Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Отдел обработки и хранения документов (часто называемый Архивным отделом или Отделом архива) является ключевым структурным подразделением Комитета Тульской области по делам регистрации актов гражданского состояния (ЗАГС). Именно здесь концентрируется архивный фонд гражданского состояния региона, обеспечивается правовое значение записей и выдаются дубликаты документов гражданам.

В данной статье подробно рассмотрены функции отдела, перечень предоставляемых услуг, порядок обращения, контактная информация и ответы на частые вопросы. Актуально на июль 2026 года.

Правовой статус и место в структуре Комитета

Комитет Тульской области по делам ЗАГС, это региональный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по организации работы органов ЗАГС, ведению учета актов гражданского состояния и сохранности архивных фондов.

Отдел обработки и хранения документов является профильным подразделением, отвечающим за реализацию архивных функций Комитета. Его деятельность регулируется:

Федеральным законом от № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»;
Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Постановлениями Правительства РФ и Администрации Тульской области;
Приказом Минюста России «Об утверждении Инструкции по организации работы архивов органов ЗАГС».

Основные функции отдела

Деятельность отдела охватывает полный жизненный цикл документа — от приема на хранение до выдачи копии заявителю или перевода в государственный архив.

Прием и учет архивных дел

Прием дел от территориальных органов ЗАГС области (районных, городских, межрайонных) по истечении сроков хранения в действующих ЗАГСах (обычно 100 лет для книг записей о рождении, браке, смерти и 50 лет — для книг записей о перемене имени, усыновлении, установлении отцовства).
Проверка комплексности дел, правильности оформления обложек, переплетов и описей.
Государственная регистрация архивных фондов и присвоение индексов (фонд, опись, дело).

Обеспечение сохранности и хранения

Соблюдение режима температуры, влажности и освещения в хранилищах (согласно ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003).
Профилактика биологических повреждений (грибок, насекомые, грызуны).
Обеспечение пожарной безопасности и физической охраны фондов.
Ремонт и реставрация поврежденных документов (переплет, дублирование выцветшей записи).

Информационно-справочное обслуживание (Выдача документов)

Это самая востребованная функция для граждан:

Поиск записей акта гражданского состояния по заявлениям граждан.
Выдача дубликатов свидетельств о рождении, заключении браке, разводе, смерти, перемене имени, усыновлении.
Выдача справок установленного образца (например, справка о том, что брак не заключался, справка о рождении для архивных целей и т.д.).
Выдача выписок из книг записей акта гражданского состояния (для судов, нотариусов, пенсионных фондов, МВД, МФЦ).

Цифровизация и электронное документооборот

Сканирование архивных книг записей акта гражданского состояния для создания электронных копий (цифрового архива).
Внедрение технологий распознавания текста (OCR) для ускорения поиска.
Интеграция с ЕПГУ (Госуслуги) и региональным порталом для приема электронных заявлений.
Ведение автоматизированной информационной системы «ЗАГС-Архив» (или аналогичной региональной АИС).

Научно-справочная работа и гениалогия

Консультирование граждан по вопросам поиска родословной (генеалогические запросы).
Оформление архивных справок для восстановления прав (наследство, пенсия, жилищные права).
Взаимодействие с Государственным архивом Тульской области при переводе дел со сроком хранения «Бессрочно» (обычно книги до 1917–1920 гг.).

Перечень предоставляемых государственных и муниципальных услуг

Услуги предоставляются в соответствии с Административным регламентом Комитета Тульской области по делам ЗАГС.

