Отдел по делам архивов Администрации города Екатеринбурга — это ключевое структурное подразделение, обеспечивающее сохранность, учет и использование документов, составляющих архивный фонд муниципального образования. Деятельность отдела регулируется федеральным законодательством, уставами города и нормативными правовыми актами администрации.

Основные функции и полномочия

Отдел выполняет широкий спектр задач, направленных на организацию архивного дела на территории города. К ключевым направлениям работы относятся:

• Государственное управление в сфере архивного дела: реализация полномочий органа местного самоуправления по обеспечению сохранности архивных документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, а также в архивах организаций, находящихся в муниципальной собственности.
• Методологическое руководство: координация работы архивов и архивных служб муниципальных учреждений, организаций и предприятий; разработка и утверждение инструкций, правил и регламентов по делопроизводству и архивному делу.
• Контроль и надзор: проведение проверок состояния делопроизводства и сохранности архивных фондов в структурных подразделениях администрации, муниципальных учреждениях и организациях.
• Формирование архивных фондов: организация экспертизы документов по срокам хранения (экспертиза ценности), подготовка актов отбора и уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
• Обеспечение доступа к архивной информации: рассмотрение обращений граждан и организаций на предоставление архивных справок, выписок и копий документов; взаимодействие с ГАСО (Государственным архивом Свердловской области) по вопросам передачи документов на государственное хранение.
• Цифровизация и электронное делопроизводство: внедрение современных информационных технологий, создание электронных архивов, перевод документов в электронный вид для обеспечения долгосрочного хранения и удаленного доступа.

Структура и ключевые направления работы

Внутренняя структура отдела обычно включает специализированные сектора (группы), каждый из которых отвечает за свою область:

Сектор организации делопроизводства и электронного документооборота

Занимается внедрением и сопровождением систем электронного документооборота (СЭД), разработкой номенклатур дел, графиков сроков хранения, а также вопросами применения усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) в муниципальном управлении.

Сектор архивного хранения и учета

Обеспечивает прием документов на хранение, их научную обработку (опись, систематизация), ведение государственных реестров архивных фондов, а также контроль за соблюдением режима хранения (температура, влажность, пожаробезопасность).

Сектор информационно-справочной работы и использования

Работает с потребителями архивной информации: выдает архивные справки о стаже, зарплате, награждениях (для назначения пенсий, льгот), предоставляет копии документов по запросам судов, прокуратуры, следственных органов и граждан.

Группа экспертизы документов

Проводит экспертизу актуальности документов, определяет их ценность и сроки хранения (временное или постоянное), формирует акты отбора к уничтожению или перечислению в архивы постоянного хранения.

Нормативная правовая база

Деятельность отдела строится на иерархии нормативных актов:

1. Федеральный уровень: Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон от № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (в части хранения документов об образовании), Трудовой кодекс РФ (хранение трудовых книжек и личных дел).
2. Региональный уровень: Закон Свердловской области «Об архивном деле в Свердловской области», Постановления Правительства Свердловской области.
3. Муниципальный уровень: Устав города Екатеринбурга, Административный регламент предоставления муниципальных услуг, Положение об Отделе по делам архивов, Номенклатура дел администрации, График сроков хранения документов.

Муниципальные услуги и обращения граждан

Одной из самых востребованных функций отдела является предоставление муниципальных услуг. Основные виды услуг:

• Выдача архивных справок: подтверждающих трудовой стаж, заработную плату за советский период, факты работы на вредных производствах, присвоения званий/наград.
• Выдача копий документов: заверенных копий приказов, распоряжений, личных дел, дел по личному составу.
• Подтверждение фактов: рождения, брака, смерти (если записи ЗАГСа утеряны/повреждены и сведения содержатся в архивах предприятий/учреждений).

Порядок обращения:

1. Личный визит: по адресу расположения отдела (обычно в здании Администрации города или в отдельном здании архива).
2. Через портал Госуслуг (ЕПГУ) / Региональный портал: подача электронного заявления на услугу «Предоставление архивной справки/выписки/копии документа».
3. Почтовое обращение: направление официального запроса с нотариально заверенным согласием на обработку персональных данных (если запрашивает не субъект ПДн).
4. Через МФЦ (Мои Документы): прием документов для передачи в Отдел.

