Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Отдел по делам архивов Администрации города Новый Уренгой является ключевым структурным подразделением‚ обеспечивающим сохранность‚ учет и использование документов‚ составляющих архивный фонд муниципального образования. В статье подробно рассматриваются функции отдела‚ предоставляемые услуги‚ нормативная база‚ контакты и порядок обращения граждан и организаций.

Общие сведения и правовой статус

Деятельность отдела регулируется:

Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Законом Ямало-Ненецкого автономного округа об архивном деле;
Уставом города Нового Уренгоя;
Положением об Отделе по делам архивов‚ утвержденным распоряжением главы администрации города.

Отдел является главным архивным органом местного самоуправления на территории городского округа. Он осуществляет государственную (муниципальную) политику в области архивного дела‚ обеспечивает формирование и сохранность архивных фондов органов местного самоуправления‚ муниципальных учреждений и организаций.

Основные функции и полномочия

В соответствии с типовым положением‚ на Отдел по делам архивов возложены следующие ключевые задачи:

Формирование и учет архивных фондов

Прием на хранение дел от структурных подразделений Администрации‚ муниципальных учреждений (школ‚ детских садов‚ поликлиник‚ ЖКХ и др.) по истечении сроков хранения в ведомственных архивах.
Проведение экспертизы документов на предмет определения сроков хранения и ценности (экспертиза ценности и сроков хранения документов).
Государственная регистрация архивных фондов муниципального уровня.

Обеспечение сохранности документов

Организация хранения в условиях‚ соответствующих санитарно-гигиеническим нормам и пожарной безопасности (температура‚ влажность‚ освещение‚ системы пожаротушения).
Обеспечение физической сохранности: переплет‚ реставрация‚ микрофильмирование‚ оцифровка документов.
Защита архивных документов от несанкционированного доступа‚ утери‚ порчи‚ хищения.

Информационное обслуживание и предоставление архивной справки

Выдача архивных справок‚ выписок‚ заверенных копий документов гражданам и организациям.
Организация доступа к архивным фондам в читальном зале (при наличии).
Формирование информационно-справочного аппарата (описания‚ указатели‚ картотеки‚ электронные базы данных).

Методологическое руководство и контроль

Методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях Администрации и муниципальных учреждениях (делопроизводство‚ номенклатуры дел‚ графики сроков хранения).
Проверка состояния делопроизводства и формирования архивов у ведомств и учреждений.
Обучение ответственных за делопроизводство сотрудников (семинары‚ консультации).

Внедрение информационных технологий

Развитие электронного архива (ЭАРХ)‚ перевод наиболее востребованных фондов в электронный вид.
Интеграция с региональными и федеральными информационными системами (например‚ ГИС «Архивы ЯНАО»‚ Единый портал государственных и муниципальных услуг).

Предоставляемые услуги (Муниципальные услуги)

Отдел оказывает следующие востребованные услуги (бесплатно или за плату в зависимости от вида и сроков выполнения‚ согласно Постановлению Администрации об утверждении реестра муниципальных услуг):

Выдача архивных справок о трудовом стаже‚ заработной плате‚ награждениях (для назначения пенсий‚ льгот‚ судебных разбирательств).
Выдача заверенных копий документов (приказы о приеме/увольнении‚ листы учета рабочего времени‚ личные карточки и др.).
Подтверждение факта работы/обучения в ликвидированных или реорганизованных муниципальных организациях.
Предоставление архивных документов для научных‚ культурно-просветительских целей (по запросам музеев‚ учебных заведений‚ СМИ).
Консультации по вопросам архивного дела‚ делопроизводства‚ сроков хранения документов.

Важно: С 2023–2024 годов активно развивается предоставление услуг в электронном виде через портал Госуслуги (ЕПГУ) и региональный портал «Госуслуги ЯНАО». Рекомендуется подавать заявления онлайн для сокращения сроков рассмотрения.

