Паспортизация – это систематическое составление и обновление «паспорта» архивного фонда, в котором фиксируются сведения о количестве, структуре, состоянии и месте хранения документов. Данный процесс является одним из ключевых мероприятий в архивной отрасли, направленных на обеспечение сохранности и доступности архивных документов.

Правовые основы

Паспортизация государственных архивов регулируется рядом нормативных актов:

• Приказ Росархива от № 1344 «Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (зарегистрирован Минюстом России ).
• Приказ Росархива от № 75 «Порядок признания документов Архивного фонда находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии».
• Методические рекомендации, размещённые на сайтах региональных архивов (например, Государственный архив Хабаровского края).

Цели и задачи паспортизации

Основные цели процесса включают:

1. Создание полной и актуальной базы данных о состоянии архивных фондов.
2. Обеспечение контроля за сохранностью и доступностью документов.
3. Определение объёма работ по консервации и реставрации.
4. Подготовка документов к передаче в постоянное хранение.
5. Снижение риска потери или порчи архивных материалов.

Ключевые понятия

Этапы проведения паспортизации

Подготовительный этап

• Сбор первичных учетных данных (акты приема‑передачи, книги поступлений основного фонда).
• Определение перечня ответственных лиц и формирование рабочей группы.
• Обучение персонала методическим рекомендациям (например, с помощью мультимедийного справочного пособия «Правила заполнения паспорта архива организации»).

Инвентаризация и учет

1. Проведение физической проверки документов в архивных помещениях.
2. Запись сведений о количестве дел, их открытом/закрытом характере, профиле (ГА РФ, личный состав и др.);
3. Оценка физического состояния: «удовлетворительное», «неудовлетворительное», «требует консервации».

Составление паспорта

Заполнение формы «Сведения о состоянии хранения документов в организациях‑источниках» (приложение 6 к регламенту). В паспорт включаются:

• Доля документов, подготовленных к передаче на постоянное хранение (по последним данным – 67 %).
• Количество неупорядоченных дел (по состоянию на 2024 г. – около 1,5 млн дел).
• Сведения о проведённых консервационных мероприятиях.

Передача и утверждение

Готовый паспорт представляется в Федеральную архивную службу России (ФАС) раз в три года (например, 1 января 2001, 1 января 2004 и т.д.). После проверки ФАС вносит данные в единый реестр Архивного фонда РФ.

Статистические данные (по состоянию на 2024 год)

• Доля дел, подготовленных к передаче на постоянное хранение – 67 % (рост на 1 % по сравнению с ).
• Объём неупорядоченных дел в организациях‑источниках – 1,5 млн дел.
• Количество проведённых мероприятий по консервации – ≈ 4 500 единиц.

Проблемы и вызовы

Несмотря на системный подход, в практике паспортизации остаются существенные трудности:

1. Большой объём неупорядоченных дел. По оценкам, более 1,5 млн дел находятся в организациях‑источниках без должного учета.
2. Недостаточная техническая оснащённость. Не все архивы имеют современное оборудование для сканирования и консервации.
3. Недостаток квалифицированных кадров. Требуется постоянное повышение квалификации архивистов;
4. Финансовые ограничения. Консервационные работы и закупка специализированных материалов требуют значительных инвестиций;

Лучшие практики

• Регулярное обучение персонала. Использовать онлайн‑курсы и методические пособия, размещённые на официальных сайтах архивов.
• Автоматизация учёта. Внедрять электронные системы управления архивными фондами (ЭУФ).
• Партнёрство с научными учреждениями. Привлекать экспертов из Российской академии наук для разработки консервационных технологий.
• Плановое обновление паспортов. Составлять паспорта не реже одного раза в три года, а в случае значительных изменений – по необходимости.

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется:

1. Внедрение единой национальной информационной платформы для хранения паспортов архивов.
2. Расширение нормативной базы, включая новые требования к цифровому хранению документов.
3. Увеличение финансирования программ консервации за счёт государственных грантов.
4. Развитие международного сотрудничества в области архивного дела и обмена опытом.

Паспортизация государственных архивов – фундаментальный процесс, обеспечивающий контроль, сохранность и доступность исторически ценных документов. Систематическое выполнение требований регламентов, своевременное обновление паспортов и решение текущих проблем позволяют формировать надёжный архивный фонд, который будет служить источником знаний для будущих поколений.

Статья подготовлена на основе открытых источников и актуальна на .