Паспорт архива — это основной учетный и справочный документ, который характеризует архив как единое целое, отражает его структуру, состав документов, условия хранения и состояние фондов. Для организаций, хранящих документы отраслевого фонда (документы, отнесенные к категории особо ценных или подлежащие обязательному передаче в государственные архивы в установленные сроки), оформление паспорта архива имеет критическое значение для обеспечения сохранности документального наследия и соблюдения законодательства.

Нормативно-правовая основа

Деятельность архивов организаций в Российской Федерации регулируется следующими ключевыми актами:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 12, 13, 18, 22) — определяет обязанности организаций по формированию архивов, учету и хранению документов.
• Приказ Росархива от № 116 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в государственных органах, организациях» — основной регламентирующий документ, устанавливающий правила ведения архива, в т.ч. оформление паспорта архива (п. 68-70).
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Типовых норм расчета площадей архивных помещений…» — для раздела паспорта, касающегося условий хранения.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальная система стандартов. Архивное дело. Паспорт архива. Общие требования к составу и параметрам описания» — устанавливает единые стандарты заполнения реквизитов паспорта.
• Отраслевые стандарты и инструкции (например, для банков, медицинских организаций, оборонных предприятий), утверждаемые профильными министерствами и ведомствами.

---

Назначение и значение паспорта архива

Для архива, хранящего документы отраслевого фонда, паспорт выполняет следующие функции:

1. Учетный: фиксирует факт существования архива, его реквизиты и состав фондов на определенную дату.
2. Контрольный: позволяет вышестоящим органам (Росархив, ведомственные архивы, главные архивные управления субъектов РФ) осуществлять государственный контроль за состоянием делопроизводства и сохранностью документов отраслевого фонда.
3. Информационный: служит основой для планирования архивных работ (формирование описей, оцифровка, реставрация, передача в госархивы).
4. Правовой: подтверждает готовность организации к передаче документов в государственный архив по истечении сроков хранения (ст. 18 Закона № 125-ФЗ).

---

Структура и состав паспорта архива (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Паспорт архива оформляется в виде структурированного документа (обычно в программе «Паспорт архива» или аналогичном ПО, сертифицированном Росархивом) и состоит из следующих разделов:

Общие сведения об организации и архиве

• Полное и сокращенное наименование организации (согласно Уставу/Свидетельству о регистрации).
• ОГРН, ИНН, КПП — идентификационные коды.
• Юридический и фактический адреса (если архив находится в отдельном здании/помещении — указывается его адрес).
• Телефон, email, официальный сайт архива/организации.
• Руководитель организации (ФИО, должность, подпись).
• Руководитель архива / Ответственный за архивное дело (ФИО, должность, контакты, уровень квалификации/аттестация).
• Дата составления паспорта (обычно на 1 января отчетного года).

Характеристика архивного фонда

Это ключевой раздел для архивов с отраслевым фондом. Заполняется в разрезе фондов (если организацию-предшественников несколько) или описаний.

Реквизит (по ГОСТ Р 7.0.97)	Что указывается для отраслевого фонда
Индекс фонда	Присваивается организацией (например, Ф. 1, Ф. 2). Для отраслевого фонда важен преемственный индекс.
Наименование фонда	Полное наименование организации-представителя (создателя документов). Указываются даты существования организации.
Даты документов	Начальная и конечная даты (например, 1995–2020 гг.). Важно: выделять документы с истекшими сроками хранения (подлежащие передаче в госархив).
Объем фонда	В единицах хранения (ед. хр.) и в погонных метрах (п. м.). Раздельно по носителям: бумага, фото, аудио/видео, электронные документы.
Сроки хранения	Указываются категории сроков (временные — до 10 лет, более 10 лет, постоянные). Для отраслевого фонда обязательно выделение документов постоянного хранения.
Наличие описей/указателей	Количество описей, их индексы, даты составления, вид (промежуточные, итоговые, научные). Наличие электронных копий описей.
Состояние документов	Процент документов в хорошем, удовлетворительном, неудовлетворительном состоянии. Наличие документов, требующих реставрации/консервации.
Категория ценности	Критично для отраслевого фонда: отнесение к категории «Особо ценные» (п. 2 ст. 18 Закона № 125-ФЗ) или иные категории.

Условия хранения архивных документов

Раздел заполняется по каждому архивному помещению (хранилищу). Данные сверяются с Приказом Росархива № 236 и СП 11-104-97.

