Паспорт архива – это основной учетный документ, который фиксирует сведения о количестве, составе, ценности и условиях хранения архивных документов, находящихся в федеральных, региональных и муниципальных архивах России. Он является обязательным элементом централизованного государственного учета, установленного нормативными актами Федерального архивного агентства (ФАА) и другими законодательными документами.

Правовая основа

• Приказ ФАА от № 77 (пункт 115) – утверждает методические рекомендации по заполнению паспорта архива в территориальных органах ФМС России.
• Приказ ФАА от № 237 – Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов.
• Инструкция от г. – определяет порядок заполнения паспорта архива как документа централизованного государственного учета.
• Федеральный закон О государственной архивной деятельности (№ 125‑ФЗ) и последующие поправки, в т.ч. статья 22.1, регулируют сроки хранения и порядок экспертизы ценности документов.

Что такое паспорт федерального архива?

Паспорт федерального архива – это комплексный справочный документ, который содержит:

1. Общие сведения об архиве (название, код, юридический адрес, руководитель).
2. Перечень архивных фондов и их классификацию.
3. Статистические данные о количестве единиц хранения (дела, описи, файлы).
4. Информацию о ценности документов (особо ценные, ценные, обычные).
5. Сроки и условия хранения (постоянное, временное, открытое, закрытое).
6. Результаты экспертизы ценности и сведения о передаче в постоянное хранение.
7. Технические параметры (формат, тип носителя, степень оцифровки).
8. Ответственных лиц и контактные данные.

Таким образом, паспорт служит инструментом контроля за сохранностью и доступностью архивных материалов, а также обеспечивает прозрачность работы архивных учреждений.

Структура паспорта архива

Официальный бланк паспорта архива (образец можно скачать в форматах DOC и PDF) состоит из следующих разделов:

Порядок заполнения паспорта архива

Заполнение паспорта регламентировано Инструкцией от г. и методическими рекомендациями к Приказу № 77. Ниже – пошаговый алгоритм:

1. Подготовительный этап
   • Собрать актуальные данные о фондах из Единой информационной системы архивов (ЕИСА).
   • Провести экспертизу ценности всех документов, если она ещё не выполнена.
   • Определить статус хранения (постоянное, временное, открытое/закрытое).
2. Заполнение разделов
   • Внести реквизиты архива (раздел 1).
   • Сформировать таблицу фондов (раздел 2) согласно классификатору ФГИС «Архивные фонды».
   • Подсчитать объём документов (раздел 3) – использовать отчёты из ЕИСА.
   • Указать результаты экспертизы (раздел 4) – приложить копии актов экспертизы.
   • Установить сроки хранения (раздел 5) в соответствии с нормативными сроками.
   • Отразить степень оцифровки (раздел 6) и ссылки на цифровые каталоги.
   • Записать ФИО ответственных лиц (раздел 7) и их подписи.
   • Добавить любые дополнительные сведения (раздел 8).
3. Контроль и утверждение
   • Проверить полноту и достоверность данных.
   • Согласовать документ с руководителем архива.
   • Утвердить паспорт подписью директора и печатью организации.
4. Регистрация в государственном учете
   • Передать заверенный паспорт в Государственный архив РФ через электронный канал (портал «Архивный портал»).
   • Получить регистрационный номер и внести его в электронный реестр.
5. Обновление
   • Паспорт подлежит ежегодному пересмотру и актуализации.
   • Любые изменения (добавление фондов, изменение статуса) фиксируются в приложениях к паспорту.

Значение паспорта архива для разных участников

• Для государства – обеспечивает централизованный контроль над культурным наследием, позволяет планировать бюджетные расходы на сохранение и оцифровку.
• Для исследователей – упрощает поиск нужных материалов, так как в паспорте указаны тематика, период и доступность фондов.
• Для архивных сотрудников – служит справочником для ежедневной работы, помогает в учёте и инвентаризации.
• Для общественности – повышает прозрачность работы архивов и облегчает запросы доступа к открытым документам.

