Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Передача архивных документов в государственный архив – это обязательная процедура для всех организаций‚ образующих документооборот‚ имеющих значение для истории государства и общества. Правильное оформление и своевременная сдача дел обеспечивают их сохранность‚ доступность для исследователей и соблюдение требований законодательства.

Нормативная база

Федеральный закон от 19 мая 1995 г. № 81‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (утв. Приказом Минкультуры России);
Внутренние нормативные акты организации (Положение об архиве‚ Инструкция по работе с документами);
Межведомственные соглашения и графики передачи‚ утверждённые архивом.

Какие документы подлежат передаче

Согласно пункту 34 Правил‚ в государственный архив передаются:

Документы‚ образовавшиеся в деятельности структурных подразделений организации;
Материалы коллегиальных органов‚ представительств‚ филиалов и иных обособленных подразделений;
Документы предшественников обособленных подразделений (при наличии);
Материалы профсоюзных организаций‚ осуществлявших деятельность до вступления в силу Федерального закона от 19 мая 1995 г.;
Документы‚ возникающие при реорганизации‚ смене формы собственности и создании правопреемников.

Периодичность передачи

Если организация является источником комплектования архива‚ передача осуществляется:

С периодичностью раз в 3‑5 лет – в зависимости от объёма документооборота;
Или по индивидуальному графику‚ согласованному с государственным архивом (при наличии свободных полок).

Этапы подготовки документов к передаче

Отбор и оценка ценности

На этом этапе формируются три группы дел:

На постоянное хранение (исторически значимые‚ уникальные);
На долговременное хранение (более 10 лет);
На временное хранение (до 10 лет).

Оценка проводится экспертной комиссией организации‚ после чего составляются описи дел‚ которые утверждает руководитель.

Архивная обработка

Включает:

Систематизацию и упорядочивание документов по фондам‚ описям и делам;
Переплет (прошивку) листов в соответствии с требованиями ГОСТ;
Создание обложек и меток с указанием индекса дела‚ даты и номера описи;
При необходимости – перевод электронных документов в формат PDF/A для долгосрочного сохранения.

Формирование описей

Для каждого передаваемого дела составляется опись‚ содержащая:

Индекс дела;
Наименование;
Даты создания;
Количество листов;
Примечания о состоянии документа.

Описи согласовываются экспертной комиссией и утверждаются руководителем организации.

Составление графика передачи

График включает:

Перечень дел‚ подлежащих передаче в текущем периоде;
Планируемые даты сдачи;
Ответственных лиц от организации и архива.

График подписывается руководителем организации и направляется в государственный архив для согласования.

Физическая подготовка к передаче

Перед сдачей необходимо:

Проверить соответствие физического состояния дел описям;
Упаковать документы в коробки или ящики‚ обеспечивающие защиту от влаги‚ света и механических повреждений;
Нанести на каждую упаковку маркировку (индекс фонда‚ номер дела‚ дата передачи).

Процедура приема‑передачи в государственный архив

Предварительная сверка

Уполномоченный сотрудник организации и архивист государственной архивной службы сверяют:

Реквизиты дел (номера‚ даты‚ индексы);
Содержание описей с фактическим наличием документов;
Состояние упаковки и маркировки.

Составление общей архивной описи

После успешной сверки составляется общая архивная опись‚ в которой фиксируются:

Все передаваемые дела с их индексами;
Подписи представителей организации и архива;
Дата и место передачи.

Опись подписывается обеими сторонами и становится основанием для принятия документов на хранение.

Прием документов на хранение

Архив принимает только готовую к передаче документацию. Обязанности архива включают:

Проверку completeness и integrity принятых дел;
Внесение сведений в учётно‑кадровую систему архива;
Размещение документов на стеллажах согласно установленным условиям хранения (температура‚ влажность‚ освещённость).

Особенности передачи при реорганизации и ликвидации

При изменении формы собственности‚ слиянии‚ поглощении или ликвидации организации:

Документы предшественника и правопреемника могут быть объединены в один архивный фонд‚ если они переходят в государственную или муниципальную собственность;
При ликвидации обязательна полная сдача всей документации на архивное хранение;
В случае электронного документооборота передача осуществляется в формате PDF/A‚ сопровождаемого метаданными‚ соответствующими стандартам архивного хранения.