Отдел обеспечения сохранности архива (часто называемый сектором или группой сохранности) — это ключевое структурное подразделение любого архивного учреждения, будь то государственный архив, корпоративный архив крупного холдинга или архив муниципального органа. От качества работы этого отдела напрямую зависит выполнение главной миссии архива, передача документов будущим поколениям в первозданном виде.

В данной статье подробно разбираются организационная структура, основные функции, нормативная база, а также современные технологии и методы, применяемые в работе отдела обеспечения сохранности.

Нормативно-правовая основа деятельности

Деятельность отдела строго регламентируется иерархией нормативных актов. Незнание или игнорирование этих документов недопустимо.

• Федеральный уровень (для РФ): Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
• Ведомственный уровень: Приказы Росархива (ранее ФАР), типовые инструкции, положения о порядке обеспечения сохранности документов.
• Технические стандарты (ГОСТ/ISO):
  • ГОСТ Р 7.0.99-2018 — Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Обеспечение сохранности документов. Общие требования (базовый документ).
  • ГОСТ Р 54989-2012 / ISO 11799 — Информация и документирование. Хранение документов. Требования к помещениям для хранения архивных документов.
  • ГОСТ Р 7.0.100-2018 — Обеспечение сохранности документов при их цифровой конвертации.
  • СанПиН 2.2.1/2.-03 — Санитарно-эпидемиологические требования к условиям хранения документов (микроклимат, освещение).
• Локальные акты: Положение об отделе обеспечения сохранности, План профилактических мероприятий, Инструкции по пожарной безопасности, План действий при ЧС.

Организационная структура и кадровый состав

Структура отдела зависит от масштаба архива (объема фондов, площади хранилищ, наличия филиалов). Типичная схема включает:

1. Начальник отдела (руководитель сектора) — несет персональную ответственность за состояние сохранности фондов, планирование работы, отчетность перед руководством архива.
2. Группа (сектор) контроля микроклимата и санитарного состояния — инженеры-технологи, лаборанты, отвечающие за режим температуры/влажности, борьбу с биовредителями, очистку помещений.
3. Группа физической безопасности и пожарной защиты — инженеры по пожарной безопасности, ответственные за Охрану (взаимодействие с ЧОП/Нацгвардией), режимы доступа, СКУД, ТВ-мониторинг.
4. Группа реставрации и консервации (если есть в штате) — реставраторы, консерваторы, биндеры, выполняющие ремонт документов, изготовление защитных упаковок.
5. Группа экспертизы состояния фондов — специалисты, проводящие регулярные ревизии, экспертизу состояния носителей информации (бумага, фото, пленка, электронные носители).

Важно: Все сотрудники отдела должны проходить регулярное обучение (повышение квалификации не реже 1 раза в 3-5 лет) по вопросам архивоведения, пожарной безопасности, охраны труда и работе с вредными веществами (при дезинсекции/дезинфекции).

Ключевые направления деятельности (Функции)

Работа отдела можно структурировать по четырем фундаментальным блокам:

Обеспечение оптимального микроклимата (Климатологический контроль)

Это «сердце» сохранности. Нестабильный микроклимат — главный враг бумаги и полимеров.

• Параметры хранения (по ГОСТ Р 54989):
  • Температура: 18±2 °C (для бумаги), 10-14 °C (для фото/пленки), 2-8 °C (для цветных фото/кинематопленки).
  • Относительная влажность: 50±5% (бумага), 30-40% (пленка/фото).
  • Суточные колебания: не более ±2°С и ±3% влажности.
• Мониторинг: Автоматизированные системы мониторинга (АСМ) с датчиками в каждом хранилище, выводом данных на пульт диспетчеризации, логированием и SMS/Email-алертами при выходе за пороги.
• Климатическая техника: Приточно-вытяжная вентиляция с рекуператорами тепла, адсорбционные/конденсационные осушители, кондиционеры прецизионного типа (Server Room class). Запрещено использование бытовых кондиционеров и обогревателей.
• Герметичность: Контроль герметичности ограждающих конструкций (окна, двери, технические проемы) для исключения инфильтрации уличного воздуха.

Биологическая защита и санитарная гигиена

Плесень, грибки, насекомые (жучки, термиты, божьи коровки-архивные), грызуны, необратимые разрушители.

• Профилактика: Ежедневная влажная уборка хранилищ (только специальными средствами, не содержащими хлора/аммиака), кварцевание (при отсутствии людей), контроль пылезагрязненности.
• Мониторинг биовредителей: Размещение феромонных ловушек, клейких лент, контрольных листов бумаги. Еженедельный обход и ведение «Журнала учета биовредителей».
• Дезинсекция/Дезинфекция/Дератизация (ДДД): Плановые (весна/осень) и аварийные мероприятия. Критически важно: Использование только газов/препаратов, прошедших экспертизу на безвредность для документов (например, фосфин, дихлорметан — с осторожностью, лучше безгазовые методы: аноксия, микроволны, глубокое морозиление).
• Карантинная зона: Обязательное наличие камера карантина для вновь поступивших фондов (минимум 14-30 дней) до проведения экспертизы и обработки.

Пожарная безопасность и защита от ЧС

Архив — объект повышенной пожароопасности (класс К0, категория А/Б по взрывопожароопасности).

