Отдел по архиву (архивная служба, управленческий архив) — это структурное подразделение организации, созданное для обеспечения систематического учета, хранения, комплектования и использования документов, образующихся в процессе деятельности учреждения․ В современных условиях архив перестает быть просто «складом бумаг» и превращается в центр управления информационными ресурсами․

Нормативно-правовая основа деятельности

Деятельность отдела по архиву в Российской Федерации регулируется комплексом нормативных правовых актов․ Знание и соблюдение этих документов, обязательное условие работы архивистов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной закон, определяющий принципы архивного дела, права и обязанности участников․
• Федеральный закон от № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — регулирует вопросы доступа к информации, защиту персональных данных и гостайны в архивах․
• Постановление Правительства РФ от № 857 «Об утверждении Положения об управленческом архиве» — ключевой документ, регламентирующий создание, организацию работы и ликвидацию управленческих архивов․
• Приказ Росархива от № 100 «Об утверждении Типовых перечней управления документацией, сроков хранения и учета документов организаций» — методический документ для составления номенклатуры дел․
• Отраслевые стандарты (ОСТ), ГОСТы (например, ГОСТ Р 7․0․100-2018 «Архивное дело․ Управленческий архив․ Общие требования к организации») и локальные нормативные акты организации (Положение об архиве, Инструкция по архиву)․

Основные задачи и функции

Цель отдела по архиву — обеспечение сохранности документов установленные сроки и обеспечение доступа к ним уполномоченных лиц․ Ключевые функции включают:

Прием и учет документов

• Прием дел от структурных подразделений по актам приема-передачи (форма № 0504074 / ОСТ 6-95 или внутренние формы)․
• Проверка комплектации дел (наличие обложек, перечни листов, правильность прошивки, скрепления)․
• Государственная регистрация документов (для органов власти) или внутренний учет в журнале регистрации дел на хранение․

Научно-справочная работа (Комплектация и описание)

• Составление номенклатуры дел — основного документа, определяющего состав категорий дел и сроки их хранения․ Номенклатура утверждается ежегодно руководителем организации не позднее 1 января․
• Описание дел: заполнение экспертных листов (форма № 0504075) или описей к фондам․
• Присвоение деловым шифрам (индексам) для быстрого поиска․
• Формирование справочно-поискового аппарата (СПА): каталогов, картотеки, электронных баз данных․

Обеспечение сохранности и хранения

• Соблюдение режима хранения: температура (18±2 °C), относительная влажность (50±5%), защита от света, пыли, биологических поражателей․
• Организация пожарной безопасности, охраны, антитеррористической защиты․
• Профилактика и ликвидация биологических повреждений (обеззараживание)․
• Обеспечение надлежащего состояния архивных помещений, стеллажного оборудования, упаковочных материалов (коробки, пакеты из некислотной бумаги)․

Предоставление документов на (Использование)

• Выдача дел по подписи в журнале выдачи (форма № 0504076) или через АСУД (автоматизированную систему управления документооборотом)․
• Контроль сроков возврата дел (обычно не более 1 месяца, с возможностью продления)․
• Оформление копий, выписок, справок с соблюдением законодательства о гостайне и персональных данных (152-ФЗ)․
• Обеспечение удаленного доступа к оцифрованным документам через ЭДО/АСУД․

Экспертиза документов по срокам хранения и уничтожение

• Ежегодная (или плановая) экспертиза документов с истекшими сроками хранения․
• Составление акта экспертизы (форма № 0504077) и перечня подлежащих уничтожению дел․
• Организация уничтожения с составлением акта уничтожения (форма № 0504078) при участии комиссии․
• Выделение документов постоянного хранения и подготовка к сдаче в государственный архив (для госорганов) или к длительному хранению в управленческом архиве․

Организационная структура и кадровое обеспечение

Штатус отдела по архиву зависит от масштаба организации:

• Малые организации: функции архивиста выполняет секретарь-архивист или ответственное лицо по совместительству (минимум 0,25 ставки по нормам)․
• Средние и крупные организации: выделяется отдельный структурный подразделение — Отдел (Служба, Группа) архива․
• Холдинги и корпорации: создаются корпоративные архивы с централизованным хранением и региональными филиалами․

Типовая структура отдела:

1. Начальник отдела (архивист-эксперт высшей категории) — организационное управление, ответственность за соблюдение законодательства, взаимодействие с госархивами и аудиторами․
2. Старшие архивисты / Архивисты-эксперты — прием дел, экспертиза, составление номенклатуры, описание сложных фондов․
3. Архивисты / Архивариусы — выдача дел, учет движения, оформление справок, оцифровка․
4. Технический персонал, уборка помещений, перемещение дел, ремонт стеллажей, обеспечение микроклимата (если нет аутсорсинга)․

