Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Отдел сохранности документов является сердцем любого архивного учреждения. Именно этот структурный подразделение несет ответственность за главную миссию архива — передачу документального наследия будущим поколениям в неизменном и доступном виде. Работа отдела строится на системном подходе, сочетающем организационные, технические, технологические и правовые меры.

Правовая и нормативная база деятельности

Деятельность отдела сохранности строго регламентируется законодательством. К ключевым документам, определяющим правила работы, относятся:

Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий принципы обеспечения сохранности документов Архивного фонда РФ.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утв. Постановлением Правительства РФ), основной регламент процессов хранения.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартов. Архивное дело. Обеспечение сохранности документов. Основные требования», технический стандарт условий хранения.
СанПиН 2.2.1/2.-03 «Гигиенические требования к условиям хранения архивных документов», санитарные нормы микроклимата.
Локальные нормативные акты архива: Инструкция по охране труда, План аварийно-спасательных работ, График дезинсекции/дератизации.

Ключевые направления работы отдела

В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации в первую очередь включаются:

Предоставление и подготовка помещений для размещения архивных документов.
Обеспечение нормативных условий хранения (микроклимат, освещение, чистота).
Контроль физического состояния документов при поступлении, в процессе хранения и при выдаче.
Профилактика биологических повреждений (грибок, насекомые, грызуны).
Обеспечение пожарной безопасности и физической охраны (противопожарные системы, сигнализация, контроль доступа).

Обеспечение нормативных условий хранения (Микроклимат)

Поддержание оптимального микроклимата — залог замедления естественного старения бумаги и носителей информации. Отдел сохранности осуществляет круглый суточный мониторинг параметров:

Параметр	Нормативное значение (для бумажных документов)	Средства контроля
Температура воздуха	18 ± 2 °C (зимой), 20 ± 2 °C (летом)	Психрометрические термометры, автоматические датчики (СКУД/СМК)
Относительная влажность	50 ± 5% (допуск 45–55%)	Влажностьмеры, точки росы
Проветривание	Регулярное (при благоприятной погоде) или принудительная вентиляция	Вентиляционные установки с фильтрами грубого и тонкой очистки
Освещение	Искусственное: 200–300 лкс (рабочее), 50 лкс (охранное). Естественное — исключено (шторы, бленды)	Люксметры, фотореле
Чистота воздуха	Отсутствие пыли, газов, спор грибка	Влажная уборка, HEPA-фильтры, фумигация (при необходимости)

Важно: Резкие перепады температуры и влажности (более 2–3 °C и 5% в сутки) деструктивны для документов, вызывая деформацию бумаги, отслаивание слоев, коррозию чернил.

Систематизация и размещение: основа рационального хранения

Систематизация документов в архиве организации создает условия, необходимые для рационального размещения документов, а также для проведения учета и поиска документов. Отдел сохранности тесно взаимодействует с отделом учета и описи для:

Определения фондового принципа размещения (документы одного фонда не разделяются).
Расчета поместоемкости стеллажей с учетом перспективы прироста фондов (обычно на 5–10 лет вперед).
Обеспечения проходов и подъездных путей (ширина проходов не менее 1 м, подъездных путей — не менее 1,5 м) для эвакуации и работы механизмов.
Размещения документов в коробках/папках на стеллажах (не на полу!), с соблюдением зазоров от стен (не менее 0,3 м), потолка (не менее 0,5 м) и систем отопления.

Контроль физического состояния и консервация

Обеспечение сохранности документов — это система мероприятий, обеспечивающих сохранность документов, контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, во время их хранения и использования.

Этапы контроля:

Входной контроль (при поступлении): Осмотр каждой единицы хранения на предмет загрязнений, плесени, повреждений скрепок, качества бумаги, наличия водяных знаков. Составление Акта приема-передачи с описанием дефектов.
Периодический контроль (инвентаризация/ревизия): Плановый осмотр фондов (не реже 1 раза в год) для выявления скрытых процессов разрушения (кислотный гидролиз, коррозия чернил, биовредительство).
Контроль при выдаче/возврате: Фиксация состояния документа перед выдачей читателю и при возврате (подпись в выданной форме/электронном журнале).

Виды консервационных работ (выполняются в лаборатории реставрации или на месте):

Профилактические: Сухая чистка пылесосом с HEPA-фильтром, мягкими кистями; удаление металлических скрепок (замена на нилоновые/пластиковые); укладка в безкислотные обертки (парчмент, крафт-бумага, полиэстер).
Лечебные (реставрация): Промывание, деацидификация (щелочение), дюблирование, восстановление потерянных фрагментов, реставрация переплетов.
Массовая консервация: Газификация (оксид этилена, фосфин — только лицензированными организациями) при массовом заражении биовредителями; сушка в вакуумных камерах после затапливааний.

