Зубово-Полянский район, расположенный на юго-западе Республики Мордовия, является важным административным центром региона. Для жителей поселка Зубова Поляна и окружающих населенных пунктов ключевыми учреждениями, обеспечивающими учет актов гражданского состояния и хранение исторической документации, являются Отдел ЗАГС администрации Зубово-Полянского муниципального района и Отдел муниципального архива. В данной статье собрана подробная информация об их местоположении, режиме работы, контактах и процедурах обращения за архивными справками.

Отдел ЗАГС администрации Зубово-Полянского муниципального района

Это основной орган записи актов гражданского состояния (ЗАГС) на территории района. Здесь осуществляется государственная регистрация рождений, заключения и расторжения браков, усыновлений, установления отцовства, смены имени, а также смерти граждан. Кроме того, отдел выдает повторные и вторые свидетельства об актах гражданского состояния, формируемые на основании архивных записей.

Адрес и контакты

• Юридический и фактический адрес: 431110, Республика Мордовия, Зубово-Полянский район, поселок Зубова Поляна, улица Новикова-Прибоя, дом 2.
• Телефоны справки/приемной:
  • +7 (8342) -7-53-87
  • +7 (8342) -7-73-00 (часто указывается как номер отдела архивных материалов/справок)

Режим работы (график приема посетителей)

Перед визитом рекомендуется уточнить актуальный график по телефону, так как он может меняться. Типичный график работы органов ЗАГС в районе:

• Вторник – Суббота: с 08:30 до 17:30
• Перерыв: с 13:00 до 14:00
• Воскресенье, Понедельник: выходные дни

Важно: Для получения многих услуг (особенно архивных справок) настоятельно рекомендуется предварительная запись через портал Госуслуги (gosuslugi.ru) или по телефону.

Основные услуги отдела ЗАГС

1. Государственная регистрация актов гражданского состояния (рождение, брак, смерть, перемены имени и др.).
2. Выдача повторных свидетельств (в случае утери/порчи оригинала).
3. Выдача справок из записей актов гражданского состояния (формы № 25, № 31 и др.).
4. Внесение исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния.
5. Рассмотрение заявлений об установлении факта рождения, смерти, заключения брака (для судебного порядка).

Архив Управления ЗАГС (Отдел архивных материалов)

Непосредственно в структуре Отдела ЗАГС (или в тесном взаимодействии с ним) функционирует архив записей актов гражданского состояния. Именно сюда обращаются за справками о регистрации актов, совершенных в прошлом (обычно старше 100 лет для рождений и браков, 50 лет для смертей — сроки переноса в государственные архивы могут варьироваться, актуальные сроки уточняйте в отделе).

В предоставленных интернет-данных указан отдельный контактный телефон для архивных материалов: +7 (8342) -7-73-00. Часто архивный фонд ЗАГС находится по тому же адресу: ул. Новикова-Прибоя, 2.

Какие документы хранятся в архиве ЗАГС?

• Книги записей актов гражданского состояния (рождение, брак, смерть, перемены имени) за текущие и недавние годы.
• Справочно-поисковые средства (картотеки, указатели) для быстрого поиска записи.
• Дела по внесению исправлений в записи актов гражданского состояния.

Порядок получения архивной справки из ЗАГС

1. Подготовка данных: Соберите максимум информации: ФИО лица, дату и место события (рождения/брака/смерти), ФИО родителей/супругов.
2. Обращение: Лично в отделе ЗАГС (ул. Новикова-Прибоя, 2), через МФЦ «Мои Документы», через портал Госуслуги (услуга «Получение справки из записи акта гражданского состояния») или по почте (с нотариально заверенным заявлением и копией паспорта).
3. Основания: Паспорт заявителя. Если запрашиваете не свои данные, документ, подтверждающий родственные отношения (свидетельство о рождении, браке) или доверенность/уведомление нотариуса/суда.
4. Сроки: Обычно до 30 календарных дней (для сложных поисков), стандартная справка часто выдается быстрее (в день обращения или в течение нескольких дней).
5. Стоимость: Государственная пошлина за выдачу справки (размер устанавливается Налоговым кодексом РФ, оплата производится самостоятельно квитанцией или через Госуслуги со скидкой 30%).

