Паспортизация архивов – это процесс оформления паспорта архива, учётного документа, содержащего обобщённую информацию о количестве, составе и состоянии архивных фондов, находящихся в ведении организации‑источника комплектования. В контексте муниципальных архивов паспортизация является обязательной процедурой, регламентированной федеральным законодательством и обеспечивающей централизованный государственный учёт документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ).

Нормативная база

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – устанавливает обязательность государственного учёта документов АФ РФ.
• Регламент государственного учёта документов Архивного фонда РФ, утверждённый приказом Государственной архивной службы России от № 11 «Об утверждении Регламента государственного учёта документов Архивного фонда РФ» – действует на сегодняшний день и содержит формы паспортов архивов.
• Приказ Росархива от № … «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов…» – вносит уточнения в порядок ведения учётных документов, но не отменяет действующий Регламент 1997 г.

Согласно пункту 19 Регламента, организации‑источники комплектования (в т.ч. муниципальные архивы) обязаны ежегодно составлять и представлять в соответствующие архивы паспорт архива организации по состоянию на 1 декабря.

Цели и задачи паспортизации муниципальных архивов

1. Определение количества и состава документов АФ РФ, находящихся на хранении в муниципальном архиве.
2. Формирование сведений о состоянии хранения (площадь архивохранилища, загруженность, условия содержания).
3. Обеспечение организационной упорядоченности и возможность адресного поиска документов.
4. Контроль за наличием и состоянием архивных единиц (выявление утрат, повреждений, необходимости реставрации).
5. Предоставление данных для федерального учёта (Сведения о состоянии хранения документов АФ РФ, направляемые в Федеральное архивное агентство каждые три года).

Структура паспорта архива организации

Регламентом предусмотрены три формы паспорта, в зависимости от вида хранимой документации. Для муниципальных архивов, как правило, используется форма паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию. Основные разделы паспорта:

• Общие сведения – наименование организации, её юридический адрес, ИНН, ОГРН, сведения о руководителе архива.
• Сведения о фондах – количество фондов, их наименования, хронологические рамки, виды документов (постоянного и временного хранения).
• Единицы хранения (единицы учёта) – общее количество дел, томов, листов, электронных файлов и др.
• Площадь архивохранилища – общая площадь, используемая для хранения, площадь под стеллажами, коэффициент загруженности (%).
• Условия хранения – температура, относительная влажность, освещённость, наличие систем пожаротушения и охраны.
• Сведения о движении документов – поступление, выбытие, внутреннее перемещение за отчётный период.
• Подписи ответственных лиц – руководитель архива, главный бухгалтер (или иное уполномоченное лицо), печать организации.

Паспорт оформляется на одном листе формата А4, что обеспечивает его удобство в хранении и быстрый доступ к сводным показателям.

Пошаговая инструкция по составлению паспорта муниципального архива

1. Подготовка исходных данных – собрать все учётные документы архива за отчётный год: номенклатуру дел, описи, карточки учёта, журналы поступления и выбытия, акты инвентаризации.
2. Определение состава фондов – просмотреть номенклатуру дел, сгруппировать дела по фондам, установить хронологические рамки и вид хранения (постоянный/временный).
3. Подсчёт единиц хранения – суммировать количество дел, томов, листов, электронных файлов в каждом фонде; получить общие показатели по архиву.
4. Расчёт площади архивохранилища – измерить полезную площадь стеллажей, стеллажных систем, полок; рассчитать коэффициент загруженности:
   Загруженность (%) = (Объём занимаемых единиц хранения / Объём доступного места) × 100.
5. Оценка условий хранения – проверить показатели микроклимата, наличие систем пожарной безопасности, охраны; зафиксировать отклонения от нормативов.
6. Заполнение формы паспорта – внести собранные данные в соответствующие разделы формы, утверждённой Регламентом 1997 г.
7. Согласование и подписание – передать документ на согласование руководителю архива, затем главному бухгалтеру (или иному уполномоченному лицу); поставить подписи и печать.
8. Направление в вышестоящий архив – отправить паспорт в муниципальный архив (или в архив субъекта РФ) не позднее 1 декабря отчётного года.

Особенности паспортизации муниципальных архивов

• Источники комплектования – муниципальные архивы обычно являются источниками комплектования для государственных архивов субъекта РФ, поэтому их паспорта обязательны.
• Разнообразие документации – помимо управленческих документов могут присутствовать фонды личного происхождения, фотодокументы, аудиовизуальные материалы; при наличии таких фондов используют дополнительные формы паспорта (кинофотофонодокументы, научно‑техническая документация).
• Электронные документы – при учёте электронных файлов необходимо указывать формат, объём (МБ/ГБ), средство хранения (сервер, облачное хранилище) и меры резервного копирования.
• Периодичность – паспорт составляется ежегодно; однако раз в три года сведения из паспортов направляются в Федеральное архивное агентство для формирования общероссийских Сведений о состоянии хранения АФ РФ.

Значение паспортизации для муниципального управления

Паспорт архива – не просто формальность, а инструмент управления:

• Позволяет руководителю муниципального архива быстро оценить объём работы, необходимость расширения хранилища или оптимизации использования существующих площадей.
• Служит основанием для планирования бюджетных расходов на реставрацию,digitализацию, приобретение стеллажных систем и систем климат-контроля.
• Обеспечивает прозрачность перед контролирующими органами (Министерство культуры, Федеральное архивное агентство) и упрощает прохождение проверок и аудитов.
• Способствует повышению престижа муниципального архива как надёжного хранителя исторического наследия региона.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязан ли муниципальный архив составлять паспорт, если он хранит только документы временного хранения?

Нет. Паспорт обязателен только для учёта документов постоянного хранения, относящихся к Архивному фонду РФ. Если архив хранит исключительно временные документы, паспорт не требуется, однако его составление может быть полезно для внутреннего учёта.

Как учитывать электронные документы в паспорте?

Электронные файлы включаются в раздел «Единицы хранения». Указывают количество файлов, их общий объём, формат и средство хранения. При наличии значительного объёма электронных данных рекомендуется вести отдельный журнал учёта электронных документов и отражать его итоги в паспорте.

Что делать, если выявлены недостатки в условиях хранения?

Недостатки фиксируются в разделе «Условия хранения» паспорта. На основании этих данных составляется план мероприятий по улучшению микроклимата, ремонту стеллажных систем, установке систем пожаротушения и т.д. План утверждается руководителем архива и финансируется из муниципального бюджета.

Как часто нужно обновлять сведения о площади архивохранилища?

Площадь и коэффициент загруженности пересчитываются ежегодно при составлении паспорта. При проведении реконструкции или изменении стеллажных систем данные обновляются незамедлительно.

Паспортизация муниципальных архивов – ключевой элемент государственной системы учёта архивных документов. Она обеспечивает:

• Объективную оценку объёма и состава фондов;
• Возможность планирования и оптимизации хранения;
• Соблюдение законодательных требований и подготовку данных для федерального учёта;
• Повышение эффективности работы архивных учреждений и сохранение культурного наследия муниципального образования.

Соблюдение установленного порядка составления и подачи паспорта архива не только избавляет от возможных штрафов и замечаний контролирующих органов, но и создаёт надёжную основу для долгосрочного развития архивного дела на муниципальном уровне.

Автор статьи: специалист в области архивного дела, кандидат исторических наук.