Порядок обращения и получения услуг

Способы обращения

Через портал Госуслуг (ЕПГУ/РПГУ): Самый быстрый способ. Выбирается услуга «Предоставление архивной справки/копии документа»‚ заполняется заявление‚ прикрепляються сканы документов (паспорт‚ СНИЛС‚ доверенность при представителе).
Лично: В приемной Отдела по делам архивов (адрес см. ниже) в часы приема граждан.
Почтовым отправлением: Заказным письмом с вложенным описанием вложения на адрес Отдела.
Через МФЦ (Мои Документы): В отделениях МФЦ г. Новый Уренгой можно подать заявление и получить готовый результат (услуга «Посредничество»).

Необходимые документы для получения справки

Паспорт гражданина РФ (оригинал при личном обращении / скан при электронном).
СНИЛС (желательно для идентификации в фондах).
Документы‚ подтверждающие смену фамилии (свидетельство о браке/разводе) — если фамилия изменилась после работы/обучения.
Доверенность (нотариальная или простая письменная‚ заверенная организацией) — при обращении представителя.
Заявление установленного образца (заполняется на месте или в ЛК Госуслуг).

Сроки предоставления

Стандартный срок: до 30 календарных дней с даты регистрации обращения (согласно ст. 22 Закона об архивном деле).
В электронном виде / через МФЦ сроки часто сокращаются до 10–15 рабочих дней при наличии данных в электронных базах.
Срочные справки (по основаниям ст. 22 Закона: угроза жизни‚ судебные сроки) — в течение 3 рабочих дней.

Контактная информация и режим работы

Внимание: Контактные данные (телефоны‚ кабинеты‚ email) могут меняться. Актуальную информацию всегда уточняйте на официальном сайте Администрации города Новый Уренгой (www.adm-nur.ru или актуальный домен) в разделе «Структура» -> «Отдел по делам архивов» или через справочную службу Администрации.

Реквизит	Информация (ориентировочная / типичная)
Адрес (юридический/фактический)	г. Новый Уренгой‚ ул. Нефтяников‚ д. 1 (Здание Администрации города) или отдельное здание архива (уточнять!). Часто архив размещается в здании по адресу: ул. ХМФ‚ д. 15 или ул. Ямальская‚ д. 22 (необходимо проверить на сайте).
Телефон справки / приемной	+7 (3494) XX-XX-XX (Уточните по единому справочнику Администрации: +7 (3494) -2-XX-XX)
Email (официальный)	arhiv@adm-nur.ru (или archive@yamal.gov.ru для регионального уровня)
Часы приема граждан	Понедельник – Четверг: 09:00 – 17:00 (перерыв 13:00 – 14:00) Пятница: 09:00 – 15:00 (перерыв 13:00 – 14:00) Суббота‚ Воскресенье: Выходной
Часы работы читального зала	Часто совпадают с приемом‚ но требуют предварительной записи по телефону.
Официальный сайт	www.adm-nur.ru (раздел «Архив» или «Муниципальные услуги»)

Особенности фондов Отдела (Что хранится?)

Архивный фонд Отдела по делам архивов Администрации Новый Уренгой формируется с момента основания города (1973 г.‚ статус города с 1980 г.). Основные массивы документов:

Фонды органов власти: Исполнительный комитет Совета народных депутатов (исторический)‚ Администрация города (современный).
Муниципальные учреждения: Архивы ликвидированных/реорганизованных школ‚ детских садов‚ больниц‚ поликлиник‚ библиотек‚ домов культуры‚ ЖЭК/УК‚ МУП (водоканал‚ теплосети‚ автобазы).
Персональные фонды: Документы почетных граждан города‚ ветеранов труда‚ участников строительства города.
Документы по градостроительству и архитектуре: Проекты генеральных планов‚ акты приема объектов‚ разрешения на строительство (востребованы при капремонте‚ сделках с недвижимостью).
Документы по земельным отношениям: Решения о предоставлении участков‚ акты изъятия (важно для оформления собственности на землю).