Отдел муниципального архива Администрации Зубово-Полянского района

Отличается от архива ЗАГС. Муниципальный архив хранит документы, образующиеся в деятельности органов местного самоуправления, организаций и учреждений района (администрации, советов депутатов, колхозов, совхозов, школ, больниц и т.д.), а также личные фонды, фото/кино/фоно документы, касающиеся истории района.

Адрес и контакты Муниципального архива

• Адрес: Республика Мордовия, поселок Зубова Поляна, улица Советская, дом 28, 431110.
• Официальная страница на портале Администрации района: zpolyana.gosuslugi.ru/deyatelnost/napravleniya-deyatelnosti/mun-arhiv/

Что можно найти в Муниципальном архиве?

• Документы по истории района (постановления исполкомов, администрации).
• Документы сельских советов, колхозов/совхозов (списки членов, трудовые книжки — если не переданы в Пенсионный фонд/архивы ЗАГС).
• Личные дела сотрудников муниципальных учреждений.
• Историко-краеведческие материалы, фотоснимки, газеты «Зубово-Полянские вести» и др.

Центральный государственный архив Республики Мордовия (ГКАУ ЦГА РМ)

Если записи акта гражданского состояния старше установленных сроков хранения в ЗАГС (обычно 100 лет для рождений/браков, 50 лет для смертей), они передаются в Государственное казенное архивное учреждение «Центральный государственный архив Республики Мордовия».

• Портал «Архивы России» (ГИС УИАД): Позволяет удаленно искать описи и фонды: guides.rusarchives.ru.
• Здесь также хранятся дореволюционные фонды (духовные консистории, уездные управления), фонды советского периода областного/республиканского значения.

Полезные советы для геноалогов и заявителей

Где начать поиск?

1. Свежие события (менее 100/50 лет): Обращайтесь в Отдел ЗАГС по адресу ул. Новикова-Прибоя, 2 (тел. 47-53-87, 47-73-00).
2. Исторические события (старше сроков хранения в ЗАГС): Обращайтесь в ЦГА Республики Мордовия (через портал ГИС УИАД или официальный сайт архива).
3. Социально-бытовые сведения (место работы, проживания, состав семьи, награды, земельные надела): Обращайтесь в Муниципальный архив (ул. Советская, 28) или в ЦГА РМ.

Онлайн-сервисы

• Портал Госуслуг (Госуслуги.РФ): Позволяет заказать справку из ЗАГС электронно (если запись оцифрована и находится в базе Единого государственного реестра актов гражданского состояния — ЕГР ЗАГС). Это самый быстрый способ.
• Сайт Администрации Зубово-Полянского района: zpolyana.gosuslugi.ru — раздел «Деятельность» -> «Направления деятельности» -> «Мун. архив» или «ЗАГС». Там публикуются нормативные акты, планы работы, формы заявлений.
• ГИС УИАД (Единая государственная информационная система удаленного использования архивных документов): Поиск по описям ЦГА РМ и других архивов страны.

Транспортная доступность поселка Зубова Поляна

Поселок является крупным транспортным узлом на юго-западе Мордовии:

• Железнодорожная станция «Зубова Поляна» (Куйбышевская железная дорога, направление Москва — Пенза).
• Автомобильные сообщения: Москва (~450 км), Саранск (~200 км), Рязань (~200 км), Пенза (~180 км).

Краткая справочная таблица контактов

Для решения вопросов, связанных с актовыми записями (получение свидетельства о рождении, браке, смерти предков), первым шагом всегда является обращение в Отдел ЗАГС по адресу: ул. Новикова-Прибоя, 2. Если записи стары и переданы в государственное хранение, поиск продолжается в Центральном государственном архиве Республики Мордовия. Для изучения истории рода в контексте места жительства, работы, землевладения, необходим Муниципальный архив (ул. Советская, 28).

Рекомендация: Перед поездкой обязательно звоните по телефонам +7 (8342) -7-53-87 или +7 (8342) -7-73-00 для подтверждения графика работы, необходимого пакета документов и возможности предварительной записи. Активное использование портала Госуслуги значительно сэкономит время.