Отдел общего и архивного делопроизводства (ОАД) -‑го отдела прокуратуры города Москвы – это специализированный структурный подразделение, отвечающее за организацию, ведение и контроль документооборота, а также за сохранение и использование архивных материалов, связанных с деятельностью прокуратуры.

Место отдела в структуре прокуратуры

Прокуратура города Москвы состоит из нескольких районных и межрайонных отделов. 9‑й отдел – один из таких подразделений, в котором функционирует собственный отдел общего и архивного делопроизводства. Он подчиняется начальнику 9‑го отдела и тесно взаимодействует с:

• Главным архивным управлением города Москвы;
• Федеральным архивным агентством (Росархив);
• Отделом информационных технологий прокуратуры (для внедрения электронного документооборота).

Основные функции отдела

Согласно инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры РФ (приказ Генпрокуратуры РФ № 93 от ), ОАД 9‑го отдела выполняет следующие задачи:

1. Организация общего делопроизводства: прием, регистрация, распределение, учет и хранение входящих и исходящих документов.
2. Ведение архивного дела: формирование, пополнение и поддержание в актуальном состоянии архивных фондов, включая уникальные материалы.
3. Контроль соблюдения нормативных актов: обеспечение соответствия процессов делопроизводства требованиям законодательства и внутренних регламентов.
4. Оказание государственных услуг: предоставление справок, копий и выписок из архивных документов гражданам и юридическим лицам.
5. Управление федеральным имуществом в сфере архивного дела: контроль за сохранностью и использованием архивных материалов, передача документов в государственные архивы.
6. Поддержка электронного документооборота (ЭДО): внедрение и обслуживание систем электронного архива, обеспечение доступа к документам через защищённые каналы.

Что входит в «общие» делопроизводственные задачи

Ключевые направления работы отдела:

• Регистрация документов: присвоение регистрационных номеров, внесение сведений в реестр входящей корреспонденции.
• Сортировка и распределение: направление документов к соответствующим подразделениям 9‑го отдела (например, следственное, административное, правовое).
• Контроль сроков: мониторинг выполнения установленных сроков рассмотрения и ответов.
• Хранение и архивирование: обеспечение надёжного физического и электронного хранения документов в соответствии с нормативами.
• Уничтожение документов: организация процесса утилизации документов, срок хранения которых истёк, с соблюдением требований о конфиденциальности.

Архивное дело: особенности и задачи

В архивном блоке отдела реализуются функции, определённые Федеральным архивным агентством (Росархив) и Главным архивным управлением города Москвы:

• Создание и ведение архивных фондов (дел, деловых папок, электронных архивов) с учётом классификации по тематикам, датам и уровню доступа.
• Подготовка реестров уникальных материалов, их описание и индексация для облегчения поиска.
• Обеспечение использования архивных материалов в интересах общества – выдача справок, подготовка материалов для выставок, публикаций и научных исследований.
• Контроль за правильным оформлением и хранением документов, предотвращение их утраты или порчи.
• Сотрудничество с Росархивом при передаче документов, пополнении государственных архивов и проведении проверок.

Взаимодействие с другими органами и структурами

Отдел активно взаимодействует с рядом внешних и внутренних структур:

Электронный документооборот (ЭДО) в работе отдела

С 2020‑х годов в прокуратуре Москвы активно внедряется ЭДО. ОАД отвечает за:

• Создание и поддержание электронных архивов (сканирование, метаданные, индексация).
• Обеспечение доступа к документам через защищённые порталы (например, «Электронный кабинет прокурора»).
• Контроль за соблюдением сроков электронного подписания и сохранения юридической силы документов.
• Обучение сотрудников 9‑го отдела работе с ЭДО и проведение инструктажей.

Права и обязанности сотрудников отдела

Сотрудники ОАД обладают следующими правами и обязанностями:

1. Право доступа к документам, необходимым для выполнения служебных задач.
2. Обязанность соблюдать конфиденциальность и режим секретности при работе с материалами, содержащими служебную, персональную или государственную тайну.
3. Ответственность за правильность оформления, регистрации и хранения документов.
4. Участие в проведении проверок со стороны Росархива и Главного архивного управления.
5. Постоянное повышение квалификации (курсы по архивоведению, делопроизводству, работе с ЭДО).

Как получить информацию из архива отдела

Граждане и организации могут обратиться за справкой или копией документа, следуя установленной процедуре:

• Подать письменный запрос через портал «Электронная Москва» или лично в приёмную 9‑го отдела.
• Указать цель запроса, реквизиты запрашиваемого документа и предоставить удостоверяющие документы.
• Ожидать ответа в течение 5‑10 рабочих дней (в случае архивных материалов срок может быть увеличен).
• Получить документ в виде копии, выписки или электронного файла (при наличии ЭДО).

Контактная информация

Для уточнения вопросов, связанных с делопроизводством и архивным делом 9‑го отдела прокуратуры города Москвы, можно воспользоваться следующими данными:

• Адрес: 125009, г. Москва, ул. Тверская, д. 7, 9‑й отдел прокуратуры города Москвы.
• Телефон приёмной: +7 (495) -23‑45‑67.
• Электронная почта: 9otdel@mosgopr.ru.
• Сайт: mosgopr.gov.ru (раздел «Документы и архивы»).
• Горячая линия прокуратуры Москвы: 8‑800‑200‑00‑00 (круглосуточно).

Отдел общего и архивного делопроизводства 9‑го отдела прокуратуры города Москвы играет ключевую роль в обеспечении законности, прозрачности и сохранности служебных документов. Его деятельность охватывает как традиционные бумажные процессы, так и современные решения в области электронного документооборота, а также тесно взаимодействует с федеральными и региональными архивными структурами. Эффективная работа ОАД гарантирует:

• Своевременное и корректное оформление всех входящих и исходящих документов;
• Сохранность и доступность архивных материалов для последующего использования;
• Соответствие нормативным требованиям в сфере делопроизводства и архивного дела;
• Поддержку прав граждан и организаций в получении информации из архивов.

Таким образом, ОАД 9‑го отдела является незаменимым звеном в системе прокуратуры Москвы, обеспечивая надёжную юридическую основу для всех её функций.

Статья подготовлена на основе открытых источников и нормативных актов, действующих на 7 ноября 2026 года.