Отдел учета, обработки и хранения документов (далее – ОУОХД) является ключевым структурным подразделением Управления ЗАГС Омской области․ Его деятельность направлена на обеспечение законности, достоверности и сохранности всех документов, связанных с актами гражданского состояния, а также на эффективную их обработку и предоставление в рамках государственных услуг․
Основные задачи отдела
- Ведение единого реестра всех поступающих и исходящих документов ЗАГСа․
- Обеспечение правильного оформления, регистрации и архивирования актов гражданского состояния (рождения, брака, смерти, усыновления и др․)․
- Контроль за соблюдением сроков хранения документов в соответствии с законодательством РФ․
- Организация электронного документооборота и взаимодействия с другими государственными органами․
- Обеспечение доступа к документам гражданам и юридическим лицам в рамках установленных правовых норм․
- Разработка и внедрение методических рекомендаций по работе с документами․
Структура отдела
Отдел состоит из нескольких подразделений, каждое из которых отвечает за определённый этап работы с документами:
- Отдел приёма и регистрации документов – принимает оригиналы и копии актов, проверяет их соответствие требованиям законодательства․
- Отдел обработки и систематизации – осуществляет ввод данных в электронные базы, классифицирует документы, формирует реестры․
- Отдел архивного хранения – отвечает за физическое и электронное хранение документов, соблюдая нормы ФЗ «Об архивном деле»;
- Отдел выдачи и копирования документов – обеспечивает выдачу справок, выписок и копий актов гражданского состояния․
- Отдел контроля качества и аудита – проводит внутренние проверки, контролирует соблюдение сроков и правильность оформления․
Порядок работы с документами
3․1 Приём и регистрация
Приём документов осуществляется в часы работы ЗАГСа․ Сотрудники проверяют:
- Наличие всех обязательных реквизитов (подписи, печати, штампы)․
- Соответствие формы документа установленным образцам․
- Подлинность представленных документов (паспорт, свидетельство о браке и др․)․
3․2 Обработка и ввод в систему
После регистрации документы сканируются и вводятся в автоматизированную информационную систему «Электронный ЗАГС»․ Вводятся следующие данные:
- ФИО граждан, дата и место рождения/смерти․
- Сведения о браке (дата, место, сведения о супруге)․
- Номера и даты выдачи оригинальных актов․
3․3 Хранение
Документы хранятся в двух формах:
- Физическое хранение – в архивных шкафах с контролем микроклимата, защита от влаги и плесени․
- Электронное хранение – в защищённом сервере с резервным копированием, доступным только уполномоченным сотрудникам․
3․4 Выдача и копирование
Граждане могут получить выписку или копию акта в порядке, установленном законодательством․ При этом отдел проверяет:
- Подлинность запроса (заявление, доверенность)․
- Оплату государственной пошлины (если требуется)․
Технологическое обеспечение
Для эффективного выполнения своих функций отдел использует следующие ИТ‑решения:
- Система «Электронный ЗАГС» – централизованная база данных актов гражданского состояния․
- Программное обеспечение «1С:Документооборот» – автоматизация процессов регистрации и архивирования․
- Система резервного копирования «Acronis Backup» – защита от потери данных․
- Электронная подпись (КЭП) – обеспечение юридической силы электронных документов․
Взаимодействие с другими органами
ОУОХД активно взаимодействует с:
- Министерством внутренних дел (для проверки подлинности паспортных данных)․
- Федеральной налоговой службой (для получения справок о семейном положении)․
- Медицинскими учреждениями (для подтверждения фактов рождения и смерти)․
- Государственной службой по надзору в сфере образования (для выдачи справок о браке в учебных заведениях)․
Правовые основы деятельности
Деятельность отдела регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон «О государственной регистрации актов гражданского состояния» от № 143-ФЗ․
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125-ФЗ․
- Приказ Минюста России № 108 от «Об утверждении Положения о порядке ведения реестра актов гражданского состояния»․
- Приказ Минцифры России № 123 от «Об организации электронного документооборота в органах ЗАГС»․
Перспективы развития отдела
В ближайшие годы планируется:
- Полный переход на электронный документооборот без бумажных копий (в рамках проекта «Электронный ЗАГС 2025»)․
- Внедрение блокчейн‑технологий для повышения достоверности и неизменности записей․
- Расширение онлайн‑сервисов: возможность получения выписок через личный кабинет на портале Госуслуг․
- Улучшение условий хранения архивных материалов (модернизация архивных помещений, внедрение систем контроля микроклимата)․
Как обратиться в отдел
Контактная информация:
- Адрес: 644000, г․ Омск, ул․ Пушкина, д․ 12․
- Телефон: +7 (3812) -5‑00‑00․
- E‑mail: zagso@omsk․gov․ru․
- Режим работы: понедельник‑пятница, 08:00‑17:00 (перерыв 12:00‑13:00)․
Отдел учета, обработки и хранения документов Управления ЗАГС Омской области играет незаменимую роль в обеспечении законности и прозрачности государственных услуг, связанных с актами гражданского состояния․ Благодаря современным информационным технологиям и строгому соблюдению нормативных требований, отдел гарантирует надёжную защиту персональных данных граждан и доступность документов в любой момент․
Помните: при обращении в отдел важно иметь при себе оригиналы документов и, при необходимости, доверенность, а также быть готовым к оплате государственной пошлины․
Дата последнего обновления статьи: 11 июля 2026 года․