Наименование услуги	Срок предоставления (законный)	Форма результата	Госпошлина (ориентировочно)
Выдача дубликата свидетельства о рождении / браке / разводе / смерти	До 30 календарных дней (обычно 10–15 дней)	Дубликат свидетельства (бланк ГОЗНАК)	350 руб. (ст. 333.26 НК РФ)
Выдача выписки из книги записи акта ГС	До 30 календарных дней	Выписка, заверенная печатью и подписью	350 руб.
Выдача архивной справки (например, «Справка о несостоявшемся браке»)	До 30 календарных дней	Справка на бланке органа ЗАГС	300–350 руб. (зависит от вида)
Рассмотрение генеалогического / архивного запроса	До 30 календарных дней (продление возможно)	Письменный ответ / Справка / Уведомление об отсутствии записи	Бесплатно (для отдельных категорий) / По тарифам
Внесение исправлений в запись акта ГС (по заявлению заинтересованного лица)	До 1 месяца (в сложных случаях до 3 мес.)	Решение о внесении исправления / Отказ	350 руб.
Восстановление записи акта ГС (при утере/уничтожении)	До 1 месяца	Решение о восстановлении / Отказ	350 руб.

Важно: С 2023–2024 гг. большинство услуг доступны в электронном виде через портал Госуслуг (Госуслуги.РФ) или региональный портал Услуги Тульской области. При электронном обращении госпошлина оплачивается с 30% скидкой.

Порядок обращения в Отдел обработки и хранения документов

Способ 1: Через портал «Госуслуги» (Рекомендуемый)

Авторизуйтесь на gosuslugi.ru (подтвержденная учетная запись).
В поиске введите: «Выдача дубликата свидетельства ЗАГС» или «Архивная справка ЗАГС».
Выберите ведомство: «Комитет Тульской области по делам ЗАГС» (или «Отдел обработки и хранения документов Комитета…»).
Заполните форму: укажите ФИО, дату и место события (рождения, брака, смерти), данные родителей/супруга (если известны), цель получения.
Оплатите госпошлину онлайн (со скидкой 30%).
Выберите способ получения: лично в Отделе, в МФЦ «Мои Документы» (любом удобном), Почтой России (ценным бандеролем) или в электронном виде (для выписок/справок, если предусмотрено).

Способ 2: Личный визит (Окно приема / Окно выдачи)

Необходимо иметь с собой: Паспорт РФ (или иной документ, удостоверяющий личность).
Документы, подтверждающие родственные отношения (если запрашиваете не свой документ): свидетельства о рождении/браке, судебные решения, нотариальные доверенности.
Квитанцию об оплате госпошлины (можно оплатить на терминале в здании или заранее через СБП/банк).
Заявление по установленному образцу (заполняется на месте или заранее в электронном виде).

Способ 3: Через МФЦ «Мои Документы»

Можно подать заявление в любом МФЦ Тульской области. Срок предоставления услуги увеличивается на 3–5 рабочих дней (на передачу межведомственного запроса). Удобно, если вы живете далеко от Тулы;

Способ 4: Почтовое отправление

На адрес Отдела направляется заказное письмо с вложением:

Заявления (нотариально заверенное или подписанное в присутствии почтового работника).
Копии паспорта (страницы с фото и пропиской), заверенных нотариусом.
Копий документов, подтверждающих родство/право получения.
Квитанции об оплате госпошлины и почтового отправления ответа (ценная бандероль).

Контактная информация и режим работы

Комитет Тульской области по делам регистрации актов гражданского состояния

Адрес Отдела обработки и хранения документов (Архив):
300000, г. Тула, проспект Ленина, д. 47 (Здание Комитета / Дома Советов, вход со стороны проспекта Ленина, часто отдельный вход для архива/справочного бюро).
*Рекомендуется уточнить точный номер кабинета/входа по телефону перед визитом.

Телефоны справочно-информационного бюро / Отдела архива:
+7 (4872) -2-XX-XX (Единая справочная Комитета — уточните актуальные номера на сайте)
Обычно работают отдельные линии: на прием заявлений, на выдачу готовых документов, консультационный телефон.

Официальный сайт: tula.zags.gov.ru (Разделы: «Архив», «Услуги», «Контакты»)

Электронная почта (приемная Комитета): zags@tularegion.ru

Режим приема граждан (Окно приема заявлений):
Понедельник – Пятница: 09:00 – 13:00 и 14:00 – 17:00
Суббота, Воскресенье: Выходной
Режим окна ВЫДАЧИ готовых документов может отличаться (часто дольше или без перерыва). Уточните на сайте или по телефону.