• Системы пожаротушения: Водяные спринклеры ЗАПРЕЩЕНЫ в хранилищах (воду убьет больше документов, чем огонь). Применяются:
  • Газовые модульные установки (ГМУ) на основе инертных газов (азот, аргон, IG-541, IG-55) или галогенированных углеводородов (FK-5-1-12 / Novec 1230) — безопасны для бумаги и людей (при расчете концентрации).
  • Порошковые/аэрозольные установки — допустимы в технических зонах, но не рекомендуются в хранилищах из-за загрязнения документов.
• Раннее обнаружение: Аспирационные детекторы дыма (очень высокая чувствительность, засекают пиролиз на стадии тления).
• Пассивная защита: Противопожарные двери/шлюзы (EI 60/90), огнеупорные перегородки, непроницаемые перекрытия, герметичные проходы коммуникаций (манжеты «Огнезаслон»).
• Планирование ЧС: План эвакуации ценностей (приоритетные фонды), мешки для экстренной транспортировки, соглашения с ближайшими архивами о временном размещении, страхование фондов.

Физическая безопасность и режим доступа

• СКУД (Система контроля и управления доступом): Многоуровневый доступ (зона общего доступа -> читальный зал -> коридоры хранилищ -> сами хранилища). Использование биометрии/карт/ПИН-кодов. Журналирование каждого входа.
• Видеонаблюдение: Круглосуточное, архивация записей не менее 30 суток (лучше 90), покрытие «слепых зон», периметр здания.
• Охрана: Физлица (ЧОП) или Росгвардия. Пост у входа, обходы по графику, кнопки «Тревога».
• Режим работы с фондами: Правила выдачи в читальный зал (на руки/на рабочее место), контроль целостности дел при выдаче/возврате (переплеты, нумерация листов, наличие выдержек).

Работа с фондами: От приемки до утилизации

Отдел обеспечения сохранности вовлечен во все этапы жизненного цикла документа в архиве:

Документирование работы отдела (Отчетность)

Без документации работа не существует. Основной пакет документов, ведомый отделом:

1. Журнал учета температуры и относительной влажности воздуха (ручной дубликат АСМ, подписи ответственных лиц по сменам).
2. Журнал учета уборки хранилищ (виды уборки, дата, исполнитель, средства).
3. Журнал учета биовредителей (данные ловушек, дата осмотра, меры принятые).
4. Акты экспертизы состояния фондов (по форме архива/Росархива) — основной документ для планирования реставрации и списания.
5. План профилактических мероприятий на год (утверждается директором архива).
6. Отчет о работе отдела за квартал/полугодие/год (аналитический, с цифрами: площадь осмотренных фондов, выявленные дефекты, выполненная реставрация, аварии/инциденты).
7. Журналы пожарной безопасности (инструктажи, проверки ПТУ, испытания систем).
8. Акты приемки-передачи фондов (внутренние и внешние).

Современные тренды и технологии (Цифровая трансформация)

Отдел сохранности перестает быть «санитарно-технической службой» и становится высокотехнологичным подразделением:

• IoT и «Умный архив»: Беспроводные датчики (LoRaWAN, NB-IoT) на каждой секции стеллажей. Единая платформа мониторинга (SCADA/БАС) с предиктивной аналитикой (прогноз выхода за пороги за 24-48 часов).
• Цифровые двойники хранилищ: BIM-модели (Building Information Modeling) для управления жизненным циклом здания, планирования ремонтов, моделирования пожарных сценариев.
• Безгазовые методы дезинсекции: Камеры аноксии (снижение кислорода до 0.1-0.3% азотом/аргоном), камеры глубокого морозиления (-30…-40°С), микроволновая обработка — полный отказ от токсичных газов (фосфина, метилбромида).
• Консервация «на лету»: Использование безкислотной (буферизированной) упаковки стандарта PAT (Photographic Activity Test) для всех фондов, а не только ценных. Автоматизированные линии упаковки.
• Управление рисками (Risk Management): Внедрение методологии ISO 11799 / ISO 16363 (для доверенных цифровых репозиториев) для оценки рисков сохранности и приоритизации бюджета.

Типичные ошибки и проблемы (Чек-лист для аудита)

При проверке работы отдела (внутренний аудит или ревизия Росархива) чаще всего выявляются:

• Отсутствие/недействительность АСМ — контроль только ручной, 2 раза в день (недопустимо по ГОСТ).
• Нарушение режима вентиляции — окна открыты летом, вентиляция выключена зимой для экономии тепла.
• Хранение в коробках не по ГОСТ — коробки из гофрокартона без буферизации, склеенные скотчем/клеем на кazeиновой основе, переполненные коробки (деформация дел).
• Отсутствие карантинной зоны — новые фонды сразу ставятся на стеллажи рядом с основным массивом.
• Использование воды для тушения — установлены спринклеры в хранилищах.
• Формализм в ревизиях — акты экспертизы заполнены «для галочки», без осмотра внутреннего состояния дел.
• Некачественная реставрация — использование скотча, клея ПВА, ламинации (строго запрещено), непрофессиональный переплет.
• Отсутствие Плана действий при ЧС или его неактуальность (старое руководство, уволенные сотрудники в списках ответственных).

Работа отдела обеспечения сохранности архива — это системная, ежедневная и многослойная деятельность, сочетающая в себе инженерные знания (микроклимат, пожарная безопасность), биологию (защита от плесни/насекомых), химию (реставрация, материалы упаковки), юриспруденцию (нормативная база) и менеджмент (планирование, бюджетирование, управление рисками).

Эффективность отдела измеряется не количеством написанных отчетов, а стабильностью показателей микроклимата, отсутствием аварий и биологических поражений, снижением доли документов, требующих срочной реставрации, и готовностью к действию в чрезвычайных ситуациях. Инвестиции в современное оборудование, квалификацию сотрудников и профилактику всегда стоят на порядки дешевле, чем восстановление утерянных или безнадежно поврежденных уникальных архивных фондов.

Статья подготовлена на основе требований Федерального закона № 125-ФЗ, ГОСТ Р 7.0.99-2018, ГОСТ Р 54989-2012 (ISO 11799) и лучших практик ведущих архивных учреждений.