Паспорт архива организации‚ хранящей управленческую документацию — это основной документ централизованного государственного учета Архивного фонда Российской Федерации. Он представляет собой стандартизированную форму‚ содержащую сводные сведения о состоянии фондов‚ составе документов‚ условиях хранения‚ кадровом обеспечении и научно-справочном аппарате. Регулярное и достоверное заполнение паспорта является обязательным требованием для всех организаций‚ образующих архивы управленческой документации.

Нормативная правовая основа

Порядок ведения государственного учета документов Архивного фонда РФ‚ включая составление паспортов архивов‚ регулируется следующими ключевыми актами:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 16‚ 17‚ 21).
• Постановление Правительства РФ от № 1323 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (вместо устаревшего Постановления № 526).
• Приказы Росархива‚ устанавливающие формы паспортов и инструкции по их заполнению (актуальные редакции на 2026 год).
• Региональные нормативные акты (например‚ Регламент государственного учета документов Архивного фонда Пермского края и аналогичные документы других субъектов РФ)‚ уточняющие сроки и порядок представления паспортов в территориальные органы Росархива.

Структура паспорта архива: основные разделы

Паспорт состоит из нескольких разделов (таблиц)‚ каждый из которых отражает определенный аспект архивной деятельности. Ниже приведен подробный разбор ключевых блоков на основе актуальных методических рекомендаций.

Раздел 1. Сведения об организации и архиве

Содержит идентификационные данные: полное и сокращенное наименование организации‚ адрес местонахождения архива‚ контактные телефоны‚ email‚ сведения о руководителе организации и ответственном за архив работнике. Указывается категория архива (ведомственный‚ организационный и т.д.).

Раздел 2. Сведения о документах (Фондовые показатели)

Это самый объемный и ответственный раздел. Он формируется на основе данных архивных описей‚ инвентарных книг и учетных карточек фондов. Критически важно: перед заполнением паспорта необходимо проверить правильность составления вышеназванных учетных документов.

Строки 101–105: Количество единиц хранения (ед. хр.) на бумажной основе

В строке 101 «Всего» указывается суммарное значение строк 102–105.

• Строка 102: Количество ед. хр. управленческой документации. Указывается суммарное количество единиц хранения‚ внесенных в архивные описи‚ инвентарные книги‚ а также неописанных единиц хранения.
• Строки 103–105: Распределение по срокам хранения (постоянный‚ временный свыше 10 лет‚ временный до 10 лет) или по иным категориям в зависимости от утвержденной формы.

Важное исключение: Печатные издания‚ внесенные в инвентарные книги письменных предметов‚ за исключением находящихся в фондах личного происхождения‚ к составу Архивного фонда РФ не относятся и в паспорте не учитываются.

Показатели формирования и сроков хранения

В табличной части раздела 2 отражаются динамические показатели за отчетный год:

1. Крайние даты документов (начальная и конечная) для каждого фонда/описания.
2. Из них внесено в описи‚ утвержденные (согласованные) в установленном порядке.
3. Хранится сверх установленного срока — количество дел‚ срок хранения которых истек‚ но которые не переданы в государственный архив или не уничтожены.
4. Образуется в год (ЕПК управления по делам архивов) — среднее количество документов‚ которые образуется в делопроизводстве организации за каждые последние 5 лет (Единица измерения объема дела, ед. хр.).

Раздел 3. Научно-справочный аппарат (НСА) и состояние документов

Характеризует доступность документов и качество их описания.

• Количество описей (общее число‚ в т.ч. утвержденных).
• Количество указателей и карточек‚ их виды (фамильный‚ предметный‚ хронологический и др.).
• Количество картотек и их карточек‚ виды картотек.
• Состояние сохранности: Количество дел‚ нуждающихся в реставрации‚ в ремонте‚ в переплете. Эти данные критичны для планирования бюджета на сохранение фондов.

Раздел 4. Условия хранения и помещения

Описываются площадь архивных помещений‚ их оснащенность (стеллажи‚ средства пожаротушения‚ климатическая техника)‚ соответствие санитарным нормам и правилам (СНИП‚ ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003). Указывается площадь‚ приходящаяся на 1 ед. хр.

Раздел 5. Кадры (Строки 501–502)

Заполняется аналогично паспортам архивов организаций‚ хранящих научно-техническую документацию.