Цифровизация и проект «Цифровой архив»

В рамках нацпроекта «Цифровая экономика» и регионального проекта «Информационная инфраструктура» Отдел активно занимается:

Сканированием фондов «Личные дела работников» (формы № Т-2‚ личные карточки) для ускорения выдачи пенсионных справок.
Созданием единой электронной базы данных «Архив ЯНАО» с поиском по ФИО.
Внедрением электронного документооборота (ЭДО) в Администрации для формирования «рожденных цифровых» архивных фондов (подписание ЭП‚ хранение в ЭАРХ).
Публикацией указателей и путеводителей по фондам на официальном сайте (в открытом доступе).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Где искать справку о зарплате за 1990-е годы‚ если предприятие ликвидировано?

Ответ: Документы ликвидированных муниципальных предприятий (МУП‚ Учреждения) обязательно сдаются в Отдел по делам архивов Администрации города. Обращайтесь именно туда. Если предприятие было ведомственным (например‚ «Газпром dobycha Urengoy» — бывшее Уренгойгазпром)‚ архивы находятся в корпоративном архиве ПАО «Газпром» или его филиалах‚ в муниципальный архив они не поступали.

Вопрос: Можно ли получить справку за другого человека (родителя‚ супруга)?

Ответ: Да‚ но только при наличии нотариальной доверенности или доверенности‚ заверенной организацией‚ где работает представитель. Также требуется копия паспорта доверенного лица и оригинал паспорта представителя. Близкие родственники могут получить сведения о умершем родственнике при предъявлении свидетельства о смерти и документа‚ подтверждающего родство.

Вопрос: Сколько стоит архивная справка?

Ответ: Для пенсионеров‚ ветеранов‚ инвалидов‚ участников ВОВ‚ лиц‚ пострадавших от ЧАЭС‚ а также для судов и правоохранительных органов — бесплатно. Для остальных категорий граждан плата взимается в соответствии с Постановлением Администрации города об утверждении реестра платных муниципальных услуг (обычно символическая сумма за поиск и оформление‚ уточняйте тарифы на сайте).

Вопрос: Что делать‚ если в архиве нет моего личного дела (утеряно/не сдано)?

Ответ: Архив выдает официальный отказ (справку об отсутствии документов). С этим отказом и пакетом подтверждающих документов (трудовая книжка‚ свидетельства коллег‚ зарплаты‚ квитанции профсоюза‚ фото на рабочем месте) нужно обращаться в суд по месту жительства для установления факта трудовой деятельности (ст. 264 ГПК РФ). Решение суда вступает в законную силу — основание для Пенсионного фонда (СФР) для начисления стажа.

Полезные ссылки и ресурсы

Официальный сайт Администрации г. Новый Уренгой: Раздел «Муниципальные услуги» -> «Образование‚ культура‚ спорт‚ архивы» -> «Архивные услуги».
Портал Госуслуг ЯНАО: gosuslugi.yanao;ru (раздел «Культура и архивы»).
Единый портал Госуслуг (Федеральный): gosuslugi.ru -> Каталог услуг -> «Архивы» -> «Получение архивной справки».
Государственный архив ЯНАО (г. Салехард): Хранит фонды областного/окружного значения‚ партиархивы‚ фонды крупных предприятий округа.
Сайт Росархива: rosarchiv.gov.ru (нормативная база‚ реестры архивов‚ Путеводитель по архивам РФ).

Отдел по делам архивов Администрации города Новый Уренгой выполняет миссию по сохранению документальной памяти города и защите прав граждан на социальные гарантии (пенсии‚ льготы‚ жилье). Современный вектор развития — переход на «безбумажные» технологии‚ предоставление услуг в проактивном режиме и через единые цифровые платформы.

Рекомендация: Не откладывайте оформление архивных справок на последнюю минуту (например‚ за месяц до выхода на пенсию). Используйте электронные сервисы Госуслуг для предварительного заказа — это сэкономит ваше время и исключит необходимость многократных визитов в учреждение.

Данная статья носит информационный характер. Реquisites (адреса‚ телефоны‚ email‚ тарифы‚ сроки) могут изменяться. Обязательно сверяйте актуальные данные на официальном сайте Администрации города Новый Уренгой или по телефону справочной службы перед визитом или отправкой запроса.