Важно: Согласно ст․ 19 Закона № 125-ФЗ, работники архивов должны проходить повышение квалификации не реже 1 раза в 3 года (программы не менее 72 часов)․

Жизненный цикл документа в архиве

Понимание этапов жизненного цикла — основа архивной теории (теория трех веков):

Современные тренды: Цифровая трансформация архива

На 2026 год перевод архивных процессов в электронный вид стал стандартом для эффективного управления․

Электронный архив (ЭАрхив) и АСУД

• Интеграция с системой делопроизводства (1С:Документооборот, Directum, DIADOC, СБИС и др․)․
• Автоматическое формирование дел по номенклатуре при завершении делопроизводственного цикла․
• Хранение электронных оригиналов с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и метками времени․
• Обеспечение юридической значимости электронных документов (ФЗ-63, ФЗ-402, приказа Минцифры)․

Оцифровка бумажного фонда (Ретроспективное сканирование)

• Сканирование по стандартам (ГОСТ Р 7․0․99-2018): разрешение 300-600 dpi, формат TIFF/PDF-A, цветовое пространство sRGB/Adobe RGB․
• Распознавание текста (OCR) для полнотекстового поиска․
• Автоматизированная верификация качества сканов․
• Уничтожение бумажных оригиналов только после внесения в реестр оцифрованных документов и подтверждения их подлинности (для документов временного хранения)․ Документы постоянного хранения в бумаге уничтожать нельзя․

Блокчейн и распределенные реестры

Используются для подтверждения неизменности электронных документов, фиксации факта существования документа в определенный момент времени (timestamping) и истории передачи прав доступа․

Контроль и аудит архивной работы

Регулярные проверки гарантируют соответствие требованиям закона и сохранность фондов:

• Внутренний аудит: ежеквартальные/полугодовые проверки начальником отдела или ревизионной комиссией организации (наличие дел по описям, состояние помещений, соблюдение сроков выдачи)․
• Внешний аудит (Росахив / Главархивы субъектов): плановые проверки государственных архивов (для госорганов) или по обращениям․ Проверяется: наличие номенклатуры, акты экспертизы, состояние СПА, условия хранения․
• Аудит ИБ (Информационной безопасности): проверка режима доступа к документам с грифами «Секретно», «Для служебного пользования», Персональные данные․

Типовые ошибки и риски

• Отсутствие утвержденной номенклатуры дел — грубое нарушение ст․ 14 Закона № 125-ФЗ, влечет штрафы (ст․ 13․20 КоАП РФ: для должностных лиц 500–1000 руб․, для юрлиц 3000–5000 руб․)․
• Хранение дел без описей и учетных журналов — невозможность найти документ в установленные сроки (риск судебных проигрышей, штрафов налоговой, невозможности подтвердить права на имущество);
• Нарушение условий хранения (влажность > 60%, течь, пожарная опасность) — необратимая потеря документов․
• Самовольное уничтожение документов без акта экспертизы и комиссии — уголовная ответственность (ст․ 293 УК РФ — халатность, ст․ 226 УК РФ — присвоение или разглашение гостайны)․
• Игнорирование требований 152-ФЗ при выдаче документов с персональными данными третьим лицам․

Чек-лист для руководителя организации: «Здоровье архива»

1. Утверждена ли Номенклатура дел на текущий год? Подписана руководителем?
2. Есть ли Положение об архиве (локальный нормативный акт)?
3. Назначен ли ответственный за архив (приказом)? Проходил ли обучение?
4. Помещения архива соответствуют требованиям (пожарная сигнализация, климат, стеллажи, защита от проникновения)?
5. Проводилась ли экспертиза документов за прошедший год? Есть акты?
6. Ведутся ли журналы регистрации дел на хранение и выдачи?
7. Создан ли справочно-поисковой аппарат (описания, каталоги, БД)?
8. Обеспечен ли доступ к электронным документам (ЭДО/ЭАрхив) с сохранением ЭП?
9. Есть ли план действий при ЧС (пожар, наводнение, кибератака) для спасения архива?

Отдел по архиву — это не затратная статья бюджета, а страховой полис организации․ Грамотно организованный архив экономит миллионы рублей при налоговых проверках, судебных спорах, аудитах и смене руководства․ В эпоху цифровизации роль архивиста смещается от «хранителя бумаг» к «менеджеру информационных активов», обеспечивающему целостность, доступность и юридическую силу корпоративной памяти․ Инвестиции в автоматизацию, обучение кадров и условия хранения возвращаются многократно за счет снижения операционных рисков и ускорения бизнес-процессов․

Статья подготовлена на основе действующего на законодательства РФ (125-ФЗ, 149-ФЗ, Постановление № 857, Приказ Росархива № 100, ГОСТ Р 7․0․100-2018)․ Данная информация носит справочный характер; Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к квалифицированному архивисту или юристу по архивному делу․