Архивные учреждения играют ключевую роль в сохранении исторической памяти региона и обеспечении правовых гарантий граждан. Отдел по делам архивов администрации города Новый Уренгой является основным органом управления архивным делом на муниципальном уровне, отвечающим за формирование, хранение, учет и использование документов архивного фонда города.

Общие сведения и статус

Отдел по делам архивов (часто обозначаемый как Управление архивами или Архив администрации) является структурным подразделением администрации города Новый Уренгой Ямало-Ненецкого автономного округа. Его деятельность регулируется:

• Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Законом ЯНАО от № 113-ЗАО «Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе»;
• Положением об Отделе по делам архивов, утвержденным администрацией города.

Главная миссия отдела: обеспечение сохранности документов, составляющих архивный фонд города, и предоставление доступа к ним государственным органам, организациям и гражданам.

Основные функции и полномочия

Деятельность отдела охватывает полный цикл работы с документами — от момента их образования до бессрочного хранения или утилизации.

Формирование и прием архивных фондов

• Прием на хранение дел от органов местного самоуправления, муниципальных учреждений и организаций по истечении сроков хранения в ведомственных архивах (обычно 10 лет).
• Прием архивов ликвидированных или реорганизованных муниципальных организаций.
• Формирование фондов личного происхождения (документы выдающихся жителей города, ветеранов труда и войны, семейные архивы).
• Экспертиза документооборота организаций города для определения сроков хранения и составления актов отбора/уничтожения.

Обеспечение сохранности и учета

• Создание необходимых условий для хранения (температура, влажность, пожаробезопасность, антибиологическая защита).
• Научно-техническая обработка фондов: систематизация, описание, оформление описей и путеводителей.
• Ведение государственной учета документов архивного фонда (формирование описей, карточек фондов, ввод данных в автоматизированные информационные системы).
• Реставрация и консервация поврежденных документов.

Информационное обслуживание и доступ

• Выдача архивных справок, выписок и заверенных копий документов гражданам и организациям.
• Организация работы читального зала для работы с оригиналами документов.
• Обеспечение удаленного доступа к информационным ресурсам (через официальный сайт администрации, портал «Госуслуги», АИС «Архивы ЯНАО»).
• Методическое руководство ведомственными архивами организаций города.

Состав архивного фонда

Фонд отдела по делам архивов города Новый Уренгой уникален и отражает историю становления и развития «газовой столицы» России. Основные массивы документов:

1. Фонды органов власти и управления: решения исполкома горсовета, распоряжения главы администрации, протоколы заседаний депутатов (с 1970-х гг. по настоящее время).
2. Фонды муниципальных предприятий и организаций: архивы МУП «Горгаз», МУП «Водоканал», Управления образования, Управления здравоохранения, ЖЭКов и ТСЖ.
3. Документы по строительству и градостроительству: генеральные планы города, проектная документация жилых массивов, социальных объектов (школ, садов, больниц), акты приема сдачи объектов.
4. Персональные фонды и коллекции: документы почетных граждан города, строителей первых объектов, ветеранов Великой Отечественной войны.
5. Фото-, кино-, фоно- и видеодокументы: уникальные хроники строительства города, празднований Дня нефтяника/газовика, посещений высоких гостей.
6. Документы по земельным отношениям и жилищному фонду: справки о предоставлении земельных участков, домовые книги (для домов, снесенных или переведенных в нежилой фонд).

Обращение за архивной справкой: Пошаговая инструкция

Наиболее частый запрос к архиву — получение справок для подтверждения стажа, зарплаты, места жительства или факта рождения/смерти (ЗАГС-архив ведет отдельно, но архив администрации хранит копии актов до 1920 г. и некоторые вторичные документы).

Способы обращения:

Личный визит (Читальный зал)

• Адрес: г. Новый Уренгой, ул. Нефтяников, д. 15 (Администрация города, корпус архива — уточняйте на сайте, так как адреса корпусов могут меняться).
• Режим работы читального зала: обычно Понедельник–Четверг: 09:00–17:00 (перерыв 13:00–14:00), Пятница: 09:00–16:00. Суббота, Воскресенье — выходные. Обязательно уточняйте актуальное расписание по телефону перед визитом.
• Необходимые документы: Паспорт РФ. Если действуете по доверенности — нотариальная доверенность с правом получения архивных справок.

Через портал «Госуслуги» (Рекомендуемый способ)

1. Зарегистрируйтесь/войдите на gosuslugi.ru.
2. Найдите услугу: «Предоставление архивной справки (выписки) из документов архивных фондов» (раздел: Документы и данные → Архивные справки).
3. Выберите исполнителя: «Администрация города Новый Уренгой» / «Отдел по делам архивов».
4. Заполните заявку: укажите цель обращения (пенсия, суд, личные нужды), ФИО (включая прежние), дату рождения, период работы/жительства, название организации.
5. Прикрепите сканы паспорта, документов о смене ФИО, трудовой книжки (если есть).
6. Оплатите госпошлину (если предусмотрена законом ЯНАО для данного типа справки; часто для пенсионных целей — бесплатно).
7. Получите готовую справку в личном кабинете (электронно с ЭЦП) или по почте/в МФЦ.

