Паспортный архив РФ – это специализированный подраздел Архивного фонда Российской Федерации, в котором концентрации, связанные с учётом, хранением и использованием паспортных документов граждан, а также сведения о выдаче, замене и аннулировании внутренних и заграничных паспортов․ В статье рассмотрены нормативные основы, состав паспорта архива, этапы его заполнения и практические рекомендации по работе с таким архивом․

Нормативная база

• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет порядок формирования, учёта и использования архивных фондов, в т․ч․ паспортных․
• Постановление Правительства РФ от № 809 – создало Государственный архив Российской Федерации (ГАФ как правопреемника Центрального государственного архива СССР․
• Приказ ФАС России № … от … – утверждает форму Паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию (Приложение 29 к КонсультантПлюс)․
• Гражданский, Жилищный, Налоговый, Трудовой, Уголовный, Бюджетный кодексы РФ – содержат положения о необходимости подтверждения личности, трудового стажа и имущественных прав с помощью архивных справок․
• Методические рекомендации КонсультантПлюс (статья Латышевой Н․А․, «Делопроизводство в советах судей субъектов РФ», 2023) – описывают порядок формирования дела фонда как учётно‑справочного документа комплексного характера․

Все перечисленные акты регламентируют, какие сведения должны входить в паспорт архива, кто отвечает за его ведение и как обеспечивается сохранность документов․

Что такое паспорт архива?

Паспорт архива – это учётно‑справочный документ, содержащий обобщённую информацию о составе, состоянии и использовании архивного фонда организации․ В контексте паспортного архива РФ он включает:

1. Общие сведения о архиве (наименование, юридический адрес, подчинение)․
2. Количество и наименования фондов, хранящихся в архиве (например, фонды паспортных столов, миграционной службы, ФМС)․
3. Сведения о документах: виды, периоды хранения, количество единиц хранения, состояние preservation․
4. Информация о системе учёта (электронная база, картотека, инвентарные книги)․
5. Данные о сотрудниках, ответственных за ведение архива (ФИО, должность, контакты)․
6. Сведения о мерах обеспечения сохранности (климатические условия, противопожарная защита, контроль доступа)․
7. Перечень нормативных актов, регулирующих деятельность архива․
8. Приложения: образцы форм, актов приёма‑передачи, договоры на хранение, инструкции по работе с паспортными документами․

Согласно Приложению 29 к КонсультантПлюс, паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию, заполняется специалистом, отвечающим за архив (обычно – архивариус или ответственный за УСД – управление системой документооборота)․

Этапы заполнения паспорта архива (2026 год)

Подготовка исходных данных

• Сформировать перечень всех фондов, относящихся к паспортному учету (фонды паспортных столов, миграционных отделов, ФМС, МФЦ)․
• Провести инвентаризацию документов: определить количество единиц хранения, периоды создания, состояние (нормальное, требует реставрации)․
• Собрать нормативные акты, регулирующие работу с паспортными документами (ФЗ «О паспорте гражданина РФ», приказы МВД, регламенты МФЦ)․

Заполнение разделов паспорта

1. Раздел 1 – Общие сведения (строка 101 в графе 1 – количество фондов, хранящихся в архиве организации)․
2. Раздел 2 – Состав фондов – перечень фондов с указанием их индексов, названий, периодов хранения․
3. Раздел 3 – Учёт и хранение документов – описание системы учёта (картотека, электронная база), условия хранения (температура, влажность)․
4. Раздел 4 – Ответственные лица – ФИО, должности, контактные телефоны сотрудников, отвечающих за приём, выдачу и контроль за паспортными документами․
5. Раздел 5 – Меры обеспечения сохранности – описание противопожарной системы, контроля доступа, климатического контроля;
6. Раздел 6 – Нормативная база – перечень законов, постановлений, приказов, методических рекомендаций․
7. Раздел 7 – Приложения – образцы актов приёма‑передачи, формы заявлений на выдачу паспорта, договоры на хранение, инструкции по работе с паспортными данными․

Согласование и утверждение

• Паспорт направляется на согласование руководителю архива и юридическому отделу организации․
• После внесения замечаний документ утверждается приказом руководителя․
• Утверждённый паспорт регистрируется в учёте архивного фонда и хранится в отделе учёта и использования документов (УСД)․

Периодическое обновление

Паспорт архива подлежит пересмотру не реже одного раза в три года или при существенных изменениях:

• изменении состава фондов (создание новых паспортных столов, ликвидация старых);
• введении новых нормативных актов (например, изменения в порядке выдачи биометрических паспортов);
• переходе на новую систему электронного учёта;
• изменении условий хранения (ремонт помещений, обновление климатического оборудования)․

Практическое использование паспортного архива

Паспорт архива служит основой для:

• Получения архивных справок – подтверждения факта выдачи, замены или аннулирования паспорта гражданина РФ (через портал Госуслуг Москвы или непосредственно в архиве)․
• Генеалогических и биографических исследований – поиск сведений о предках, их месте жительства, изменениях фамилии и т․д․
• Юридических процедур – подтверждение трудового стажа, имущественных прав, гражданства при оформлении наследства, судебных исков․
• Административной работы – планирование закупок оборудования для хранения, оптимизация процессов выдачи паспортов в МФЦ․

Пример запроса: гражданин нуждается в справке о том, что в 1998 году ему был выдан внутренний паспорт серии № 45 00 123456․ Архивариус, используя паспорт архива, находит соответствующий фонд паспортного стола, сверяет данные в описи и выдаёт запрашиваемую справку․

Где и как сделать запрос на получение документов из паспортного архива РФ

1. Определить, какой орган хранит нужные документы (Федеральная миграционная служба, Многофункциональный центр, региональное управление по вопросам миграции);
2. Заполнить электронную форму на портале Госуслуг (раздел «Архивные справки и выписки») либо подать письменный запрос в архивное учреждение․
3. Приложить копию документа, удостоверяющего личность (паспорт, водительское удостоверение) и, при необходимости, доверенность․
4. Оплатить государственную пошлину (если предусмотрена) – реквизиты указываются в извещении о принятии запроса․
5. Получить ответ в виде электронной справки или бумажного выписки в установленные сроки (обычно до 30 рабочих дней)․

Важно помнить, что доступ к некоторым документам может быть ограничен в связи с защитой персональных данных (ФЗ‑152 «О персональных данных»)․ В таких случаях запрос рассматривается с учётом требований конфиденциальности․

Паспортный архив Российской Федерации представляет собой важный элемент Архивного фонда страны, обеспечивающий системный учёт, сохранность и доступ к паспортным документам граждан․ Его эффективное функционирование зависит от:

• чёткого соблюдения нормативных требований;
• качественного заполнения и регулярного обновления паспорта архива;
• использования современных средств учёта (электронные базы, сканирование, резервное копирование);
• квалифицированного персонала, ответственного за работу с документами․

Соблюдение перечисленных принципов позволяет гражданам получать надёжные подтверждения своей личности, трудового стажа и имущественных прав, а государственным органам – эффективно управлять миграционными и паспортными процессами․

Дата подготовки статьи: ․