Администрация города Ноябрьска – исполнительный орган местного самоуправления, который отвечает за реализацию государственных и муниципальных программ, обеспечение правопорядка, развитие инфраструктуры и сохранение исторической памяти города. Одним из ключевых подразделений администрации является Отдел по делам архивов, который занимается сбором, хранением, систематизацией и предоставлением доступа к архивным документам.

История создания отдела

Отдел по делам архивов был создан в 2005 году в рамках реформы муниципального управления, направленной на повышение прозрачности работы органов власти и сохранение исторического наследия. С момента основания отдел прошёл несколько этапов модернизации:

• 2005 г. – открытие первого архивного помещения в здании администрации.
• 2012 г. – переезд в специализированный архивный комплекс, оснащённый климатическим контролем.
• 2018 г. – запуск проекта цифровой трансформации архивов (сканирование, электронный каталог).
• 2023 г. – внедрение системы электронного документооборота (ЭДО) для взаимодействия с другими муниципальными структурами.

Структура отдела

Отдел по делам архивов состоит из нескольких подразделений, каждое из которых отвечает за определённый набор функций:

1. Отдел приёма и регистрации документов – принимает новые архивные материалы, оформляет их в соответствии с нормативными актами.
2. Отдел систематизации и описания – формирует описательные карточки, классифицирует документы по тематикам и периодам.
3. Отдел хранения и консерсервации – обеспечивает надёжное хранение, контроль микроклимата, профилактику порчи.
4. Отдел цифровизации – сканирует бумажные документы, создаёт электронные копии, ведёт электронный каталог.
5. Отдел обслуживания запросов граждан и организаций – рассматривает обращения, выдаёт копии, организует просмотры в читальном зале.
6. Отдел правового обеспечения – контролирует соблюдение законодательства о государственных архивах, защищает конфиденциальную информацию.

Основные функции отдела

Отдел по делам архивов выполняет широкий спектр задач, которые можно разделить на три группы:

Сохранение исторического наследия

• Сбор и приём архивных материалов от государственных органов, предприятий, общественных организаций.
• Оценка исторической ценности документов и их классификация.
• Консервация бумажных и фотоматериалов, обеспечение условий хранения (температура + 18 °C, относительная влажность + 45‑55 %).

Обеспечение доступа к архивным сведениям

• Создание и поддержка электронного каталога «Архив Ноябрьска», доступного через официальный сайт администрации.
• Обработка запросов граждан, исследователей, журналистов и юридических лиц.
• Организация публичных выставок, тематических дней открытых дверей, образовательных программ для школ.

Поддержка управленческих процессов

• Подготовка архивных справок для органов государственной власти и муниципальных органов.
• Участие в подготовке исторических справок при разработке муниципальных программ и проектов.
• Сотрудничество с Национальным архивом РФ и региональными архивными учреждениями.

Электронный каталог и цифровые услуги

С 2018 года отдел активно развивает цифровую инфраструктуру. На сегодняшний день в электронном каталоге доступно более 150 000 единиц архивных материалов, среди которых:

• Городские акты и решения администрации (с 1991 года).
• Документы периода Советского Союза (1920‑1991 гг.)
• Фотографии, карты, планы развития города.
• Личные дела известных жителей Ноябрьска.

Для получения электронных копий достаточно оформить запрос по электронной почте или воспользоваться онлайн‑формой на сайте https://novcity.ru/archive. После проверки запроса документы могут быть отправлены в формате PDF или TIFF.

Контактная информация

Если вам необходима справка, консультация или вы хотите посетить архив, используйте следующие контакты:

Как оформить запрос в архив

Для получения документов необходимо выполнить несколько простых шагов:

1. Определить нужный документ (указать период, номер дела, тему).
2. Заполнить форму «Заявление о предоставлении архивных материалов» на сайте или написать письмо на электронный адрес.
3. Указать цель использования (исследование, публикация, юридические нужды) – это требуется по закону о доступе к архивным материалам.
4. При необходимости приложить копию удостоверения личности (для получения копий, содержащих персональные данные).
5. Ожидать подтверждения от отдела (обычно в течение 5‑10 рабочих дней).
6. Получить документ в читальном зале, в виде копии или в электронном виде.

Публичные мероприятия и образовательные программы

Отдел по делам архивов регулярно проводит мероприятия, направленные на популяризацию истории Ноябрьска:

• Выставка «Город в фотографиях» – ежегодно в сентябре в здании администрации.
• День открытых дверей – каждый второй четверг месяца, когда любой желающий может посетить архив без предварительной записи.
• Лекции для школ – совместно с историческими обществами, рассказывающие о важнейших событиях города.
• Вебинары «Цифровой архив Ноябрьска» – онлайн‑уроки по работе с электронным каталогом.

Перспективы развития отдела

В ближайшие годы планируется реализовать следующие проекты:

• Полная оцифровка всех бумажных документов до 2028 года.
• Внедрение системы искусственного интеллекта для автоматической классификации и поиска по тексту.
• Создание интерактивного музея «История Ноябрьска в виртуальной реальности».
• Расширение сотрудничества с университетами и научными центрами для проведения совместных исследований.

Отдел по делам архивов администрации города Ноябрьска играет ключевую роль в сохранении исторической памяти, обеспечивая доступ к ценным документам как для государственных органов, так и для простых граждан. Благодаря постоянному развитию цифровых технологий и открытой работе с общественностью, архив становится не только хранилищем прошлого, но и активным инструментом для формирования будущего города.

Если вы хотите узнать больше о работе отдела, задать вопрос или записаться на приём – используйте указанные выше контакты.

Дата публикации: