (гибкие навыки):

• Внимательность к деталям (критично для архивных документов и расчетов).
• Конфиденциальность и этика (работа с личными данными, гостайной).
• Умение общаться с разными категориями сотрудников (от уборщицы до директора, ветеранов архива).
• Стрессоустойчивость (пиковые нагрузки при отчетности, проверках Росархива/прокуратуры, инвентаризациях).

Специфика работы кадровика в архивной организации

Документальное обеспечение работы отдела кадров

Для легальной и эффективной работы отдел кадров архива должен иметь утвержденный пакет локальных нормативных актов (ЛНА):

1. Положение об отделе кадров (службе персонала) — структура, задачи, функции, права, ответственность, взаимодействие.
2. Должностные инструкции всех сотрудников отдела кадров (согласно ЕКС и Квалификационным группам).
3. Положение об оплате труда (система окладов, тарифных ставок, надбавок, премий, коэффициентов сложности/интенсивности).
4. Положение об отпусках (порядок предоставления основных, дополнительных, учебных, неоплачиваемых).
5. Положение о повышении квалификации и обучении персонала (планирование, финансирование, отрыв от работы).
6. Положение об аттестации работников (порядок, комиссия, последствия несоответствия).
7. Номенклатура дел отдела кадров и График сроков хранения документов отдела кадров (утверждаются директором архива по согласованию с главным архивариусом/начальником центрального архива).
8. Положение о защите персональных данных (политика конфиденциальности, модель согласия, перечень ПДн, меры защиты).
9. Коллективный договор (при наличии профсоюза/уполномоченного представителя).
10. Внутренний трудовой распорядок (режим работы, сменность, учет времени).

Цифровизация и современные вызовы

Современный отдел кадров архива неразрывно связан с внедрением информационных систем:

• Перевод кадрового делопроизводства в электронный вид: электронные трудовые книжки (ЭТК), электронные личные карточки, подписание приказов ЭЦП в СЭД.
• Автоматизация рутинных процессов: расчет отпусков, формирование табелей, генерация стандартных приказов в 1С:ЗУП / Парус.
• Электронный архив кадровых документов: сканирование личных дел уволенных сотрудников, привязка к карточкам в АИС, обеспечение правового доступа (ролевая модель).
• Дистанционная работа и гибкий график: оформление удаленной работы для архивариусов-описчиков, работающих с цифровыми копиями документов.
• Аналитика HR: использование данных для прогнозирования текучести (по данным опроса SHRM, 47% HR считают борьбу с текучестью основной задачей), планирования преемственности, выявления дефицита компетенций (например, дефицит архивариусов с навыками работы в СЭД/РИС).

Типичные ошибки и риски

• Несвоевременное обновление должностных инструкций под новые редакции ЕКС, Профессиональных стандартов, Квалификационных групп — риск штрафов при проверке ГИТ/Прокуратуры/Росархива.
• Ошибки в сроках хранения кадровых документов (уничтожение личных дел до 75 лет, хранение приказов по основной деятельности меньше установленного срока) — грубое нарушение ФЗ-125.
• Неполное оформление вредностей (отсутствие СОУТ, неверные коды ОКРСМ/ОКВЭД) — потере сотрудниками гарантий (доп. отпуск, пенсия) и штрафам для организации.
• Нарушение закона о ПДн при передаче справок третьим лицам, публикации списков сотрудников на сайте без согласия, небезопасное хранение бумажных личных дел.
• Игнорирование обязательной аттестации архивариусов и научных сотрудников — основание для перевода на нижеоплачиваемую работу или увольнения, но только при соблюдении процедуры.

Сотрудники отдела кадров архива — это не просто «бухгалтеры по персоналу», а специалисты профильного уровня. Их уникальность заключается в двойной компетенции: они должны идеально знать трудовое право и HR-процессы, но при этом быть компетентными архивистами, понимающими специфику фондов, режима хранения, квалификационных требований к архивариусам и правил формирования архива собственной организации.

Эффективная работа отдела кадров архива, это гарантия того, что в архиве работают квалифицированные специалисты, их права защищены, труд оплачивается справедливо, а кадровая документация (память организации о своих людях) сформирована и сохранена в строгом соответствии с законом.

Примечание: Статья подготовлена на основе обобщения трудового законодательства РФ, Федерального закона «Об архивном деле в РФ», Профессиональных квалификационных групп должностей работников архивов, ЕКС и практики кадрового управления в архивных учреждениях. Актуальная нормативная база (приказы Минкультуры, Росархива, Минтруда) должна проверяться на дату применения.