Отдел накопления, хранения и выдачи документов (далее – ОНХИ) является ключевым подразделением главного управления ЗАГС, отвечающим за систематизацию, сохранность и предоставление архивных и текущих документов, связанных с актами гражданского состояния.

Правовые основы деятельности ОНХИ

Деятельность отдела регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 129‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Федеральный закон № 143‑ФЗ «Об актах гражданского состояния»;
• Приказ Федерального архивного агентства от № 24 «Об утверждении Положения о порядке ведения государственных архивов»;
• Региональные нормативные акты (приказы министерств и управлений юстиции субъектов РФ).

Основные задачи отдела

1. Накопление и комплектование документов – сбор оригиналов и копий актов (свидетельства о рождении, браке, смерти), справок, выписок и иных материалов.
2. Хранение – организация безопасного и систематизированного хранения в архивных помещениях с соблюдением требований к микроклимату и защите от несанкционированного доступа.
3. Выдача и предоставление копий – обеспечение граждан и юридических лиц документами в соответствии с установленными сроками и процедурами.
4. Учет и контроль – ведение реестров, электронных баз данных, проведение инвентаризаций.
5. Содействие в проверках – предоставление материалов в органы контроля (Федеральная служба по надзору, суды, прокуратура).

Структура отдела

В зависимости от размера главного управления, ОНХИ может включать следующие подразделения:

• Отдел комплектования и накопления документов;
• Отдел организации государственного хранения;
• Отдел выдачи и обслуживания запросов граждан;
• Отдел архивного учета и инвентаризации;
• Техническая служба (обеспечение условий хранения).

Порядок работы с документами

4.1 Приём и комплектование

Документы поступают в отдел из:

• Отделов записи актов гражданского состояния (ЗАГСов) муниципального уровня;
• Органов исполнительной власти, предоставляющих справки о трудовом стаже и заработной плате (пример – архивный отдел администрации Липецкого муниципального района, где хранятся документы по личному составу от ).
• Государственных архивов (например, архивная служба Воронежской области).

4.2 Хранение

Документы размещаются в соответствии с классификацией:

1. Документы постоянного хранения (свидетельства о рождении, браке, смерти) – хранятся без ограничения срока.
2. Документы временного хранения (справки, выписки) – срок хранения определяется нормативными актами (обычно 5–10 лет).

Для обеспечения сохранности используются:

• Сейфовые шкафы и архивные стеллажи;
• Контроль микроклимата (температура 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %);
• Системы видеонаблюдения и контроля доступа.

4.3 Выдача и предоставление копий

Запросы граждан обрабатываются в течение 5 рабочих дней (по закону – не более 30 дней). Процедура включает:

1. Проверку подлинности запроса (паспорт, заявление).
2. Поиск нужного документа в реестре.
3. Подготовку оригинала/копии и оформление выдачи (подпись, печать).
4. Регистрация выдачи в журнале выдач.

Примеры работы отделов в разных регионах России

5.1 Липецкий муниципальный район (Липецкая область)

В архивном отделе администрации района хранится более 200 000 единиц документов по личному составу, которые являются основанием для выдачи архивных справок и выписок о трудовом стаже на  года.

5.2 Город Минск (Беларусь) – отдел записи актов гражданского состояния главного управления юстиции Мингорисполкома

Сектор архива органов, регистрирующих акты гражданского состояния, обеспечивает хранение и выдачу актов гражданского состояния, а также взаимодействует с другими государственными архивами.

5;3 Новосибирская область

Отдел комплектования, обработки, выдачи и хранения документов находится по адресу: ул. Серебренниковская, 21, Новосибирск. Руководитель – Марина Аркадьевна Буркова. В отделе реализованы электронные запросы через портал Госуслуг.

5.4 Саратовская область – специализированный отдел накопления, хранения и выдачи документов

Адрес: 410056, г. Саратов, ул. Сакко и Ванцетти, 57. Начальник отдела – Людмила Владимировна Бурдина. Отдел обслуживает более 300 000 документов, включая акты о браке, рождении и смерти.

5.5 Воронежская область – архивная служба

В рамках КУВО ГАВОДЛС (Краевой Управления Внутренних Операций Государственного Архивного Департамента) принято более 205 956 единиц документов по личному составу от 155 ликвидированных организаций.

Технологическое оснащение отдела

Современный ОНХИ использует:

• Электронные реестры (система «Электронный архив»);
• Сканеры высокого разрешения для создания цифровых копий;
• Системы управления документами (DMS) с функциями поиска, контроля доступа и аудита;
• Облачные хранилища для резервного копирования (в соответствии с требованиями ФЗ‑129).

Как обратиться в отдел?

Для получения справки, выписки или оригинала документа необходимо:

1. Подать письменное заявление (можно через портал Госуслуг);
2. Предоставить удостоверяющий личность документ;
3. Оплатить государственную пошлину (если это предусмотрено законом);
4. Указать способ получения (лично, почтой, курьером).

Контактные данные типичного отдела (пример – Новосибирская область):

• Телефон: +7 -38 322‑33‑796;
• Электронная почта: zags-novosibirsk@region.ru;
• Рабочие часы: 09:00‑18:00, без выходных (за исключением государственных праздников).

Перспективы развития ОНХИ

В ближайшие годы планируется:

• Полная цифровизация архивных фондов и переход к электронному документообороту;
• Внедрение блокчейн‑технологий для подтверждения подлинности выдаваемых документов;
• Расширение сети региональных пунктов выдачи (мобильные офисы в отдалённых районах);
• Обучение персонала современным методам архивного дела и кибербезопасности.

Отдел накопления, хранения и выдачи документов ЗАГС главного управления – это фундаментальная часть государственной системы регистрации актов гражданского состояния. Он обеспечивает сохранность исторических и актуальных данных, гарантирует их доступность для граждан и органов власти, а также поддерживает законность и прозрачность процессов, связанных с актами рождения, брака и смерти.

Эффективная работа ОНХИ напрямую влияет на качество государственных услуг, доверие населения к органам ЗАГС и соблюдение прав граждан на получение достоверных документов.

Дата публикации: