Отдел по делам архивов администрации Хабаровского района — это структурное подразделение местной администрации, осуществляющее государственные полномочия по управлению архивным делом на территории муниципального образования. Деятельность отдела регулируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», законодательством Хабаровского края и нормативными правовыми актами администрации района.

Основные цели и задачи

Главной целью работы отдела является обеспечение сохранности, комплектности и доступности документов, составляющих Архивный фонд Хабаровского района, а также оказание архивных услуг гражданам и организациям.

Ключевые задачи:

• Управление документооборотом: учет, приемка, хранение и научная обработка архивных документов, поступивших от органов местного самоуправления, учреждений и организаций района.
• Обеспечение прав граждан: выдача архивных справок, выписок и копий документов, подтверждающих стаж, заработную плату, права на жилье, награждения и другие социально-правовые факты.
• Контроль за сохранностью: проведение проверок состояния делопроизводства и архивов в структурных подразделениях администрации и бюджетных учреждениях района.
• Экспертиза документов: определение сроков хранения и составление актов отбора документов на хранение или уничтожение.
• Информатизация: создание электронных баз данных, оцифровка фондов и внедрение электронного документооборота.

Структура и компетенции

В структуру отдела, как правило, входят сектора (группы), специализирующиеся на различных направлениях:

1. Сектор приема, учета и хранения документов: обеспечивает физическое сохранение фондов, соблюдение режима температуры и влажности, противопожарную безопасность.
2. Сектор научной обработки и справочно-информационной работы: занимается описью дел, составлением путеводителей, реестров и обзорных материалов.
3. Сектор использования документов и работы с обращениями граждан: принимает запросы, готовит архивные справки, консультирует пользователей.
4. Сектор контроля за делопроизводством: методическое руководство архивами ведомств и учреждений района.

Виды предоставляемых архивных услуг

Отдел оказывает как государственные (бесплатные) услуги в установленных законом случаях, так и платные архивные услуги по тарифам, утвержденным администрацией района.

Социально-правовые справки (бесплатно для категорий граждан):

• Подтверждение трудового стажа и заработной платы (для назначения пенсий).
• Справки о награждении орденами и медалями СССР/РФ.
• Документы, подтверждающие право на жилье, репрессированных лиц, участников ВОВ и приравненных к ним лиц.
• Справки из актов гражданского состояния (ЗАГС), если срок хранения в ЗАГСе истек (старше 100 лет).

Платные услуги (примерный перечень):

• Поиск информации по генеалогическим запросам (история рода).
• Изготовление копий документов (ксерокопии, сканы, фотоснимки).
• Выдача справок по запросам коммерческих организаций и нотариусов.
• Научные и производственные запросы.

Порядок обращения в Отдел

Личный прием граждан

Прием посетителей осуществляется по адресу нахождения администрации Хабаровского района (г. Хабаровск, ул. Муравьев-Амурский, д. 19 или актуальный адрес архива-хранилища). Важно уточнять график приема на официальном сайте администрации или по телефону, так как дни приема могут меняться.

Электронное обращение

• Через портал Госуслуги (ЕПГУ) — раздел «Архивные услуги».
• Через официальный сайт администрации Хабаровского района (раздел «Обращения граждан» или «Архивное дело»).
• По электронной почте отдела (адрес указывается на сайте).

Почтовое обращение

Запрос направляется заказным письмом с вложенным описом вложения на юридический адрес администрации с пометкой «Отдел по делам архивов».

Необходимые документы для получения справки

Для оформления запроса необходимо предъявить:

• Паспорт гражданина РФ (или документ, его заменяющий).
• Документы, подтверждающие родственные связи (если запрос от имени родственника) — свидетельства о рождении/браке, решение суда и т.д.
• Доверенность (нотариально заверенная или простая письменная, заверенная в установленном порядке), если запрос подает представитель.
• Документы, являющиеся основанием для выдачи справки (трудовая книжка, военный билет, свидетельство о пенсии и др.).

Сроки исполнения запросов

Согласно законодательству, срок рассмотрения письменного обращения (запроса) составляет 30 календарных дней со дня регистрации. В сложных случаях срок может быть продлен руководителем администрации до 30 дней с уведомлением заявителя. По запросам из органов власти, судов, прокуратуры сроки устанавливаются законодательством (часто 10–15 дней).

Архивные фонды: что хранится в Отделе

Фонды Отдела по делам архивов формируются за счет документов:

• Администрации Хабаровского района и ее правопреемников.
• Райисполкома, Райсовета народных депутатов (советского периода).
• Ликвидированных и реорганизованных предприятий, учреждений, организаций районного подчинения (колхозы, совхозы, школы, больницы, ЖЭКи и др.).
• Личных фондов выдающихся жителей района, ветеранов труда и войны.

Хронологические границы: документы могут датироваться 1920–1930 гг. (период формирования района) по настоящее время.

Контроль за делопроизводством в районе

Отдел осуществляет методическое руководство архивами и делопроизводством всех структурных подразделений администрации, а также муниципальных бюджетных учреждений (школ, больниц, домов культуры, библиотек). Это включает в себя:

• Утверждение номенклатур дел и сроков хранения.
• Проведение экспертизы ценности документов.
• Организацию передачи дел в архив хранения по истечении сроков хранения в ведомствах.
• Обучение ответственных за архивы лиц (семинары, консультации).

Цифровизация и электронный архив

В последние годы Отдел активно внедряет технологии электронного документооборота (ЭДО) и создает электронный архив. Основные направления:

• Оцифровка наиболее востребованных фондов (фонды ЗАГСов, личные дела работников, наградные листы).
• Внедрение системы электронного архива для обеспечения быстрого поиска и выдачи копий документов в электронном виде.
• Интеграция с региональными и федеральными информационными системами (ЕАИС, ГИС «Архивы»).

Контактная информация (справочно)

Адрес: г. Хабаровск, ул. Муравьев-Амурский, д. 19 (Администрация Хабаровского района). Архив-хранилище может находиться по отдельному адресу, уточняйте при звонке.

Телефон справочно-информационной работы / приема граждан: +7 (4212) XX-XX-XX (актуальные номера публикуются на сайте admhbr.ru в разделе «Структура администрации» -> «Отдел по делам архивов»).

Режим работы: Обычно Понедельник–Пятница (с перерывом на обед), дни приема граждан — 2–3 дня в неделю. Выходные: Суббота, Воскресенье.

Отдел по делам архивов администрации Хабаровского района играет ключевую роль в сохранении исторической памяти территории и защите прав граждан. Современная деятельность отдела трансформируется: от исключительно бумажного хранения — к созданию цифровых копий, удаленному доступу и интеграции в единые государственные информационные системы. Гражданам рекомендуется заранее готовить пакет документов и, по возможности, использовать электронные сервисы (Госуслуги) для сокращения времени ожидания готовой архивной справки.

Данная статья носит информационный характер. Для получения актуальных реквизитов, тарифов на платные услуги и графика приема обращайтесь на официальный сайт администрации Хабаровского района или по телефонам отдела.