Электронный вариант паспорта

С 2022 года ФАА активно продвигает переход на электронные паспорта. Основные преимущества:

• Автоматическое обновление данных из ЕИСА.
• Возможность интеграции с системами цифрового доступа (ЭДО, ОЭД).
• Сокращение бумажного документооборота и повышение уровня защиты информации.

Электронный шаблон реализован в формате XML с поддержкой PDF/A‑2b для архивного хранения. При необходимости можно выгрузить документ в DOCX или RTF для редактирования.

Пример заполненного паспорта (сокращённый)

Общие сведения
Наименование: Федеральный архив Российской Федерации (ФАРФ)
Код: 01-001
Адрес: 125009, г. Москва, ул. Сретенка, д. 12
Руководитель: Иванов И.И.
Состав архивных фондов
| Код фонда | Наименование | Период | Кол-во дел |
|-----------|--------------|-------|------------|
| 01-001-01 | Департамент гос. управления | 1991‑2020 | 12 345 |
| 01-001-02 | Министерство обороны | 1945‑1991 | 8 210 |
| 01-001-03 | Партия и общество | 1917‑1991 | 15 678 |

Объём документов
Всего дел: 36 233
Описьных листов: 112 450
Электронных файлов: 2 145 000 (≈ 4,8 ТБ)

Ценность
Особо ценные: 1 240 дел
Ценные: 5 890 дел
Обычные: 29 103 дел

Сроки хранения
Постоянное хранение – 1 240 дел (особо ценные)
Временное (10 лет) – 5 890 дел (ценные)
Открытое хранение – 12 345 дел (управленческие)

Оцифровка
Оцифровано: 78 % (1 680 000 файлов)
Форматы: PDF/A‑2b, TIFF, DOCX
Электронный каталог: https://archives.gov.ru/catalog/01-001

Ответственные лица
Главный архивист – Петров П.П., tel: +7‑495‑123‑45‑67
Специалист по цифровым ресурсам – Сидорова А.А., email: a.sidorova@archives.gov.ru
Примечания
- Доступ к фондам 01-001-02 ограничен (секретность уровня «Секрет»).
- Планируется завершить оцифровку до .

Как скачать образец паспорта

На официальном сайте ФАА доступны готовые шаблоны:

• Шаблон DOCX
• Шаблон PDF
• Электронный XML‑формат

Рекомендуется сохранять ссылки на эти страницы в личных или профессиональных профилях, чтобы иметь быстрый доступ к актуальной версии шаблона.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кому необходимо вести паспорт архива?

Все организации, в которых осуществляется хранение управленческих и иных официальных документов, подлежащих государственному учёту, включая федеральные, региональные и муниципальные архивы.

Можно ли использовать один паспорт для нескольких архивных фондов?

Да, в одном паспорте перечисляются все фонды, принадлежащие данному архиву. При этом каждый фонд имеет отдельный блок с детальными данными.

Как часто требуется обновлять паспорт?

Минимум раз в год, а также при любом существенном изменении (добавление/удаление фондов, изменение статуса ценности, завершение оцифровки).

Что делать, если в архиве есть документы в частной собственности?

Включать их в паспорт только после проведения экспертизы ценности и получения согласия владельца, как указано в методических рекомендациях ФАА.

Паспорт федерального архива – ключевой документ в системе управления архивным наследием России. Он обеспечивает:

• Полный и актуальный учёт всех архивных фондов;
• Контроль над ценностью и сроками хранения документов;
• Прозрачность доступа для исследователей и общественности;
• Базу для планирования оцифровки и модернизации архивных процессов.

Тщательное и своевременное заполнение паспорта, а также его регулярное обновление, позволяют сохранять историческое и культурное наследие страны в надёжном и доступном виде для будущих поколений.

Дата актуализации:  23:05:02. Информация собрана из официальных источников ФАА, нормативных актов и методических рекомендаций, доступных на государственных порталах.