Ликвидация филиала (представительства) любой организации – процесс, требующий строгого соблюдения законодательных норм. Одним из ключевых этапов является передача архивных документов в государственный или муниципальный архив. Ошибки в этом пункте могут привести к административной ответственности, штрафам и даже к приостановке процедуры ликвидации.

Правовая база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ от «Об архивном деле в Российской Федерации» – устанавливает обязанность всех юридических лиц обеспечивать архивное хранение документов и передавать их в архив при ликвидации.
• Гражданский кодекс РФ (раздел о ликвидации юридических лиц) – определяет порядок создания ликвидационной комиссии и её полномочия.
• Приказ Росархива № 236 от – утверждает перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения.
• Нормативные акты регионального уровня (например, постановления органов местного самоуправления о порядке приёма документов в муниципальные архивы).

Какие документы подлежат передаче в архив?

Не вся документация организации обязана попадать в архив. По действующим правилам делопроизводства в архив передаются только те документы, которые подпадают под категории, установленные 125‑ФЗ и Приказом Росархива.

1. Документы по личному составу (трудовые книжки, личные дела, договоры о найме, расчётные листы).
2. Бухгалтерская и финансовая документация (балансы, бухгалтерские регистры, налоговые декларации, договоры с контрагентами);
3. Управленческие и юридические документы (уставные документы, протоколы собраний, лицензии, договоры аренды, акты приёма‑сдачи).
4. Документы, связанные с реорганизацией и ликвидацией (решения о ликвидации, акты ликвидационной комиссии, договоры с конкурсным управляющим, если речь идёт о банкротстве).
5. Документы, подлежащие обязательному хранению согласно перечню типовых управленческих архивных документов (см. Приказ Росархива № 236).

Документы, не входящие в указанные категории (например, текущие служебные записки, черновики, внутренние справки, срок хранения которых истёк), могут быть уничтожены в соответствии с установленной процедурой.

Порядок подготовки и передачи архивных документов

Формирование архива ликвидации

• Создать ликовидную комиссию (лидирующий – ликвидационный управляющий, члены – главный бухгалтер, юрист, специалист по архивному делу);
• Определить место хранения исходных документов (по территориальному принципу – в том архиве, где находится филиал).
• Составить реестр архивных документов – таблица с указанием названия, номера, даты создания, срока хранения, текущего состояния.

Оценка состояния документов

Перед передачей необходимо:

1. Провести инвентаризацию – проверить целостность, отсутствие повреждений, соответствие оригиналам.
2. Оформить акт приёмки‑сдачи (форма 1‑1, утверждённая Росархивом).
3. При необходимости выполнить консервацию (высушивание, очистка, ремонт).

Оформление договоров с архивом

Для передачи документов в архив необходимо заключить договор хранения между ликвидационной комиссией (или конкурсным управляющим) и архивом. Договор регулирует:

• Объём передаваемых документов.
• Сроки и порядок передачи.
• Платёжные условия (в большинстве случаев хранение в государственных архивах бесплатно, но могут взиматься расходы на консервацию).
• Ответственность сторон за сохранность материалов.

Транспортировка и сдача документов

Документы передаются в архив в оригинальном виде, упакованными в специальные архивные коробки (по ГОСТ 7.12‑2020). При передаче подписывается акт приёма‑сдачи, в котором фиксируются:

• Перечень переданных материалов.
• Состояние упаковки.
• Дата и подписи ответственных лиц.

Сроки и ответственность

Согласно 125‑ФЗ, документы необходимо передать в архив не позднее 30 дней после принятия решения о ликвидации (в случае банкротства – в сроки, установленные конкурсным управляющим). Нарушение сроков влечёт:

• Штрафы для организации (до 5 % от уставного капитала) и для руководителей (до 300 000 руб).
• Возможность приостановления процедуры ликвидации со стороны налоговых органов.
• Уголовную ответственность в случае умышленного сокрытия или уничтожения документов, подлежащих обязательному хранению.

Стоимость передачи и уничтожения документов

Хранение в государственных архивах, как правило, бесплатно. Платные услуги могут включать:

• Консервацию и реставрацию повреждённых материалов.
• Услуги по сканированию и оцифровке (если требуется создать электронный архив).
• Транспортировку (при необходимости использования специализированного транспорта).

Уничтожение документов, срок хранения которых истёк, производится только после получения разрешения на уничтожение от архива и в присутствии уполномоченного представителя (обычно – сотрудника архивного отдела). Процедура уничтожения фиксируется в акте, который подписывается обеими сторонами.

Пошаговая инструкция по ликвидации филиала с учётом архивных требований

1. Принять решение о ликвидации (общим собранием учредителей или решением учредителя).
2. Назначить ликвидационную комиссию и утвердить её полномочия.
3. Оповестить налоговые органы (подача формы № РНН‑1, уведомление о начале ликвидации).
4. Составить реестр всех документов филиала, выделив архивные категории.
5. Провести инвентаризацию и оценку состояния архивных материалов.
6. Заключить договор с архивом (государственным или муниципальным) по месту нахождения филиала.
7. Подготовить и упаковать документы в соответствии с ГОСТ‑требованиями.
8. Подписать акт приёма‑сдачи и передать материалы в архив.
9. Урегулировать финансовые обязательства (заплатить задолженности, закрыть банковские счета).
10. Сдать в архив все документы, подлежащие обязательному хранению, а остальные – уничтожить по согласованной схеме.
11. Получить подтверждение завершения архивных процедур (копию акта приёма‑сдачи, справку об уничтожении).
12. Подать окончательные документы в налоговую службу (форма № РНН‑2) и в регистрирующий орган.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за передачу документов в архив?

В большинстве случаев – нет. Государственные и муниципальные архивы не взимают плату за хранение. Платные услуги могут потребоваться только для консервации, оцифровки или специальной транспортировки.

Какие документы можно оставить у учредителей?

Согласно Приказу Росархива № 236, некоторые документы (например, оригиналы договоров, которые не подпадают под обязательный архивный срок) могут оставаться у учредителей в течение установленного законом периода (обычно 5–10 лет). Однако такие документы должны быть учтены в реестре и могут быть запрошены архивом в любой момент.

Что делать, если архив отказывает в приёме документов?

Необходимо уточнить причины отказа (неполный комплект, несоответствие формата, отсутствие договора). После устранения замечаний следует повторно подать документы. При невозможности решить вопрос в течение 30 дней – обратиться в суд с требованием о принудительном приёме.

Как оформить уничтожение документов после их хранения в архиве?

После истечения срока обязательного хранения необходимо получить разрешение на уничтожение от архива. Уничтожение проводится в присутствии представителя архива, а результат фиксируется в акте, который подписываеться обеими сторонами.

Ликвидация филиала без надлежащей передачи архивных документов невозможна. Соблюдение законодательных требований, правильная подготовка реестра, заключение договора с архивом и своевременная сдача материалов позволяют избежать штрафов, задержек в процессе ликвидации и сохраняют правовую чистоту компании.

Помните: архив – это не просто «хранилище бумаг», а важный элемент правового контроля, который гарантирует сохранность исторических и юридически значимых данных организации.

Автор статьи: юридический консультант, специалист по архивному делу.
Дата публикации: 10 июля 2026 г.