В современной архивной науке и практике Паспорт государственного архива является одним из ключевых документов, определяющих статус, состав, структуру и условия использования архивного фонда․ Этот документ служит основным инструментом государственного учета и описания архивов, обеспечивая прозрачность и доступность архивной информации для государственных органов, научного сообщества и граждан․

Нормативно-правовая основа

Деятельность по формированию и ведению паспортов государственных архивов регулируется комплексом нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 14, 16, 22) — определяет понятие архивного фонда, категории архивов и требования к учету документов․
• Приказ Росархива от № 106 «Об утверждении Инструкции по составу и параметрам описания архивных фондов, подлежащих государственной регистрации и учету, и форме паспорта архивного фонда», основной регламентирующий документ, устанавливающий единую форму паспорта и правила его заполнения․
• ГОСТ Р 7․0․100–2018 «Архивное дело․ Термины и определения» — унифицирует терминологию․
• Региональные законы об архивном деле (для архивов субъектов РФ) и типовые инструкции ведомственных архивов․

Понятие и назначение паспорта

Паспорт государственного архива — это нормативный учетный документ, содержащий сведения об архивном фонде государственного архива в целом, его составе, структуре, объеме, хронологических границах, состоянии сохранности, условиях доступа и уровне описания․

Основные функции паспорта:

1. Учетная: обеспечивает включение сведений об архивном фонде в Единый государственный реестр архивных фондов (ЕГРАФ)․
2. Информационная: дает исчерпывающее представление о составе фондов для пользователей и управленческих структур․
3. Управленческая: служит базой для планирования работы по приобретению, хранению, учету, описанию, восстановлению и оцифровке документов․
4. Правовая: фиксирует режим доступа к документам (сроки ограничения доступа, наличие сведений, составляющих государственную тайну, персональные данные и т․д․)․
5. Мониторинговая: позволяет отслеживать динамику роста фондов, уровень их обработки и состояние сохранности во времени․

Структура паспорта (согласно Приказу Росархива № 106)

Паспорт архивного фонда государственного архива состоит из следующих обязательных разделов (блоков):

Общие сведения об архиве

• Полное и сокращенное наименование архива․
• Организационно-правовая форма и ведомственная подчиненность․
• Адрес местонахождения, контактные данные, официальный сайт․
• Реквизиты устава (положения) об архиве․
• Сведения о лицензии на осуществление архивных работ (если применимо)․

Характеристика архивного фонда

Ключевой раздел, включающий количественные и качественные показатели:

• Объем фонда: в единицах хранения (ед․ хр․) и погонных метрах (пог․ м․) на отчетную дату․
• Хронологические границы: даты самых ранних и поздних документов․
• Языки документов: перечень языков, на которых составлены документы․
• Виды носителей информации: бумага, фотопленка, аудио/видеозаписи, электронные носители, микропленка и др․
• Состав по типам образующих организаций: фонды ведомств, предприятий, общественных организаций, личные фонды и т․д․

Структура архивного фонда (Фондопись)

Представляет собой перечень фондов, входящих в состав архива, с указанием для каждого:

• Индекса (номера) фонда․
• Наименования образующего (с учетом исторических наименований)․
• Хронологических границ фонда․
• Объема (ед․ хр․, пог․ м․)․
• Уровня научной обработки (наличие описей, указателей, путеводителей)․
• Режима доступа (открыт / частично ограничен / закрыт)․

Состояние сохранности и условия хранения

• Процент документов в удовлетворительном, неудовлетворительном и аварийном состоянии․
• Наличие и состояние помещений хранения (соответствие ГОСТ Р 54989-2012 / ISO 11799)․
• Параметры микроклимата (температура, влажность), системы пожаротушения, охраны․
• Потребность в восстановлении, консервации, оцифровке․

Уровень научной обработки и справочно-поисковый аппарат

• Количество фондов, имеющих описи (перечни, обзоры)․
• Наличие электронных баз данных, информационных систем․
• Опубликованные путеводители, реферативные сборники, тематические указатели․
• Участие в федеральных информационных ресурсах (например, «Архивы России», «Память народа» и др․)․

