Паспорт архива – это нормативный документ‚ который фиксирует основные сведения о архиве‚ его фонде‚ условиях хранения и порядке доступа к документам. Для муниципальных архивов паспорт является обязательным элементом архивного учета и используется как при внутреннем управлении‚ так и при взаимодействии с гражданами и другими организациями.
Законодательная база
Составление и ведение паспорта архива регулируется следующими нормативными актами:
- Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от г.).
- Приказ Росархива № 1344 от г. (регистрация в Минюсте РФ) – утверждает форму Паспорта архива (Приложение 1 к Регламенту).
- Регламент «Паспорт организации‚ хранящей управленческую документацию» (Приложение 4 к Регламенту) – конкретизирует порядок заполнения для муниципальных образований.
- Приложение 29 к пункту 6.3.3 регламента – форма «Паспорт архива организации‚ хранящей управленческую документацию» (в Excel‑формате).
Назначение паспорта муниципального архива
Паспорт служит:
- Официальным описанием архивного фонда и его структуры.
- Средством контроля за соблюдением сроков хранения управленческих документов (10 лет для органов государственной власти‚ 5 лет – для органов местного самоуправления).
- Инструментом информирования граждан и юридических лиц о наличии и условиях доступа к архивным материалам.
- Документом‚ необходимым при проведении проверок со стороны Росархива и органов контроля.
Состав паспорта архива
Паспорт делится на несколько разделов‚ каждый из которых заполняется в соответствии с установленными правилами.
Общие сведения об архиве
| Пункт | Содержание |
|---|---|
| Наименование архива | Полное официальное название муниципального архива. |
| Адрес и контактные данные | Юридический адрес‚ телефон‚ e‑mail‚ ссылка на сайт. |
| Организационно‑правовая форма | Муниципальное учреждение‚ отдел‚ филиал и т.п; |
| Руководитель архива | ФИО‚ должность‚ контактные данные. |
Информация о фонде
- Общее количество единиц хранения (коробок‚ полок‚ шкафов).
- Объём фондов в метрах погонных (м.п.) и в кубических метрах (м³).
- Классификационный код (по системе ОКУД‚ ОКПД и др.).
- Сроки хранения управленческих документов:
- 10 лет – документы органов государственной власти и субъектов РФ.
- 5 лет – документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций.
Техническое обеспечение
В этом разделе указываются:
- Типы хранилищ (папки‚ коробки‚ микрофильмы‚ цифровые носители).
- Условия микроклимата (температура‚ влажность).
- Средства защиты от пожара‚ влаги и кражи.
- Программное обеспечение‚ используемое для учёта (например‚ «ЭРА»‚ «АРХИВ‑ЭКСПО»).
Порядок доступа и использования
Здесь фиксируются правила:
- Кто имеет право доступа (служащие архива‚ сотрудники муниципалитета‚ граждане).
- Процедура подачи запроса (форма заявления‚ копия паспорта заявителя‚ цель обращения).
- Сроки выполнения запроса (обычно 30 дней).
- Платные услуги (если предусмотрены) и порядок их оплаты.
Приложения
К паспорту прилагаются:
- Копия формы «Паспорт архива» (Excel‑шаблон).
- Памятка о порядке заполнения (см. «Памятка о порядке заполнения паспорта архива организации»).
- Образцы заявлений граждан (запрос архивной справки‚ выписки‚ копии).
Порядок заполнения паспорта муниципального архива
Шаг 1. Сбор исходных данных
Перед началом заполнения необходимо собрать:
- Акт инвентаризации архивного фонда.
- Документы о техническом оснащении (планы помещений‚ схемы микроклимата).
- Список ответственных лиц и их контактные данные.
- Нормативные акты‚ регламентирующие сроки хранения документов.
Шаг 2. Заполнение адресной части
В соответствии с инструкцией Архивного управления Кемеровской области (раздел 3.1.1) указываются:
- Полный адрес муниципального архива.
- Код ОКТМО и ОКАТО территории.
- Наименование получателя (если паспорт готовится для передачи в другой архив).
Шаг 3. Ввод данных о фонде
Для каждого подразделения фонда (например‚ «Документы органов исполнительной власти»‚ «Документы муниципального совета») указываются:
- Количественный показатель (единицы хранения‚ метры погонные).
- Сроки хранения согласно пункту 6.3.3 регламента.
- Краткое содержание (тематика‚ период охвата).
Шаг 4. Описание технических условий
Заполняются поля «Температура»‚ «Влажность»‚ «Система пожаротушения»‚ «Контроль доступа». При наличии цифрового архива указываются:
- Тип носителей (HDD‚ SSD‚ LTO‑ленты).
- Программное обеспечение и версии.
- Периодическое резервное копирование.
Шаг 5. Утверждение и подпись
После заполнения всех разделов паспорт подписывается руководителем архива и‚ при необходимости‚ заместителем руководителя. К подписи прилагается печать организации.
Пример заполненного паспорта (условный)
| Общие сведения | |
|---|---|
| Наименование архива | Муниципальный архив г. Твери |
| Адрес | ул. Ленина‚ 12‚ Тверь‚ 170000 |
| Руководитель | Иванов И.И.‚ главный архивариус |
| Информация о фонде | |
| Общее количество единиц хранения | 12 500 коробок |
| Объём фонда | 3 200 м.п. (≈ 1 800 м³) |
| Сроки хранения | 10 лет – документы органов исполнительной власти; 5 лет – документы муниципального совета |
| Техническое обеспечение | |
| Температура | 18 ± 2 °C |
| Влажность | 45 ± 5 % |
| Система пожаротушения | Газовая система FM‑200 |
| Цифровой архив | HDD 12 TB‚ резервное копирование раз в неделю |
| Порядок доступа | |
| Кто имеет право доступа | Сотрудники архива‚ сотрудники администрации‚ граждане (по заявлению) |
| Срок выполнения запроса | до 30 дней с момента получения полного пакета документов |
Как подать запрос в муниципальный архив
Для получения архивной справки‚ выписки или копии необходимо представить:
- Заявление (образец можно скачать с сайта архива).
- Копию паспорта или другого документа‚ удостоверяющего личность.
- Подтверждение цели обращения (например‚ судебное дело‚ научный проект).
Заявление можно подать:
- Лично в архивный отдел.
- По почте (с приложением оригиналов документов).
- Через портал Госуслуги – заполнить электронную форму и загрузить сканы.
Контроль и обновление паспорта
Паспорт архива подлежит пересмотру:
- Раз в 3 года (по требованию Росархива).
- При значительном изменении фонда (переход на цифровой формат‚ расширение помещений).
- После проведения проверок и аудитов.
Обновлённый паспорт фиксируется в журнале изменений и подписывается руководителем.
Паспорт муниципального архива – это ключевой документ‚ который обеспечивает прозрачность работы архива‚ соблюдение нормативных сроков хранения и упрощает взаимодействие с гражданами и другими организациями. Правильное заполнение и своевременное обновление паспорта позволяют избежать административных нарушений‚ повысить эффективность архивного управления и гарантировать сохранность исторически ценных документов.
Дата актуализации: 11 июля 2026 г.