В системе архивного дела Российской Федерации паспорт архива является основным учетным документом, который фиксирует состав, структуру, объем и состояние архивного фонда, находящегося на хранении в конкретной организации. Совокупность этих паспортов, их ведение, хранение и анализ формируют то, что в профессиональной среде называют фондом паспортов архивов (или базой данных паспортов архивов). Данный инструмент является фундаментом для государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ).

Правовая база и нормативное регулирование

Деятельность по формированию и ведению фонда паспортов архивов строго регламентируется федеральным законодательством и нормативными актами Федерального архивного агентства (Росархива).

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 14, 15) — устанавливает обязательность государственного учета документов АФ РФ и составление паспортов архивов.
• Приказ Росархива от № 11 «Инструкция о порядке заполнения паспорта архива» — основной методический документ, регламентирующий форму паспорта, порядок его заполнения, сроки представления и хранения.
• Приказ Росархива от № 61 — уточняет отдельные положения инструкции.
• Постановление Правительства РФ от № 608 — об утверждении Положения о государственном учете документов АФ РФ.
• Региональные нормативные акты (например, «Регламент государственного учета документов Архивного фонда Пермского края» и аналогичные в других субъектах).

Что такое паспорт архива и зачем он нужен

Паспорт архива — это стандартная форма отчетности (учетная карточка), составляемая организацией, осуществляющей временное или постоянное хранение документов, отнесенных к Архивному фонду РФ.

Основные функции паспорта:

1. Учетная: фиксация факта наличия архива, его объема (в единицах хранения и погонных метрах), временных границ документов.
2. Информационная: предоставление сведений о составе фондов, описях, состоянии сохранности, условиях хранения.
3. Управленческая: основа для планирования работ по описанию, реставрации, оцифровке, перекладке, а также для принятия решений о передаче документов в государственные архивы.
4. Контрольная: инструмент контроля со стороны органов управления архивным делом (главных архивных управлений, архивных отделов администраций) за сохранностью документов.

Структура паспорта архива (согласно Приказу № 11)

Паспорт архива представляет собой табличный документ, заполняемый в двух экземплярах. Ключевые разделы включают:

Раздел I. Сведения об организации-хранителе

• Полное и сокращенное наименование организации.
• Юридический и фактический адрес.
• Телефоны, email, веб-сайт.
• Реквизиты свидетельства о регистрации (ОГРН, ИНН).
• Наименование структурного подразделения, непосредственно хранящего архив (архив, канцелярия, отдел делопроизводства).
• ФИО руководителя организации и ответственного за архивное дело работника.

Раздел II. Характеристика архива в целом

• Общий объем архива: в единицах хранения (ед. хр.) и погонных метрах (п. м.) на начало и конец отчетного года.
• Временные границы: даты самых ранних и поздних документов.
• Языки документов.
• Наличие описей: количество фондов, описей, описанных и неописанных единиц хранения.
• Состояние сохранности: процент документов в хорошем, удовлетворительном, неудовлетворительном состоянии.

Раздел III. Сведения по каждому фонду (Фондовая таблица)

Это самая детальная часть. Заполняется отдельной строкой на каждый фонд:

• Номер фонда.
• Наименование фонда (полное имя источника комплектования).
• Временные границы фонда.
• Объем фонда (ед. хр., п. м.).
• Наличие и виды описей (предварительная, научная, тематическая, электронная).
• Степень описанности (в %).
• Наличие указателей/путеводителей.
• Состояние документов.
• Примечания (передано в госархив, утеряно, требует реставрации и т.д.).

Раздел IV. Условия хранения и использование

• Площадь архивных помещений, их соответствие санитарным нормам (СанПиН 2.2.1/2.-03, ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003).
• Наличие пожарной сигнализации, вентиляции, термогигрометров.
• Режим доступа (секретность, ограниченный доступ, открытый доступ).
• Сведения об использовании документов (количество выданных справок, выписок, посетителей читального зала — для организаций, предоставляющих доступ).

Порядок формирования фонда паспортов архивов

Сроки и частота составления

Согласно п. 2.2.1 Инструкции (Приказ № 11), паспорт архива составляется ежегодно на 1 января следующего года за отчетный год.