Схема проезда: Остановка «Дома Советов» или «Площадь Ленина» (автобусы, троллейбусы, маршрутки). Здание находится в историческом центре, парковка ограничена.

Особенности поиска записей: что нужно знать заявителю

Минимально необходимые данные для поиска

Чтобы архивист нашел запись, в заявлении обязательно должны быть указаны:

ФИО лица (на момент события), пол.
Точная дата события (день, месяц, год).
Место события: населенный пункт (город, село, хутор) и район Тульской области (или название ЗАГСа, где регистрировалось событие).
Для брака/развода — ФИО второго супруга(и).
Для рождения — ФИО родителей (матери и отца).

Совет: Если вы не знаете точное место или дату, поиск может быть отказанен или затянут. Сначала попробуйте уточнить данные у родственников, в семейных архивах, через ЕГР ЗАГС (запрос в любом ЗАГСе/МФЦ «Справка о наличии/отсутствии записи») или на Госуслугах (сервис «Поиск записи акта ГС»).

Сроки хранения и перевод в Госархив

100 лет, книги записей о рождении, заключении браке, смерти. Хранятся в Отделе обработки и хранения документов Комитета.
50 лет — книги записей о перемене имени, усыновлении, установлении отцовства, признании отцовства. Тоже в Комитете.
Бессрочно — книги до 1917–1920 гг. (метрические книги, ревизские сказки, confesionalные росписи) переводятся в Государственный архив Тульской области (ГАТО) (ул. Туранская, д. 2). Запросы по этим документам адресуются туда.

Если запись не найдена

Вам выдадут Уведомление об отсутствии записи акта гражданского состояния (Справка формы № 34 или аналогичная). С этим документом можно:

Обратиться в суд для установления факта, имеющего юридическое значение (ст. 264 ГПК РФ).
Обратиться в ЗАГС для восстановления записи (если есть основания — остались копии в дубликатах, в архивах организаций, церковные метрики).

Цифровые сервисы и инновации (2024–2026 гг.)

Комитет Тульской области активно внедряет «безбумажные» технологии:

Единый государственный реестр актов гражданского состояния (ЕГР ЗАГС): Поиск записи теперь происходит в федеральной базе. Если запись оцифрована и загружена в ЕГР ЗАГС, дубликат может быть выдан в любом ЗАГСе России или МФЦ в режиме «одного окна» за 15–30 минут (услуга «ЗАГС в одном окне»). Отдел обработки и хранения документов обеспечивает загрузку архивных данных в ЕГР ЗАГС.
Электронный архив: Массовое сканирование фондов. Для популярных фондов (Тула, крупные районы) поиск и формирование выписки происходит по электронному образу без извлечения оригинала книги, что ускоряет процесс и бережет документы.
QR-коды на дубликатах: Современные бланки дубликатов свидетельств содержат QR-код для проверки подлинности документа через приложение «Госуслуги» или на сайте Минюста.
Видеоконсультирование: Возможность получить консультацию архивиста удаленно (через личный кабинет Госуслуг или сайт Комитета) для уточнения деталей запроса перед подачей официального заявления.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Могу ли я получить дубликат свидетельства о рождении бабушки/дедушки для оформления ВНЖ/гражданства другой страны?

Ответ: Да, но только если вы подтвердите родственные отношения (цепочка свидетельств: ваше рождение -> рождение родителя -> рождение бабушки/дедушки) и представите нотариальную доверенность (если лично не можете прийти) или оформите запрос через консульство/МФЦ/Госуслуги. Для иностранных ведомств часто требуется апостиль (ставится в Управлении Минюста по Тульской области на готовом дубликате) и нотариальный перевод.

Вопрос: Запись сделана в 1915 году в селе, которое теперь не существует. Куда обращаться?

Ответ: Метрические книги до 1917–1920 гг. (в зависимости от района) хранятся в Государственном архиве Тульской области (ГАТО), адрес: г. Тула, ул. Туранская, д. 2. В Комитет по делам ЗАГС обращаются за записями после установления советской власти (обычно с 1919–1920 гг.).