• Строка 501: Количество штатных работников архивов научно-технической документации (если применимо).
• Строка 502: Количество штатных работников архивов управленческой документации.

Указываются только те сотрудники‚ кто занимает должность архивиста (или старшего архивиста‚ начальника архива) по штатному расписанию. Внешние совместители и работники по ГПХ‚ не входящие в штат‚ в эту строку не включаются.

Раздел 6. Использование документов

Статистика обращений: количество выданных архивных справок‚ выписок‚ копий. Важно учитывать порядок выдачи: архивная справка‚ выписка и копия при личном обращении выдаются под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу — при предъявлении доверенности‚ оформленной в установленном порядке. Учитывается также удаленное использование (через электронные сервисы).

Порядок представления и сроки

Согласно Регламенту государственного учета:

• Паспорт составляется ежегодно на 1 января следующего за отчетным года.
• Срок представления в территориальный орган Росархива (или уполномоченный орган субъекта РФ) — как правило‚ до 1 марта года‚ следующего за отчетным (точные даты уточняются в региональных регламентах).
• Форма представления: электронная (через АИС «Госучет» или личный кабинет на портале Росархива/госуслуг) и/или на бумажном носителе с подписью руководителя и печатью организации. Система автоматически привязывает полученный паспорт к личному кабинету заявителя‚ где он доступен для скачивания в формате PDF.

Особенности учета персональных данных в паспорте

В соответствии со статьей Федерального закона от № 152-ФЗ «О персональных данных»‚ архивные документы‚ содержащие персональные данные‚ подлежат специальному учету. При заполнении паспорта необходимо учитывать:

• Наличие дел с персональными данными в фондах (личные дела‚ кадровые документы).
• Сроки хранения таких документов (часто 75 лет или постоянный).
• Меры защиты информации при хранении и выдаче (доступ только уполномоченным лицам).

Закон о защите персональных данных распространяется на архивные документы с момента их создания и во все сроки хранения до уничтожения или передачи в госархив.

Типичные ошибки при заполнении (Чек-лист для проверки)

1. Расхождение данных: Сумма строк 102–105 не равна строке 101. Данные паспорта не совпадают с данными описей и инвентарных книг.
2. Учет печатных изданий: Включение в паспорт печатных изданий из инвентарных книг письменных предметов (кроме фондов личного происхождения).
3. Игнорирование «сверх срока»: Нулевое значение в строке «Хранится сверх установленного срока» при наличии просроченных дел.
4. Неверный расчет ЕПК: Указание количества дел‚ образуемых за отчетный год‚ вместо среднего значения за 5 лет.
5. Кадровый раздел: Учет работников‚ не числящихся в штатном расписании на должность архивиста.
6. Отсутствие данных о НСА: Пустые строки по указателям и картотекам при их реальном наличии.

Ответственность за нарушение правил ведения учета

Нарушение правил составления и представления паспорта архива влечет за собой административную ответственность в соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ (нарушение законодательства в области архивного дела и делопроизводства). Штрафы налагаются на должностных лиц и юридические лица. Кроме того‚ недостоверные данные в паспорте могут привести к неправильному планированию бюджета на сохранение фондов и проблемам при проверках Росархива или прокуратуры.

Переход на электронные формы и автоматизация

На 2026 год актуальным является заполнение паспорта в электронном виде (формат XML/JSON по схеме Росархива) с последующей загрузкой в АИС «Госучет». Многие организации используют специализированное ПО для архивного учета (1С:Архив‚ АрхМенеджер‚ ЭЛАР и др.)‚ позволяющее формировать паспорт «одной кнопкой» на основе введенных в программу описей и движений дел. Это минимизирует арифметические ошибки и ускорят процесс отчетности.

Резюме

Паспорт архива управления, это не просто формальная отчетность‚ а главный инструмент мониторинга состояния Архивного фонда РФ. Качественное заполнение требует:

• Грамотной организации архивного дела в текущей деятельности (описание дел‚ составление НСА).
• Знания актуальной Инструкции по заполнению формы.
• Сверки данных с первичной учетной документацией (описаниями‚ инв. книгами).
• Соблюдения сроков и формы представления в уполномоченный орган.

Своевременный и достоверный паспорт гарантирует прозрачность архивных фондов‚ их сохранность и доступность для правовых и социальных нужд граждан и организации.