Процедура:

1. Сбор первичных данных: архивист/ответственный сотрудник проводит инвентаризацию, сверяет данные учета (журналы регистрации, описи) с реальным наличием.
2. Заполнение формы: в двух экземплярах (бумажном и/или электронном виде).
3. Подписание: паспорт подписывается руководителем организации и ответственным за архивное дело лицом, заверяется печатью организации (если имеется).
4. Направление экземпляров:
   • Первый экземпляр — направляеться в орган управления архивным делом (Главное архивное управление, Архивный отдел администрации района/города) в установленные сроки (обычно до 10 декабря текущего года для предварительных данных или в январе-феврале следующего года для итоговых).
   • Второй экземпляр — хранится в деле фонда организации до ликвидации (или до передачи архива в госархив). Это критически важный момент: потеря второго экземпляра влечет нарушение учета.

Фонд паспортов архивов на уровне региона/Федерального уровня

Собранные паспорта архивов формируют региональный фонд паспортов архивов (базу данных), который ведет уполномоченный орган исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела.

Задачи регионального фонда паспортов:

• Мониторинг состояния архивного дела в регионе.
• Выявление организаций, имеющих архивы, но не стоящих на учете («теневые архивы»).
• Планирование мероприятий по комплектованию государственных архивов (передача документов с истекшими сроками хранения).
• Формирование отчетности для Росархива (в т.ч. для ежегодной «Паспортизации федеральных архивов» и отчета о состоянии Архивного фонда РФ).
• Информационное обеспечение граждан и организаций (поиск архивов, хранящих нужные документы).

На федеральном уровне Росархив ведет агрегированную базу данных, позволяющую оценить общий объем АФ РФ, находящегося на временном хранении у источников комплектования (министерств, ведомств, госкорпораций, муниципалитетов, коммерческих организаций).

Особенности для разных категорий организаций

Типичные ошибки и нарушения при ведении фонда паспортов

• Несвоевременное представление: сдача после установленных сроков, что мешает формированию сводной отчетности региона.
• Неверный объем: указание объема в ед. хр. без пересчета в погонные метры (или наоборот), расхождение с данными описей.
• Отсутствие фондовой таблицы: заполнение только «шапки» без детализации по фондам (для архивов более 1 фонда это недопустимо).
• Игнорирование неописанных документов: неучет массивов, не вошедших в описи (акты приема-передачи, временные ящики).
• Потеря второго экземпляра: при проверке или ликвидации организации невозможно подтвердить состав архива на прошедшие годы.
• Несоответствие условий хранения: в паспорте указано «хорошее состояние», а по факту — сырость, плесень, хаотичное хранение.

Электронный документооборот и автоматизация

Современная практика переходит к ведению электронного фонда паспортов архивов.

• Использование АИС (Автоматизированных информационных систем) архивных учреждений для онлайн-заполнения паспортов организациями-источниками комплектования.
• Интеграция с Единой государственной автоматизированной информационной системе архивного дела (ЕГАИСАД) / региональными подсистемами.
• Формирование паспорта в формате XML/JSON для автоматической загрузки в реестр Росархива.
• Электронная подпись (ЭП) руководителя вместо «живой» подписи и печати (согласно ФЗ-63 «Об электронной подписи»).

Это позволяет исключить бумажный документооборот, ускорить сбор данных и оперативно выявлять расхождения.

Паспорт архива и предоставление архивных справок

Наличие актуального паспорта архива — обязательное условие для качественного оказания услуг по выдаче архивных справок, выписок и копий документов (согласно Административным регламентам предоставления государственных/муниципальных услуг).

Если организация не ведет паспорт архива или он неактуален:

1. Невозможно быстро локализовать нужный фонд и опись для поиска документа.
2. Риск выдачи неверной информации (не тот фонд, не те даты).
3. Отказ в приеме запроса от гражданина/организации (например, через Госуслуги / МФЦ) из-за неготовности архива к выдаче информации.

Фонд паспортов архивов — это не просто бюрократическая формальность, а стратегический инструмент управления документооборотом страны. Он обеспечивает прозрачность: государство знает, где, что и в каком состоянии хранится. Для организации-хранителя грамотное ведение паспорта архива, это гарантия законности, защита от штрафов (ст. 5.32 КоАП РФ за нарушение законодательства об архивном деле) и возможность эффективно использовать собственную документарную память.

Рекомендация: ежегодно до 1 декабря проводить внутреннюю ревизию архива, сверять данные паспорта с реальностью, заполнять форму аккуратно, хранить второй экземпляр в надежном месте и своевременно сдавать отчетность в архивный орган своего региона.

Статья подготовлена на основе нормативных актов Росархива (Приказы № 11, № 61), ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ» и практики ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Актуально на 2026 год.