Отдел обеспечения сохранности архива (часто называемый отделом хранения‚ отделом консервации и восстановления или сектором предупретительной консервации) — это сердце любого архивного учреждения. Его главная миссия — передать документы будущим поколениям в том виде‚ в котором они поступили‚ или с минимальными потерями информационности и физической целостности. Работа этого отдела не ограничивается простым «кладением дел на полки» — это сложная система организационных‚ технических‚ технологических и научно-методических мероприятий.

Основные нормативные основы

Деятельность отдела строго регламентируется законодательством и стандартами. В Российской Федерации ключевыми документами являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 17‚ 18‚ 22 — требования к хранению‚ обеспечению сохранности‚ консервации).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная стандартизация. Архивное дело. Обеспечение сохранности документов. Основные положения».
• Приказ Росархива от № 82 «Об утверждении Типовых нормативов расхода материалов на консервацию и восстановление документов архивных фондов».
• СанПиН и технические регламенты по пожарной безопасности‚ микроклимату‚ освещению.

Ключевые направления работы отдела

Работа структурируется вокруг четырех столпов: предупретительная консервация‚ кураторский учет и контроль‚ аварийно-спасательные работы‚ научная консервация и восстановление.

Предупретительная консервация (Управление средой хранения)

Это самый эффективный и экономичный способ сохранности — создание условий‚ в которых процессы старения и разрушения замедляются до минимума.

Микроклиматический контроль

• Температура: Обычно 18±2°C (для бумаги)‚ ниже для фотопленок и магнитофонов (холодное хранение).
• Относительная влажность: 50±5% (для бумаги). Критично избегать колебаний >±3% в сутки.
• Мониторинг: Использование автоматизированных систем мониторинга (датчики Т/Вл в каждом хранилище‚ передача данных на сервер‚ SMS/Email-оповещения при авариях).

Пожарная безопасность

• Системы автоматического пожаротушения (газовые модули, Novec 1230‚ FK-5-1-12‚ инертные газы)‚ исключающие повреждение документов водой/пеной.
• Дымовые заборники (аспирационные системы) для детектирования на стадии тления.
• Пожарные перегородки‚ двери ЭИ-60/ЭИ-90‚ герметичность хранилищ.

Защита от биологических повреждений (ИПМ — Integrated Pest Management)

• Регулярный мониторинг ловушками (феромонные‚ клейкие).
• Карантин новых поступлений (проверка на грибок‚ насекомых‚ клещей).
• Обработка озоном‚ оксидом этилена (только лицензированными организациями) или безгазовыми методами (аноксидизация, создание безкислородной среды в спец. пакетах/камерах).
• Санитарная гигиена помещений (уборка HEPA-фильтрами‚ запрет пищи/растений).

Защита от света и загрязнений

• Отсутствие естественного света (шторы‚ жалюзи‚ тонировка стекол).
• Искусственное освещение только при работе: LED с низким УФ-излучением‚ норма освещенности 150–200 лк на рабочей плоскости‚ 50 лк в проходах.
• Фильтрация вентиляции (грубые + тонкие фильтры класса F7–F9‚ угольные фильтры от газов, SO2‚ NOx‚ O3).

Организация хранения и упаковка (Пассивная защита)

Правильная упаковка, это первый барьер защиты документа.

• Архивные коробки и папки: Из безкислотного картона (pH 7.5–8.5‚ القلوية резерв 2–3% карбоната кальция)‚ соответствующие ГОСТ Р 7.0.97-2016.
• Раскладка: Вертикальная (в коробках) для дел‚ горизонтальная — для крупноформатных документов‚ карт‚ фотоальбомов.
• Полимерные материалы: Только инертные (полиэстер, Mylar/Melinex‚ полипропилен‚ полиэтилен). Запрещены: ПВХ (выделяет фталаты и HCl)‚ целлофан‚ обычный полиэтилен (нестабилен).
• Стеллажирование: Металлические стеллажи с порошковым покрытием (без растворителей)‚ заземленные‚ устойчивые к сейсмическим нагрузкам. Расстояние от пола ≥15–20 см (защита от затопления)‚ от потолка ≥30–50 см (вентиляция‚ спринклеры).

Кураторский учет‚ инвентаризация и переучет

Нельзя сохранить то‚ чего не знаешь и где не знаешь.

1. Приемка фондов: Акт приема-передачи с описанием состояния (формы 039-У‚ 040-У или внутренние акты состояния). Фотофиксация дефектов.
2. Кодификация и адресное хранение: Присвоение шифра (фонд-описание-дело-хранилище-стеллаж-полка-коробка). Внесение в АИС (Автоматизированную информационную систему).
3. Плановый переучет: Ежегодный (выборочный) и полный (раз в 5–10 лет) с сверкой наличия‚ состояния и адреса хранения.
4. Контроль выдачи: Учет движения документа (читальный зал‚ оцифровка‚ выставка‚ реставрация) — «кто‚ когда‚ что‚ куда‚ когда вернул».

Научная консервация и восстановление (Активное вмешательство)

Проводится в специализированных лабораториях/мастерских лицензированными реставраторами.

