Дата публикации:
Содержание
- Что такое паспорт архива?
- Нормативно‑правовая база
- Структура паспорта архива
- Порядок заполнения
- Пример заполнения
- Кому и когда предоставлять паспорт
- Типичные ошибки и рекомендации
Что такое паспорт архива?
Паспорт архива – это документ централизованного государственного учета, который фиксирует
сведения об объёме, составе и состоянии архивных документов, находящихся в архиве организации‑источнике
комплектования государственного (муниципального) архива. Он является основным элементом
паспорта архивного фонда и используется для формирования единой информационной базы
Национального архивного фонда (НФ).
Паспорт архива заполняется ежегодно (обычно «на 1 января» отчётного года) и подаётся в территориальный
орган Федеральной миграционной службы (ФМС) России или в Федеральное архивное агентство (ФАА) в
соответствии с установленными правилами.
Нормативно‑правовая база
Основные нормативные акты, регламентирующие порядок составления и представления паспорта архива:
- Приказ ФМС России от № 345 – «Методические рекомендации по заполнению паспорта архива в территориальных органах ФМС России».
- Приказ Росархива от № 11 – «Об утверждении Правил централизованного государственного учета документов Национального архивного фонда».
- Приказ МВД России от № 638 – отмена применения некоторых методических рекомендаций (не применяется к текущей форме).
- Регламент государственного учёта документов Архивного фонда РФ (утверждён Федеральным архивным агентством).
- Методические рекомендации региональных архивных управлений (например, Свердловская область, Пермский край, Кемеровская область).
Все перечисленные документы образуют единую систему централизованного государственного учёта и
обязывают организации‑источники предоставлять в архив учетные сведения в форме паспорта архива.
Структура паспорта архива
В зависимости от регионального регламента, паспорт архива может включать следующие разделы:
| Раздел | Содержание |
|---|---|
| Общие сведения | Наименование организации‑источника, ИНН, ОГРН, адрес, контактные данные, ФИО ответственного за архив. |
| Сведения о фондах | Перечень архивных фондов, их условные обозначения, даты создания, срок хранения, степень ценности. |
| Объём и состав документов | Количество единиц хранения, количество листов, объём в метрах (для физических носителей), типы документов (деловые, управленческие, кадровые и т.д.). |
| Состояние документов | Оценка физического состояния (целостность, наличие повреждений), наличие цифровых копий. |
| Изменения за отчётный период | Приём, передача, списание, консервация, перемещение в другие архивы. |
| Подписи и печати | Подпись ответственного лица, печать организации, дата подписания. |
В некоторых регионах к паспорту добавляются карточка фонда и сведения об изменениях в составе и объёме фондов на 01.01.года.
Порядок заполнения паспорта архива
Ниже представлена пошаговая инструкция, основанная на методических рекомендациях ФМС России.
- Подготовительный этап
- Назначить ответственного за ведение учёта (обычно главный архивариус).
- Собрать актуальные реестры документов, карточки фондов и акты приёма‑передачи.
- Убедиться, что все документы прошли экспертизу ценности и отнесены к постоянному хранению.
- Заполнение раздела «Общие сведения»
- Внести полные реквизиты организации‑источника.
- Указать ФИО, должность и контактный телефон лица, ответственного за архив.
- Составление реестра фондов
- Для каждого фонда указать условное обозначение, дату создания, срок хранения, степень ценности.
- При необходимости добавить сведения о подфондах.
- Подсчёт объёма документов
- Определить количество единиц хранения (коробок, папок, микрофильмов и т.п.).
- Подсчитать количество листов и метраж (м³) для физических носителей.
- Указать количество цифровых файлов, если они хранятся в электронном виде.
- Оценка состояния
- Провести визуальный осмотр документов.
- Отметить повреждения, необходимость консервации, наличие плёнок с износом.
- Фиксация изменений за отчётный период
- Записать все приёмы новых документов, их реестр и дату поступления.
- Отразить списание, передача в другие архивы, консервацию.
- Контроль и подпись
- Проверить заполненные данные на соответствие оригиналам.
- Подписать паспорт ответственного лица и поставить печать организации.
- Передача в архивный орган
- Отправить оригинал (или заверенную копию) в территориальный орган ФМС/ФАА в установленные сроки (обычно до 31 марта года, следующего за отчётным).
- Сохранить электронную копию в системе управления документами организации.
Пример заполнения (упрощённый)
| Паспорт архива организации «ООО «ТехноСервис» | |
|---|---|
| Дата составления | |
| Ответственный | Иванов П.С., главный архивариус |
| ИНН / ОГРН | 7701234567 / 1127746001234 |
| Адрес | г. Москва, ул. Ленина, д. 10 |
| Фонды | |
| Фонд № 1 | Управленческая документация (2000‑2025), 1500 листов, 2,3 м³, ценность – высокая |
| Фонд № 2 | Кадровая документация (1995‑2025), 800 листов, 1,1 м³, ценность – средняя |
| Изменения за 2025 год | |
| Приём | + 300 листов (Фонд 1), + 120 листов (Фонд 2) |
| Списание | ‑ 50 листов (Фонд 2) – утрата |
| Консервация | Проведена консервация 200 листов Фонда 1 |
| Подпись | |
| Главный архивариус | ____________________ / Иванов П.С. |
| Печать организации | (поставить печать) |
Данный пример иллюстрирует типовое содержание и порядок расположения информации в паспорте архива.
Кому и когда предоставлять паспорт архива
- Кому: в территориальный орган ФМС России, Федеральное архивное агентство (ФАА) или в муниципальный архив, в зависимости от статуса организации (государственная, муниципальная, частная).
- Когда: ежегодно, в срок, установленный нормативным актом (обычно до 31 марта года, следующего за отчётным).
- В каком виде: оригинал на бумажном носителе + заверенная электронная копия (PDF/A).
При отсутствии своевременного предоставления паспорта могут быть применены административные меры, включая штрафы за нарушение порядка централизованного учёта архивных документов.
Типичные ошибки и рекомендации
- Недостаточная детализация фондов.
Рекомендация: указывать условные обозначения, даты создания и степень ценности для каждого фонда. - Отсутствие сведений об изменениях.
Рекомендация: вести журнал приёма‑передачи и регулярно вносить данные в паспорт. - Ошибки в расчёте объёма (м³, листов).
Рекомендация: использовать стандартизированные методики измерения (ГОСТ 7.32‑2001). - Не подписан ответственный сотрудник.
Рекомендация: фиксировать подпись и печать сразу после завершения заполнения. - Отсутствие электронных копий.
Рекомендация: сохранять PDF/A‑версию в системе электронного документооборота и делать резервные копии.
Паспорт архива – ключевой документ централизованного государственного учёта архивных материалов. Его правильное
составление обеспечивает прозрачность хранения, облегчает контроль со стороны государственных органов и
способствует сохранению культурного и исторического наследия. Следуя нормативным рекомендациям,
используя стандартизированные формы и регулярно обновляя сведения, организации‑источники могут
избежать штрафных санкций и внести свой вклад в формирование единой информационной базы
Национального архивного фонда России.
Помните: своевременное и корректное заполнение паспорта архива – это не только юридическое требование,
но и важный элемент профессионального архивного управления.
Автор статьи: виртуальный помощник ChatGPT, 2026 год.