• Площадь помещения (общая, полезная, площадь стеллажей).
• Объемная вместимость (погонные метры стеллажей, заполненность %).
• Тип стеллажей (стационарные, подвижные, компактные; материал — металл, огнеупорность).
• Климатические параметры:
  • Температура (зимой/летом, допуски).
  • Относительная влажность (допуски).
  • Наличие систем климат-контроля (кондиционирование, вентиляция, увлажнение/осушение).
  • Наличие приборов контроля (психрометры, термографы, датчики с выводом на пульт/ПК).
• Пожарная безопасность:
  • Категория помещения по взрывопожарной опасности.
  • Наличие систем пожаротушения (газовые, порошковые, водяные — для архивов предпочтительны газовые/порошковые).
  • Пожарная сигнализация, дымовые заграждения, двери с пределом огнестойкости (ЕИ 60 и выше).
• Охрана и режим доступа:
  • Физическая охрана / Охранно-пожарная сигнализация (ОПС) / ЦОК.
  • Режим доступа (ключи, СКУД, журнал учета посещений).
  • Наличие аварийного выхода.
• Санитарное состояние (отсутствие протечек, грибка, грызунов, пыли).
• Освещение (естественное/искусственное, люминесцентные лампы с УФ-фильтрами или LED).

Архивные работы за отчетный период

• Формирование дел (количество собранных дел).
• Составление описей (количество, объем).
• Экспертиза документов по срокам хранения и ценности (акты экспертизы).
• Оцифровка документов (объем в Гб/Тб, количество кадров, стандарты сканирования).
• Реставрация и консервация (количество единиц, виды работ).
• Передача документов в государственный архив (акты приема-передачи, объем).
• Уничтожение документов с истекшими сроками (акты экспертизы, акты уничтожения).

Использование архивных документов

• Количество выданных документов (внутренним пользователям, гражданам, правовым лицам).
• Количество справок, выписок, копий.
• Работа с удаленными запросами (электронный запрос, портал Госуслуг/ведомственный портал).
• Наличие регламентов предоставления информации.

Кадровое и материально-техническое обеспечение

• Штатное расписание архива (количество ставок архивистов).
• Квалификация сотрудников (наличие аттестационных удостоверений архивистов).
• Оснащение техническими средствами (ПК, сканеры А0/А1/А3, серверы ЭАРХ, ПО для ЭДО/ЭАРХ, средства защиты информации).
• Наличие расходных материалов (архивные коробки, папки, фольга, этикетки).

---

Особенности заполнения для архивов с документами отраслевого фонда

Документы отраслевого фонда — это документы, созданные организациями отраслей народного хозяйства (промышленности, энергетики, транспорта, связи, АПК и др.), которые в соответствии с типовыми перечнями сроков хранения и актами ведомств подлежат обязательной передаче в государственные архивы (федеральные или субъектов РФ) по истечении установленных сроков хранения в организациях-создателях (обычно 10–75 лет в зависимости от вида документов).

Ключевые акценты в паспорте:

1. Четкое разделение фондов по правовому статусу. В паспорте должны быть выделены:
   • Документы, созданные самой организацией (текущий архив).
   • Документы организаций-предшественников (правопреемство).
   • Документы, полученные от ликвидированных/реорганизованных предприятий отрасли (если организация является правопреемником или хранилищем отраслевого фонда).
2. Анализ сроков хранения и категорий ценности. Обязательное наличие сводной таблицы: «Объем документов с истекшими сроками хранения, подлежащих передаче в госархив в отчетном/планируемом году». Это основа для планирования передачи.
3. Отметка об отнесении к «Особо ценным». Если документы отраслевого фонда признаны особо ценными (решение экспертной комиссии организации, утвержденное Росархивом/ведомством), в паспорте ставится соответствующая метка. Это накладывает особые требования к хранению (п. 4 ст. 18 Закона № 125-ФЗ).
4. Готовность к передаче. Раздел «Архивные работы» должен отражать выполнение подготовительных операций к передаче: сверка описей с делами, восстановление утраченных реквизитов, оцифровка (если требуется госархивом), оформление Актов приема-передачи (ф. № 0310001 по ОКУД).
5. Взаимодействие с госархивом-приемщиком. В паспорте рекомендуется указывать: наименование госархива-приемщика, контактное лицо, дату последних консультаций/проверок.

---

Порядок составления, утверждения и хранения паспорта

Этапы процесса:

1. Сбор первичных данных: инвентаризация помещений, замеры микроклимата, анализ описей и актов экспертизы, получение данных от структурных подразделений.
2. Заполнение в АИС «Паспорт архива» (или иной сертифицированной системе): Внесение данных по всем разделам. Проверка на логические ошибки (суммы объемов, соответствие индексов).
3. Подписание: Паспорт подписывается руководителем архива (ответственным за архивное дело) и утверждается руководителем организации (печать ставится по усмотрению орг., но подпись директора обязательна).
4. Сроки составления: Ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным (п. 69 Приказа Росархива № 116).
5. Представление в вышестоящий орган: Копия паспорта (в электронном виде через АИС Росархива / ведомственную систему или на бумажном носителе) направляется в территориальный орган Росархива (Главное архивное управление субъекта РФ) или ведомственный архив — в установленные ими сроки.
6. Хранение: Оригинал паспорта хранится в архиве организации постоянно. Предыдущие годы не уничтожаются, а формируют историю архива.