• Консервация (стабилизация): Остановка процессов разрушения без восстановления утерянных частей. Примеры: сухая чистка‚ дезактивация (нейтрализация кислот)‚ укрепление красок/туш‚ консервирование обложек пергаментной бумагой.
• Восстановление (реставрация): Возвращение документу первоначального вида и прочности. Заплатка разрывов (японская бумага‚ клей клейстер/МЦ/КМЦ)‚ дублирование (на тонкую японскую бумагу или нетканое полотно)‚ восстановление переплетов‚ разклеивание склеенных листов‚ регенерация пергамента.
• Массовая консервация: Массовая дезактивация (газовый метод — диэтилцинк — исторически‚ или современные водные/спирто-водные разбрызгивание магния/кальция бикарбонатами)‚ массовая сухая чистка;

Оцифровка как инструмент сохранности (Preservation Digitization)

Оцифровка снимает нагрузку с оригинала (доступ дается к копии).

• Стандарты: FADGI (4 звезды)‚ Metamorfoze‚ ISO 19264.
• Оборудование: Планетные сканеры (без контакта с стеклом/подавлением)‚ светосильные установки для крупного формата.
• Цветовая точность: ColorChecker‚ профили ICC‚ контроль разрешения (300–600 dpi для текста‚ 600+ для фото/карт).
• Долгосрочное хранение цифровых копий (OAIS‚ контроль чек-сумм‚ миграция форматов).

Работа с особыми видами носителей

Отдел должен иметь компетенции по разным физическим типам документов:

Аварийная подготовка и реагирование (Disaster Preparedness)

Отдел разрабатывает и поддерживает в актуальном состоянии План аварийной подготовки и реагирования (Disaster Plan).

• Команда реагирования: Назначенные ответственные лица с телефонами 24/7.
• Склад аварийных запасов: Пленка полиэтиленовая‚ полиэтиленовые мешки‚ брезент‚ веники‚ ведра‚ насосы‚ вентиляторы‚ сушилки‚ морозильные камеры/доступ к сухозаморозке (ляофилизация — лучший метод сушки мокрых фондов)‚ чистая вода‚ спирт‚ бумага нюанс/пробковую для промежточной укладки.
• План эвакуации: Приоритеты спасения (уникальные фонды‚ описи/путеводители‚ серверы АИС)‚ маршруты выноса‚ точки временного хранения.
• Учения: Раз в год (настольные или полевые) с отработкой сценариев: прорыв трубы‚ пожар‚ наводнение‚ взрыв‚ терракт.

Метрология‚ калибровка и документация процессов

Качество работы отдела подтверждается записями.

• Журналы учета температуры/влажности (бумажные дубликаты электронных систем).
• Протоколы калибровки датчиков Т/Вл (раз в год‚ аккредитованными лабораториями).
• Акты осмотра хранилищ (ежедневные/еженедельные обходы хранителем).
• Отчеты о дезинсекции/дератизации/дезинфекции.
• Протоколы приемки-сдачи фондов при переездах/реорганизации.
• Документация реставрационных работ: фото «до/во время/после»‚ протокол работ‚ использованные материалы (партии клеев‚ бумаг)‚ время выполнения.

Современные тренды и вызовы

1. Устойчивое развитие (Green Archives): Отказ от энергозатратного жесткого поддержания 18°C/50% в пользу «плавных» диапазонов (например‚ 16–22°C / 40–60% Вл) с учетом климата региона‚ использование пассивных систем (термальная инерция здания‚ ночная проветриваемость)‚ солнечные панели.
2. Цифровое двойник хранилища (Digital Twin): BIM-моделирование здания‚ интеграция датчиков ИоТ (IoT) для предиктивной аналитики (предсказание поломки чиллера‚ утечки‚ пожара).
3. Новые материалы для упаковки: Разработка нанокомпозитов с поглотителями загрязнений (зеолиты‚ активированный углерод в структуре картона)‚ антимикробные покрытия.
4. Кризис устойчивости современной бумаги: Массовое поступление документов 90-х – 00-х на дешевой рециклированной бумаге с высоким содержанием лигнина и низким pH — требует приоритетной массовой дезактивации.
5. Дефицит кадров: Нехватка квалифицированных реставраторов‚ консерваторов‚ специалистов по ИПМ и цифровому сохранению. Необходимость непрерывного обучения (стажировки‚ курсы Росархива‚ ИФЛА‚ ИКОМ).

Ключевые показатели эффективности (KPI) отдела

Как руководству архива оценить работу отдела?

• % фондов‚ хранящихся в условиях‚ соответствующих ГОСТ (цель — 100%).
• % фондов в безкислотной упаковке.
• Количество аварийных ситуаций с повреждением документов в год (цель — 0).
• Своевременность калибровки датчиков (100% в срок).
• Объем выполненных консервационных/реставрационных работ по плану (в единицах хранения / чел.-часах).
• Процент оцифрованных уникальных/часто запрашиваемых фондов (снятие нагрузки с оригиналов).
• Наличие актуального Плана аварийной подготовки и проведение учений.
• Отсутствие замечаний по хранению при проверках Росархива/прокуратуры/МЧС.

Работа отдела обеспечения сохранности — это непрерывный процесс управления рисками. Он требует системного мышления‚ междисциплинарных знаний (химия‚ физика‚ микробиология‚ инженерия‚ архивистика‚ IT) и постоянных инвестиций. Экономия на сохранности сегодня неизбежно ведет к невосполнимым потерям культурного наследия завтра. Главная задача руководителя отдела и архива в целом — перевести сохранность из разряда «реактивного тушения пожаров» в разряд «стратегического управления качеством хранения на десятилетия вперед».

Статья подготовлена на основе требований ФЗ-125‚ ГОСТ Р 7.0.97-2016‚ рекомендаций ИФЛА (IFLA)‚ ИКОМ (ICOM) и лучшей практики ведущих архивов России и мира.