Отдел по личному составу (ОЛС) — это структурное подразделение архивного учреждения, обеспечивающее кадровое сопровождение деятельности организации. В системе архивного дела, где ключевым ресурсом являются высококвалифицированные специалисты (архивисты, реставраторы, цифровизаторы, исследователи), грамотное управление человеческим капиталом приобретает стратегическое значение.

Правовая основа деятельности

Работа отдела по личному составу в архиве строится на основе:

• Трудового кодекса РФ (основной документ, регулирующий трудовые отношения);
• Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (статьи, касающиеся кадров архивных органов и учреждений);
• Федерального закона № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» (если архив является госучреждением);
• Типового положения об архиве и Устава конкретного учреждения;
• Локальных нормативных актов (Положение об ОЛС, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о зарплате, бонусах и т.д.).

Основные функции отдела

Деятельность ОЛС в архиве можно разделить на несколько ключевых блоков:

Кадровое планирование и рекрутмент

• Разработка штатного расписания с учетом специфики архивных процессов (фондовые работы, описи, цифровизация, хранение, реставрация);
• Анализ потребности в специалистах редких профилей (архивисты-описчики, палеографы, специалисты по электронным архивам, консерваторы);
• Организация подбора персонала: размещение вакансий, проведение собеседований, тестирование профессиональной пригодности (знание архивного дела, нормативной базы, работы с АИС «Архив»);
• Оформление приема на работу (трудовые договоры, приказы, личные карточки Т-2, учет трудовой книжки/СТР).

Кадровое делопроизводство и документационное обеспечение

Это зона особой ответственности, так как архив, это организация, создающая эталонные образцы делопроизводства.

• Ведение личных дел сотрудников (формирование, хранение, учет доступа);
• Оформление кадровых приказов (переводы, отпуска, поощрения, взыскания, увольнения, присвоение квалификационных разрядов/категорий);
• Ведение трудовых книг (или взаимодействие с Пенсионным фондом РФ при переходе на СТР);
• Формирование и передача в архив учреждения кадровых документов по истечении сроков хранения (внутренний архив ОЛС);
• Подготовка отчетности: ПФР/СФР, Росстат, ведомственная отчетность.

Организация труда и оплаты

• Расчет заработной платы с учетом вредности/опасности (для реставраторов, работающих с растворителями, или сотрудников складов с микроклиматом);
• Применение тарифной сетки, ЕТКС (Единый тарифно-квалификационный справочник работ рабочих профессий) и ЕКС (Единая квалификационная характеристика должностей служащих) для архивных специальностей;
• Учет рабочего времени (графики сменности на складах, суммированный учет, сверхурочные, ночные часы);
• Оформление отпусков (основных, дополнительных за вредность, за нерегулярный рабочий день, учебных).

Профессиональное развитие и обучение

Архивное дело динамично развивается (цифровизация, внедрение ИИ, новые стандарты описания, ISAD(G), RiC-CM). ОЛС обеспечивает:

• Планирование повышения квалификации (не реже 1 раза в 3–5 лет по профилю);
• Организацию стажировок и обмену опытом с ведущими архивами (РГАДА, ГАРФ, РГИА, региональные госархивы);
• Поддержку получения вторых высших образований (архивоведение, документоуправление, информационная безопасность);
• Внутреннее обучение: инструктажи по охране труда, технике безопасности, информационной безопасности, работе с ГИС «Архивы».

Социально-психологическая работа и мотивация

• Разработка системы мотивации (премиальные, благодарственные грамоты, ведомственные знаки — «За вклад в архивное дело», «Ветеран архивного дела»);
• Работа с молодежью: менторство, программа «Юные архивисты», адаптация новичков;
• Организация досуга, корпоративных мероприятий, профсоюзной работы;
• Психологическая поддержка (важно при работе с травмирующими документами, например, фондами репрессированных, военными архивами).

Специфика управления персоналом в архиве

Уникальные профессиональные группы

В штате архива сосуществуют разные категории работников, требующие индивидуального подхода:

Работа с конфиденциальной информацией и допусками

Архивы часто хранят документы, содержащие государственную тайну, персональные данные, коммерческую тайну. ОЛС взаимодействует со службой безопасности (ФСО/ФСБ) по вопросам:

• Оформления допусков к гостайне (формат 1, 2, 3);
• Проверки благонадежности при приеме на работу;
• Контроля соблюдения режима секретности сотрудниками (подписка о неразглашении, инструктажи);
• Увольнения по статье «несоответствие занимаемой должности» при потере допуска.

Внутренний архив ОЛС как модель

Кадровый архив (архив личных дел) внутри учреждения должен быть эталоном:

1. Идеальное описание дел (нуменклатура, описи, картотеки);
2. Обеспечение условий хранения (температура, влажность, пожарная безопасность);
3. Быстрый поиск и выдача справок, выписок, копий для сотрудников и Пенсионного фонда;
4. Цифровизация личных дел для удаленного доступа (в рамках ЭДО).

Современные вызовы и тренды

Цифровая трансформация HR-процессов

• Внедрение HR-систем (1С:ЗУП, SAP, Bitrix24, локальные разработки) для автоматизации расчетов, кадрового делопроизводства и самообслуживания сотрудников (ESS-порталы);
• Переход на электронные трудовые договоры и СТР (страховые трудовые реестры);
• Использование ЭДО (электронного документооборота) для согласования приказов и заявок на обучение.

Кадровый голод и старение кадров

В отрасли наблюдается дефицит молодежи. Стратегии ОЛС:

• Таргетное обучение в вузах (РГСУ, РАНХиГС, МГУ, УрФУ, НГУ — кафедры архивоведения);
• Программы «Наставничество» (передача неявных знаний от ветеранов к новичкам);
• Привлечение пенсионеров на неполный день/дистанционно для работы с описаниями и ретриконверсией данных.

Новые компетенции (Future Skills)

Современный архивист, это не только историк. ОЛС должен нанимать и развивать компетенции в области:

• Data Science / Data Curation (курирование данных);
• XML/TEI, EAD, METS, PREMIS (стандарты разметки и сохранения);
• Информационная безопасность и кибергигиена;
• Проектное управление (Agile/Waterfall) для грантовых проектов цифровизации.

Ключевые показатели эффективности (KPI) отдела по личному составу

Для оценки работы ОЛС в архиве рекомендуется использовать:

• Коэффициент текучести кадров (целевой < 5–7% в год для основного фонда);
• Средний срок закрытия вакансии (критично для редких профилей — реставраторы, палеографы);
• Процент сотрудников, прошедших повышение квалификации в отчетном году (цель — 100% по плану);
• Уровень удовлетворенности сотрудников (по результатам анонимных опросов eNPS);
• Отсутствие замечаний проверяющих органов (прокуратура, Росархив, СФР, ГИТ) по вопросам охраны труда и кадрового делопроизводства;
• Своевременность передачи кадровых документов в архив учреждения (внутренний контроль).

Отдел по личному составу в архиве — это не просто «кадровый учет». Это стратегический партнер руководства, обеспечивающий архив компетентными, мотивированными и лояльными сотрудниками, способными решать задачи по сохранению национальной памяти в эпоху цифровой трансформации. Успех архива в исполнении своих функций — от выдачи справок гражданам до подготовки уникальных фондов для научного оборота — напрямую зависит от качества работы его HR-службы.

Статья подготовлена на основе общего опыта управления персоналом в архивных учреждениях РФ с учетом действующего законодательства на 2026 год.