---

Типичные ошибки и риски

• Неполный охват фондов: отсутствие в паспорте данных о документах, хранящихся в структурных подразделениях (на производстве, в филиалах) до централизации.
• Расхождения в объемах: сумма единиц хранения в разделе «Фонды» не совпадает с суммой в разделе «Хранение» или с отчетами за прошлые годы.
• Игнорирование электронных документов: отсутствие раздельного учета объема электронного архива (ЭАРХ), количества файлов, форматов, контрольных сумм.
• Формальное заполнение климата: указание нормативных значений (18±2°C, 50±5%) без привязки к реальным замерм (журналам учета температуры/влажности).
• Отсутствие плана передачи в госархив: паспорт не отражает реальный объем документов с истекшими сроками, что ведет к нарушению ст. 18 Закона № 125-ФЗ (административная ответственность по КоАП РФ ст. 13.10).
• Неактуальные реквизиты организации: старое наименование, адрес, ФИО директора.

---

Электронный паспорт архива и АИС Росархива

В настоящее время Росархив осуществляет переход к полной электронной отчетности. Паспорт архива формируется в Автоматизированной информационной системе «Национальный архивный фонд» (АИС «НАФ») или в региональных/ведомственных подсистемах, интегрированных с АИС «НАФ».

Преимущества электронного паспорта:

• Автоматический расчет сводных показателей.
• Встроенные контролы логических ошибок (нельзя отправить с ошибками).
• Мгновенная передача данных в вышестоящий орган без бумажного документооборота.
• Формирование отчетных форм (например, Форма № 1-арх «Сведения об архивах») на основе данных паспорта.

Требования к ЭП: Для подписания электронного паспорта руководителем организации используется усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП) на носителе ФСБ (руТокен, eToken и др.).

---

Чек-лист для проверки готовности паспорта к сдаче

1. [ ] Указаны актуальные реквизиты организации и руководителя на дату составления.
2. [ ] Все фонды (в т.ч. отраслевого фонда) учтены с индексами, наименованиями, датами, объемами (ед. хр. и п. м.);
3. [ ] Для каждого фонда указаны сроки хранения и категория ценности (в т.ч. «Особо ценные»).
4. [ ] Есть сводная таблица: «Документы с истекшими сроками хранения к передаче в госархив».
5. [ ] Все архивные помещения описаны: площадь, стеллажи, климат, пожарная безопасность, охрана.
6. [ ] Данные о климате подтверждаются журналами замеров за отчетный год.
7. [ ] Отражены все виды архивных работ (формирование, описание, экспертиза, оцифровка, передача, уничтожение).
8. [ ] Указаны реквизиты актов экспертизы, актов приема-передачи в госархив, актов уничтожения.
9. [ ] Заполнен раздел по электронным документам (объем, форматы, система хранения, ЭЦП/КЭП);
10. [ ] Паспорт подписан руководителем архива и УТВЕРЖДЕН (подписан) руководителем организации.
11. [ ] Электронная версия загружена в АИС «НАФ» / ведомственную систему и прошла валидацию.
12. [ ] Направлено уведомление/копия в ГАУ/ведомственный архив в установленный срок.

---

Паспорт архива организации, хранящей документы отраслевого фонда, — это не просто отчетная форма, а главный управленческий инструмент для обеспечения сохранности уникальных исторических источников. Качественно заполненный паспорт позволяет:

• Своевременно выявлять угрозы сохранности (неблагоприятный микроклимат, переполненность, износ стеллажей).
• Планировать бюджет на реставрацию, оцифровку, закупку оборудования.
• Обеспечивать законную и своевременную передачу документов в государственные архивы, формируя بذلك Национальный архивный фонд РФ.
• Проходить проверки Росархива и прокуратуры без замечаний.

Рекомендация: Ведение паспорта архива должно быть непрерывным процессом (актуализацией данных в АИС в течение года), а не разовой акцией за неделю до дедлайна 1 марта. Только при таком подходе паспорт становится надежным паспортом вашего архива в прямом и переносном смысле.

---

Статья подготовлена на основании действующего на 2026 год законодательства РФ (ФЗ-125, Приказы Росархива № 116, № 236, ГОСТ Р 7.0.97-2016). Перед применением рекомендуется проверить актуальность нормативных актов на официальном сайте Росархива (rosarhiv.gov.ru) и в консультантских системах (КонсультантПлюс, Гарант).