Почтовое обращение

Напишите официальное заявление на имя Начальника отдела по делам архивов. В заявлении укажите: ФИО полностью, дату рождения, адрес регистрации, контактный телефон, цель справки, точный вопрос к архиву (например: «Подтвердить стаж работы в МУП «Горгаз» с 1985 по 1992 г.»). Приложите копии паспорта и документов, подтверждающих право на получение информации. Отправьте заказным письмом с вложением и уведомлением о вручении.

Сроки исполнения:

• По закону — до 30 календарных дней с момента регистрации обращения.
• На практике простые справки готовят за 5–10 рабочих дней.
• Сложные запросы (поиск по неполным данным, запросы в другие архивы) могут занять полный срок.

Контактная информация (Актуальная на 2024–2025 гг.)

Наименование: Отдел по делам архивов Администрации города Новый Уренгой

Юридический адрес: 629300, ЯНАО, г. Новый Уренгой, ул. Нефтяников, д. 15 (Здание администрации)

Телефон справки / приемной: +7 (3494) -3-XX-XX / 22-XX-XX (Номера меняются, актуальные смотрите на сайте adm-urengoy.ru в разделе «Структура» -> «Отдел по делам архивов»)

E-mail архива: archive@adm-urengoy.ru (или arhiv@adm-urengoy.ru)

Официальный сайт администрации: adm-urengoy.ru (Раздел: Структура управления -> Отдел по делам архивов)

Портал архивов ЯНАО: arhiv.yanao.ru (Поиск по фондам, путеводители, электронные заказы)

Важные нюансы и советы

Архив ЗАГС vs Архив Администрации

Не путать! Справки о рождении, браке, смерти, изменении имени выдает Отдел ЗАГС администрации города Новый Уренгой (или МФЦ). Архив администрации хранит административные и организационные документы (приказы о приеме на работу, распоряжения о предоставлении жилья, протоколы совещаний, дела по строительству). Если вам нужна справка о стаже работы до 2003 года (до введения СНИЛС/индивидуального учета в ПФР) — обращайтесь именно в Архив администрации или в архив конкретного предприятия-преемника.

Ликвидированные предприятия

Если ваша организация ликвидирована или реорганизована, архив администрации является правопреемником по хранению кадровых дел (личных карточек, листов учета рабочего времени, личных дел). В заявлении обязательно укажите полное наименование организации на момент вашей работы и текущее (если известно).

Электронные копии и заверение

Справки, полученные через Госуслуги с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) архива, имеют полную юридическую силу и не требуют бумажного оригинала для подачи в СФР (бывший ПФР), суды или банки. При личном получении справка заверяется печатью отдела и подписью начальника/уполномоченного сотрудника.

Платность услуг

Согласно законодательству ЯНАО, выдача архивных справок гражданам для назначения пенсий, пособий, восстановления трудовых прав бесплатна. За коммерческие запросы (исторические справки для туризма, правовые экспертизы для бизнеса, копии проектной документации) взимается плата по утвержденным тарифам.

Методическая работа и взаимодействие

Отдел по делам архивов не только хранит документы, но и курирует документооборот в городе:

• Проводит проверки состояния делопроизводства в муниципальных учреждениях (школы, больницы, дома культуры).
• Утверждает типовые номенклатуры дел и сроки хранения для организаций города.
• Организует обучение ответственных за архивы сотрудников (семинары, консультации).
• Участвует в экспертной комиссии по отбору/уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Цифровая трансформация

В последние годы отдел активно внедряет современные технологии:

• Цифрование фондов: сканирование наиболее востребованных фондов (кадровые дела ликвидированных предприятий, домовые книги, фотохроника) для удаленной выдачи.
• АИС «Архивы ЯНАО»: единая информационная система для учета фондов и приема электронных запросов.
• Электронный архив (ЭДО): перевод документооборота самой администрации на безбумажный формат с автоматической передачей дел в архив по истечении сроков.

---

Резюме

Отдел по делам архивов администрации города Новый Уренгой — это гарант сохранности документальной памяти города и надежный партнер для граждан в защите их социально-правовых интересов. Для получения справки наиболее удобно и быстро использовать портал Госуслуг. При личном визите обязательно захватите паспорт и все подтверждающие документы (трудовую книжку, свидетельства о смене имени, доверенность). Актуальные телефоны и адреса корпусов всегда проверяйте на официальном сайте adm-urengoy.ru в день обращения.

Примечание: Данная статья носит информационный характер. Регламенты, тарифы, контакты и реквизиты могут изменяться. Официальную информацию уточняйте в администрации города или на портале Госуслуг.