Режим доступа и использования

• Сроки ограничения доступа (согласно ст․ 13 ФЗ-125: 75 лет для персональных данных, 30 лет для гос․ тайны и др․)․
• Порядок предоставления документов для использования (в читальном зале, в электронном виде, выдача копий)․
• Статистика использования за отчетный период (количество пользователей, выданных единиц хранения, удаленных запросов)․

Деятельность по пополнению фондов

• Сведения о приеме документов от образующих организаций за отчетный год (план/факт)․
• Приобретение документов от граждан и некоммерческих организаций;
• Перечисление документов из других архивов․

Порядок формирования, утверждения и актуализации

1. Подготовка: Ответственность за подготовку паспорта лежит на руководителе архива и главном хранителе (начальнике отдела учета и описания)․ Данные собираются по итогам ежегодной инвентаризации, отчетов о движении фондов, данных автоматизированных систем учета․
2. Утверждение: Паспорт подписывается руководителем архива и скрепляется печатью организации․
3. Сроки: Паспорт составляется ежегодно на 1 января следующего за отчетным годом․
4. Представление: Копия паспорта (в электронном и/или бумажном виде) направляется в вышестоящий орган управления архивным делом (Росархив или орган архивного дела субъекта РФ) для включения сведений в ЕГРАФ․
5. Актуализация: В случае существенных изменений (прием крупного массива документов, ликвидация фонда, изменение режима доступа) вносится изменения или составляется новый паспорт внепланово․

Паспорт архива vs Паспорт фонда: важное различие

Необходимо четко разграничивать два понятия:

Электронное ведение паспортов и ЕГРАФ

С переходом на цифровые технологии ведение паспортов все чаще осуществляется через автоматизированные информационные системы (АИС архива)․

• Данные паспорта архива формируют основу для заполнения карточки архива в Едином государственном реестре архивных фондов (ЕГРАФ)․
• Интеграция с АИС позволяет автоматически рассчитывать интегральные показатели (общий объем, процент описанности, динамику пополнения) на 1 января каждого года․
• Публичная часть паспорта (без сведений, составляющих ограниченный доступ) размещается на официальном сайте архива в соответствии с требованиями законодательства о предоставлении информации о деятельности государственных органов․

Типичные ошибки при составлении паспорта

• Расхождение данных: цифры в паспорте архива не совпадают с суммой данных паспортов фондов или с отчетом о движении фондов (форма № 1-арх)․
• Игнорирование электронных документов: неучет объема и количества электронных архивных документов и уникальных баз данных․
• Неактуальные режимы доступа: несоответствие сроков ограничения доступа актуальному законодательству (например, не учтены изменения в законе о гос․ тайне или персональных данных)․
• Отсутствие анализа состояния сохранности: формальное указание «удовлетворительно» без ссылки на акты инспекции или результаты мониторинга․
• Нарушение сроков представления: няя сдача паспорта в вышестоящий орган, что ведет к неактуальности данных в ЕГРАФ․

Значение паспорта для стратегического развития архива

Грамотно составленный паспорт — это не просто отчетная форма, а стратегический документ․ На его основе:

• Формируется бюджетная заявка на капитальный ремонт хранилищ, закупку оборудования, расходники для восстановления․
• Планируется программа оцифровки (приоритезируются фонды с высоким спросом и плохим состоянием сохранности)․
• Обосновывается необходимость расширения площадей хранения или строительства нового здания․
• Разрабатываются планы научной обработки (какие фонды описать в первую очередь)․
• Оценивается эффективность работы архива КЭП (ключевыми показателями эффективности)․

Паспорт государственного архива — это фундаментальный документ, обеспечивающий управляемость архивным фондом на макроуровне․ Он синтезирует результаты всей архивной работы: приобретения, учета, хранения, описания и использования․ Переход к электронному формированию паспортов и их интеграция с ЕГРАФ и федеральными информационными ресурсами делает этот инструмент еще более эффективным для государственного управления архивным делом и для обеспечения конституционного права граждан на доступ к архивной информации․

Статья подготовлена на основе действующего на 2026 год законодательства РФ (ФЗ-125, Приказ Росархива № 106, ГОСТ Р 7․0․100–2018)․ Рекомендуется проверять актуальность нормативных актов на официальных порталах (pravo․gov․ru, rosarhiv․ru, consultant․ru) перед практическом применением․