Передача документов в Государственный архив Свердловской области (ГАСО)

Отдел по делам архивов города является ключевым звеном в системе передачи документов на государственное хранение. Процесс включает этапы:

1. Формирование фондов организаций-ликвидаций (передача архивов ликвидированных муниципальных предприятий, учреждений).
2. Проведение экспертизы документов по срокам хранения.
3. Подготовка описей и инвентарей по установленным стандартам (ГОСТ Р 7.0.99-2018 и др.).
4. Согласование акта приема-передачи с ГАСО.
5. Физическая передача дел в хранилища ГАСО (ул. 8 Марта, 10А / ул. Тургенева, 36 в Екатеринбурге).

После передачи в ГАСО документы изымаются из муниципального учета и становятся частью Государственного архивного фонда РФ.

Цифровая трансформация и проект «Электронный архив»

В последние годы Отдел активно внедряет проект «Цифровой архив города»:

• Сканирование уникальных и часто запрашиваемых фондов (личные дела, наряды, приказы 1930-1990-х гг.).
• Создание единой поисковой базы данных (Электронный каталог фондов).
• Интеграция с АИС «Электронный архив» для удаленной выдачи справок через Госуслуги.
• Обеспечение правовой значимости электронных копий документов (в соответствии с ФЗ-63 «Об электронной подписи» и ФЗ-149).

Контактная информация и реквизиты

Адрес: г. Екатеринбург, ул. Вайнера (или адрес Администрации: пл. 1905 года, 1 / ул. Куйбышева, 43 — точный адрес структурного подразделения уточняйте на официальном сайте админeкатеринбурга.ру, так как может меняться при реорганизации).

Официальный сайт: adm-ekb.ru (раздел «Структура администрации» -> «Отдел по делам архивов» или «Управление документационного обеспечения и архивов»).

Телефон справочно-информационной службы / приемной: +7 (343) -77-XX-XX (актуальные номера публикуются на сайте Администрации).

Режим работы приемной (для граждан): обычно Вторник, Четверг 09:00–13:00 и 14:00–17:00 (подтверждайте заранее).

Электронная почта: archive@adm-ekb.ru (или аналогичный адрес, указанный на сайте).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Где хранятся трудовые книжки ликвидированных предприятий?

Ответ: При ликвидации предприятия работодатель обязан передать архив (в т.ч. трудовые книжки, личные карточки Т-2) в Отдел по делам архивов города или непосредственно в ГАСО. Если предприятие ликвидировалось давно, документы скорее всего уже находятся в Государственном архиве Свердловской области (ГАСО). Обращайтесь сразу в Отдел по делам архивов города для выявления места хранения.

Вопрос: Можно ли получить справку о стаже родителя/супруга?

Ответ: Да, но только при наличии нотариально заверенной доверенности или письменного согласия субъекта персональных данных на обработку и передачу информации третьему лицу (согласно 152-ФЗ «О персональных данных»).

Вопрос: Что делать, если в архиве нет записи о моей работе?

Ответ: Отдел выдает официальный ответ об отсутствии сведений (отрицательную справку). С этим документом необходимо обращаться в суд для установления факта трудовой деятельности в порядке гражданского процессуального права (ст. 264 ГПК РФ).

Вопрос: Хранят ли в Отделе архивы ЗАГСа?

Ответ: Нет. Акты гражданского состояния (рождение, брак, смерть, усыновление) хранятся исключительно в органах ЗАГС (Главное управление ЗАГС по Свердловской области) и их архивах. Отдел по делам архивов города хранит документы муниципальных органов управления, предприятий и учреждений.

Отдел по делам архивов города Екатеринбурга играет системообразующую роль в сохранении исторической памяти города и защите прав граждан на социальные гарантии (пенсии, льготы, жилищные права). Современный вектор развития отдела, это переход к беспаперному делопроизводству, создание единого цифрового репозитория и обеспечение максимально удобного дистанционного доступа к архивным услугам через портал «Госуслуги».

Для получения актуальной информации о реквизитах, часах приема и перечне услуг обязательно обращайтесь к официальному сайту Администрации города Екатеринбурга (adm-ekb.ru) или звоните по справочным телефонам перед визитом.

Статья подготовлена на основе общедоступных сведений о деятельности органов местного самоуправления в сфере архивного дела (ФЗ-125, Устав г. Екатеринбурга, отчеты Администрации). Контактные данные и регламенты могут меняться; действующая информация подтверждается на официальных ресурсах.