Отдел статистического учёта, обработки и хранения документов (далее – отдел) является ключевым структурным подразделением Комитета ЗАГС Ивановской области․ Он обеспечивает надёжное хранение актов гражданского состояния (АГС), их статистический учёт, а также предоставляет услуги по проставлению апостиля на официальных документах, выданных в регионе․

Правовое основание деятельности отдела

Деятельность отдела регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 115‑ФЗ «О государственной регистрации актов гражданского состояния»;
• Федеральный закон № 115‑ФЗ «О нотариате» (пункт о проставлении апостиля);
• Международные договоры Российской Федерации, в т․ч․ Гаагская конвенция 1961 г․ о легализации иностранных публичных документов;
• Региональные нормативные акты Ивановской области, определяющие порядок работы органов ЗАГС․

Основные функции отдела

1. Статистический учёт АГС – сбор, обработка и анализ данных о количестве и типах актов (рождения, браки, смерти и др․) в Ивановской области․
2. Хранение оригиналов документов – обеспечение надёжного архивного хранения актов в соответствии с ГОСТ 7․0‑2003․
3. Проставление апостиля – легализация актов для использования за границей в случаях, предусмотренных международными договорами․
4. Выдача выписок и справок – подготовка официальных копий и заверенных выписок из реестра актов․
5. Взаимодействие с Федеральной службой государственной статистики (Росстат) – передача статистических данных для формирования региональных и общероссийских отчётов․
6. Контроль за соблюдением сроков хранения – соблюдение нормативных сроков (от 50 до 100 лет в зависимости от типа документа)․

Структура отдела

Отдел состоит из нескольких подразделений, каждое из которых отвечает за определённый блок работы:

• Отдел учёта и анализа статистики – собирает данные, формирует отчёты, готовит аналитические материалы․
• Отдел архивного хранения – обеспечивает физическое и электронное хранение актов, контролирует их состояние․
• Отдел легализации (апостиль) – проверяет документы, оформляет апостиль, взаимодействует с Министерством юстиции РФ․
• Отдел клиентского обслуживания – принимает заявки граждан, консультирует по вопросам получения выписок и апостиля․

Где находится отдел?

Адрес: ул․ Суворова, 44, г․ Иваново, Ивановская область, 153002

Телефон: +7 (4932) -5‑33‑44

Электронная почта: statdoc@zags-ivanovo․ru

Часы работы (приём граждан): Пн‑Пт — 08:30‑17:00 (перерыв 12:30‑13:30)․ Выходные: суббота, воскресенье, официальные праздники․

Как оформить апостиль в отделе?

Пошаговая инструкция

1. Подготовка документа – оригинал акта (свидетельство о рождении, браке, смерти и др․) и, при необходимости, его нотариальную копию․
2. Заполнение заявки – форму «Заявление о проставлении апостиля», доступную на сайте ЗАГС или в отделе․
3. Оплата государственной пошлины – 1 200 руб․ (можно оплатить через банковскую карту, онлайн‑банк или наличными в кассе)․
4. Подача документов – лично в отдел или через уполномоченного представителя (при наличии доверенности)․
5. Проверка и проставление апостиля – отдел проверяет подлинность и соответствие требованиям, после чего Министерство юстиции РФ ставит апостиль․
6. Получение готового документа – в течение 3‑5 рабочих дней (при ускоренной процедуре – 1‑2 дня)․

Требования к документам

• Документ должен быть оригиналом, выданным компетентным органом ЗАГС Ивановской области․
• Если документ был переведён, перевод должен быть заверен нотариусом․
• Для иностранных стран, не являющихся участниками Гаагской конвенции, может потребоваться консульская легализация – уточняйте в консульстве․

Архивные фонды отдела

В архиве отдела хранятся более 1,2 млн актов, сформированных в период с 1918 г․ по настоящее время․ Основные фонды:

• Фонд актов о рождении (1918‑2025);
• Фонд актов о браке (1918‑2025);
• Фонд актов о смерти (1918‑2025);
• Фонд судебных решений, связанных с изменением записей в реестре․

Все фонды оцифрованы в системе «Электронный архив ЗАГС», что позволяет получать выписки в электронном виде через портал Госуслуг․

Взаимодействие с другими регионами и органами

Отдел тесно сотрудничает с:

• Территориальным органом Федеральной службы государственной статистики (Росстат) по Ивановской области – совместный сбор и передача статистических данных․
• Отделом учёта и хранения документов ЗАГС Кировской области (архив Киров) – обмен опытом в области цифровизации архивов․
• Филиалами Комитета ЗАГС в других городах Ивановской области (Иваново, Кохма, Шуя) – единый регистр актов․
• Министерством юстиции РФ – оформление апостиля и контроль за соблюдением международных соглашений․

Как получить выписку из реестра АГС

1. Заполнить онлайн‑заявку на портале Госуслуги или обратиться в Отдел клиентского обслуживания․
2. Указать тип выписки (полная, краткая, копия) и цель использования․
3. Оплатить государственную пошлину (от 300 руб․ за краткую выписку до 1 200 руб․ за полную)․
4. Получить документ в электронном виде (PDF) либо в бумажном виде в отделе․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько времени хранится оригинал акта о рождении?

Согласно нормативам, оригиналы актов о рождении хранятся 50 лет после даты регистрации․ После этого срок может быть продлён по заявлению гражданина․

Можно ли получить апостиль дистанционно?

Да․ При наличии нотариально заверенной доверенности и сканов оригиналов, документы могут быть отправлены курьерской службой в отдел․ После проставления апостиля оригиналы возвращаются тем же способом․

Какие документы нужны для получения выписки о браке?

Для получения выписки о браке необходимы:

• Паспорт заявителя;
• Свидетельство о браке (если требуется подтверждение);
• Заявление (можно заполнить онлайн)․

Как узнать, есть ли запись о смерти в реестре?

Для проверки необходимо подать запрос в отдел «Учет и анализ статистики» с указанием ФИО, даты и места рождения․ Ответ предоставляется в течение 5 рабочих дней․

Перспективы развития отдела

В ближайшие годы планируется:

• Полная цифровизация архивных фондов и внедрение блокчейн‑технологий для повышения достоверности записей․
• Расширение спектра услуг онлайн (получение апостиля через портал Госуслуг)․
• Участие в региональных проектах по повышению качества статистических данных (совместные исследования с Росстатом)․
• Обучение персонала методикам работы с большими данными и аналитикой․

Отдел статистического учёта, обработки и хранения документов Комитета ЗАГС Ивановской области – это надёжный партнёр граждан и организаций, обеспечивающий:

• Точность и достоверность статистики АГС;
• Надёжное хранение оригинальных актов;
• Легализацию документов для международного использования (апостиль);
• Квалифицированную поддержку граждан в получении выписок и справок․

Обращаясь в отдел, вы получаете профессиональный сервис, соответствующий самым высоким требованиям законодательства РФ и международных стандартов․

Для получения более подробной информации посетите официальный сайт Комитета ЗАГС Ивановской области: zags-ivanovo․ru