Работа с электронными документами (ЭД)

Современные архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. Отдел сохранности (или специализированный сектор ЦЗХД — центра хранения электронных документов) решает задачи:

Целостность данных: Контроль контрольных сумм (хэш-сумм SHA-256) при приеме, миграции и периодической проверке.
Долгосрочное хранение: Использование открытых форматов (PDF/A, XML, TIFF, WAV/FLAC), миграция на новые носители/форматы каждые 5–7 лет (стратегия эмуляции/миграции).
Информационная безопасность: Защита от несанкционированного доступа (СЗИ), резервное копирование по схеме 3-2-1 (3 копии, 2 типа носителей, 1 удаленная).
Подлинность: Применение усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) и печаток времени.

Антитеррористическая защита, пожарная безопасность и ЧС

Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату, включает:

Пожарная безопасность:

Автоматические системы пожаротушения (газовые — Novec 1230, FK-5-1-12; порошковые; водяные — только для архивов низкой ценности/складов макулатуры). Вода для уникальных фондов недопустима.
Раннее обнаружение (аспирационные детекторы дыма).
Противопожарные двери (класс ЭИ 60 и выше), заграждения вентиляционных каналов.

Физическая охрана и режим доступа:

СКУД (система контроля и управления доступом) с биометрией/картами.
Видеонаблюдение с архивацией записи не менее 30 суток.
Охранная сигнализация (ОПС), подключенная к пульту ЦОХ.
Режим «Чистая зона» — запрет на внос посторонних предметов, еды, напитков, огневооружия.

План аварийного реагирования (ПАР):

Обязательный документ, регламентирующий действия персонала при:

Пожарах и задымлении.
Затоплениях (прорыв труб, наводнения).
Нарушении микроклимата (авария вентиляции/отопления).
Выявлении биовредителей/грибка.
Несанкционированном проникновении/хищении.

В ПАР прописываются: схемы эвакуации документов (приоритетные фонды), контакты МЧС/полиции/реставраторов, комплект аварийного запаса (пленка, коробки, вентиляторы, помпы, СИЗ).

Учет документов до 1917 года и особенности фондов

Учет архивных документов за период до 1917 года ведется в архиве отдельно от учета архивных документов последующего периода с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Отдел сохранности обеспечивает особый режим для пререволюционных фондов:

Раздельное хранение (отдельные стеллажи/помещения).
Повышенные требования к микроклимату (более строгая стабильность).
Обязательное помещение в безкислотную упаковку (коробки, папорты из архивного картона).
Минимизация выдачи в читальный зал (преференциально — цифровые копии/микропленка).

Договорные отношения с владельцами документов

В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации. Если архив хранит документы на правах хранения (не являясь их собственником), Отдел сохранности работает на основании:

Договора о передаче документов на хранение.
Акта приема-передачи с детальным описанием состояния.
Согласованных правил доступа и использования (кто иные ограничения доступа, режим конфиденциальности).

Перспективы развития: профилактика вместо реагирования

Современная стратегия отдела сохранности смещается от реактивной модели (реставрация уже поврежденного) к превентивной консервации (Preventive Conservation):

Цифровое моделирование микроклимата (BIM/Digital Twin): Прогноз зон риска в депо до возникновения проблемы.
Умные сенсоры (IoT): Беспроводные датчики на каждой секции стеллажей, передающие данные в единую SCADA-систему архива.
Безконтактный учет: RFID-метки на единицах хранения для инвентаризации без снятия с полок (исключение механического воздействия).
Экологичные материалы: Переход на стеллажи из нержавейки/порошково-покрашенного профиля без формальдегидов, упаковку из неблеачед целлюлозы (unbleached) с запасом щелочного резерва.

Отдел сохранности документов — это не просто «смотритель складов», а высокотехнологичное подразделение, где сочетаются знания архивистики, химии материаловедения, микробиологии, инженерии зданий и информационной безопасности. Качественная работа отдела гарантирует, что документ, созданный сегодня или веками назад, останется подлинным, цельным и доступным для правовых, научных и культурных нужд общества завтрашнего дня.

Ключевой принцип: «Лучше предотвратить повреждение, чем реставрировать его последствия». Системность, непрерывный мониторинг и профессиональная компетентность сотрудников — три столпа сохранности Архивного фонда.