Вопрос: Срок выдачи дубликата 30 дней — это долго. Можно ускорить?

Ответ: Закон устанавливает максимальный срок 30 дней. Фактически, если запись оцифрована в ЕГР ЗАГС, дубликат выдают за 1 визит (15–30 мин) в любом ЗАГСе/МФЦ. Если запись НЕ в ЕГР ЗАГС (старые годы, поврежденные книги), поиск в бумажном архиве занимает время. Ускорение возможно только за счет качественного заполнения заявления (точные данные) и обращения через Госуслуги (исключает ошибки при приеме).

Вопрос: Нужно ли платить госпошлину пенсионерам/ветеранам/инвалидам?

Ответ: Согласно Налоговому кодексу РФ (ст. 333.35, 333.36), льготы от уплаты госпошлины за выдачу дубликатов свидетельств ЗАГС не предусмотрены для категорий пенсионеров/ветеранов (в отличие от нотариальных действий или судов). Пошлину платят все заявители. Льгота 50% предоставляется только при получении свидетельства о рождении ребенка (первичная регистрация).

Вопрос: Можно ли заказать справку «О том, что гражданин не состоял в браке» в Архиве Комитета?

Ответ: Такие справки (св. о нетрудоустройстве, о несостоявшемся браке) формируются на основе запроса к ЕГР ЗАГС. Их может выдать любой ЗАГС или МФЦ в режиме реального времени (если данные в ЕГР ЗАГС полные). Обращаться специально в Архив Комитета для этого не нужно, если запись уже в федеральной базе. Архив нужен, если данные нужно искать в бумажных фондах (до оцифровки).

Юридические нюансы: исправление ошибок и восстановление записей

Отдел обработки и хранения документов не только выдает копии, но и рассматривает заявления о исправлении ошибок (ст. 32 Закона № 143-ФЗ) и восстановлении утерянных записей (ст. 33 Закона № 143-ФЗ).

Исправление ошибок (опечаток, неточностей)

Подается заявление руководителю Отдела (или Комитета);
Прилагаются документы, подтверждающие правильные данные (паспорт, свидетельства родителей, медицинские документы, судебные решения).
Срок рассмотрения: до 1 месяца.
Если отказ — можно обжаловать в суд.

Восстановление записи

Необходимо, если книга записей утрачена, уничтожена (пожар, наводнение, война) или запись отсутствует по вине органа ЗАГС.
Основанием служат: дубликаты книг (если сохранялись в райисполкоме/горисполкоме), копии в архивах организаций (больницы, военкоматы), церковные метрики, судебные решения.
Процедура ведется архивистами Отдела с участием заинтересованного лица.

Отдел обработки и хранения документов Комитета Тульской области по делам ЗАГС — это гарант сохранности правовой памяти региона. Благодаря внедрению ЕГР ЗАГС и активной цифровизации фондов, получение архивных документов (дубликатов свидетельств, выписок, справок) стало максимально доступным: не нужно ехать в Тулу, можно заказать всё через Госуслуги или ближайший МФЦ «Мои Документы».

Ключевые моменты для успешного обращения:

Собирайте максимально точные исходные данные (ФИО, дата, конкретный населенный пункт/район).
Используйте электронные сервисы (Госуслуги) — это быстрее, дешевле (скидка 30% на пошлину) и удобнее (отслеживание статуса).
Для записей до 1919–1920 гг. обращайтесь в Государственный архив Тульской области (ГАТО).
При сложных случаях (ошибки, восстановление, генеалогия) заранее консультируйтесь по телефонам Отдела или через форму обратной связи на сайте tula.zags.gov.ru.

Сохранность каждого листа архива — это сохранность прав каждого гражданина. Современные технологии делают этот архив открытым и доступным для вас.

Данная статья носит информационный характер. Официальные реквизиты, тарифы, сроки и режим работы могут меняться. Перед визитом или подачей заявления обязательно проверьте актуальную информацию на официальном сайте Комитета Тульской области по делам ЗАГС или портале Госуслуг.