Паспорт архивохранилища – это документ централизованного государственного учёта, который отражает состояние, объём и условия хранения архивных документов на определённый отчётный момент (обычно – 1 января года, следующего за отчётным)․ Он составляется ежегодно для каждого архивного помещения и подписывается лицом, ответственным за его содержание․

Правовая основа

• Приказ Росархива от  № 61 «Об утверждении Инструкции о порядке заполнения паспорта архива» (см․ Источник [3])․
• Регламент государственного учёта документов Архивного фонда РФ (утверждён Приказом Росархива № 11 от )․
• Региональные нормативные акты (например, инструкция Пермского края – Источник [2])․
• Федеральный закон «Об архивных фондах» и ГОСТы, регулирующие условия хранения и обработку документов․

Цели и задачи паспорта архивохранилища

1. Обеспечение полноты и достоверности учёта всех находящихся в архиве документов, включая временно хранящиеся и неописанные материалы․
2. Контроль за условиями хранения (площадь, система безопасности, климатический режим)․
3. Оценка загруженности и планирование расширения или реорганизации архивного помещения․
4. Формирование данных для страхования, реставрации и технической обработки документов․
5. Подготовка информации для отчётности перед вышестоящими органами (Федеральный архив, региональные архивные управления)․

Структура паспорта архивохранилища

Паспорт может быть оформлен в произвольной форме, однако в большинстве практик он делится на три основных раздела:

Условия хранения

• Площадь архивохранилища, м²․
• Протяжённость стеллажей (погонные метры), в т․ч․ занятых документами, металлических стеллажей․
• Загруженность в % (расчёт см․ ниже)․
• Оснащённость системами безопасности:
  • Охранная сигнализация;
  • Пожарная сигнализация;
  • Система автоматического пожаротушения;
  • Современная электропроводка и электрооборудование․
• Климатический режим (температура, влажность), наличие систем контроля микроклимата․

Состав документов

• Количество фондов (всех, управленческих, личных, научно‑технических, аудиовизуальных и др․)․
• Единицы учёта (единицы хранения, условные единицы — ед․ хр․) по видам документации․
• Количественная характеристика:
  • Неописанных и непрофильных документов;
  • Особо ценных и уникальных документов;
  • Документов, имеющих страховой фонд и фонд пользования;
  • Описей (полный комплект);
  • Закаталогизированных документов и фондов․

Физическое состояние дел и документов

• Количество дел, требующих:
  • Реставрации;
  • Подшивки и переплёта;
  • Дезинфекции и дезинсекции;
  • Оформления обложек, картонирования;
  • Физико‑химической, технической и биологической обработки․

Методика расчётов

Вычисление вместимости архивохранилища

Вместимость (ед․ хр․) определяется по формуле:

Вместимость = (1000 ед․ хр․ × Площадь, м²) ÷ 2,5 м²

Где 2,5 м² – нормативная площадь, отводимая под одну условную единицу хранения․

Определение загруженности

Загруженность, % = (Количество находящихся на хранении ед․ хр․ × 100 %) ÷ Вместимость

Полученный показатель позволяет оценить, насколько эффективно используется пространство и требуется ли расширение․

Пример расчёта

Порядок заполнения паспорта

1. Сбор исходных данных – инвентаризация помещений, стеллажей, систем безопасности, перечня фондов и их объёмов․
2. Заполнение разделов согласно установленной форме (может быть в электронном виде – часть данных автоматически формируется из БД «Архивный фонд», см․ Приказ [3])․
3. Проверка расчётов – контроль корректности формул для вместимости и загруженности․
4. Составление пояснительной записки – фиксируются изменения по сравнению с предыдущим годом, особенности динамики, плановые мероприятия (расширение, реставрация)․
5. Подписание – паспорт подписывается руководителем архивного подразделения (заведующим архивом) и датируется 1 января следующего года․
6. Передача – один экземпляр передаётся в вышестоящий архивный орган, второй хранится в архиве‑источнике․

Практические рекомендации

• Регулярно обновляйте данные – даже небольшие изменения (добавление новых фондов, изменение площади) влияют на расчёты․
• Ведите отдельный журнал изменений – это упростит подготовку пояснительной записки․
• Автоматизируйте процесс – используйте программный комплекс «Архивный фонд», который генерирует большую часть показателей автоматически․
• Контролируйте состояние документов – своевременная реставрация и обработка снижают риск потери ценных материалов․
• Обеспечьте безопасность – проверяйте работоспособность охранных и пожарных систем минимум раз в квартал․

Паспорт архивохранилища – это не просто формальный документ, а ключевой инструмент управления архивным фондом․ Он позволяет контролировать объёмы и состояние документов, планировать развитие инфраструктуры, а также обеспечивать соответствие нормативным требованиям․ Правильное и своевременное составление паспорта повышает эффективность работы архива, способствует сохранению культурного наследия и упрощает взаимодействие с контролирующими органами․

Составлено на основе нормативных актов и инструкций: Приказ Росархива № 61 (1997), региональная инструкция Пермского края (2026), а также официальные разъяснения по заполнению паспорта архивохранилища․