Дата актуализации: 14:33:10

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Какие документы подлежат передаче
3. Сроки и графики передачи
4. Этапы процедуры передачи
5. Подготовка документов к сдаче
6. Сдаточная опись и акт приёма‑передачи
7. Транспортировка и финансовые вопросы
8. Ответственность сторон
9. Практические рекомендации

Передача архивных документов в государственный (муниципальный) архив – обязательный процесс, который обеспечивает сохранность исторически ценных материалов, а также выполнение требований законодательства о длительном хранении документов. Для большинства организаций это не просто «отправка бумаг», а комплексный набор действий, регулируемых ФЗ‑125 «Об архивном деле», а также региональными нормативными актами.

Нормативно‑правовая база

Основные нормативные документы, регулирующие передачу:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле» (в актуальной редакции 2026 г.) – определяет понятие архивных документов, сроки их хранения и порядок комплектования государственных архивов.
• Правила комплектования архивов Российской Федерации (утверждены постановлением Правительства РФ от № 1052).
• Пункт 34 Правил работы архивов организаций (решение Коллегии Росархива от ) – описывает перечень передаваемых документов.
• Региональные законы и локальные нормативные акты (например, локальный акт о кадровом делопроизводстве организации).
• Договоры между организацией‑источником и архивом, в которых фиксируются индивидуальные графики и условия передачи.

Какие документы подлежат передаче

Перечень документов, которые обязаны передаваться в государственный архив, делится на несколько категорий:

Документы, образованные в результате деятельности структурных подразделений

• Кадровые документы (личные дела, трудовые книжки, аттестационные листы);
• Финансово‑бюджетные документы (бухгалтерские отчёты, налоговые декларации);
• Документы по управлению имуществом (акт приёма‑передачи, реестры);
• Документы, связанные с лицензированием и контролем (разрешения, акты проверок).

Коллегиальные и управленческие документы

• Протоколы заседаний органов управления;
• Приказы, распоряжения, регламенты;
• Стратегические планы, отчёты о реализации программ.

Документы, имеющие историческую, научную или общественную ценность

• Корпоративные хроники, рекламные материалы, публикации;
• Документы, отражающие важные события в отрасли или регионе.

Специфические документы при ликвидации или банкротстве

• Все документы, срок хранения которых не истёк, а также те, которые требуются для расчётов с кредиторами и государственными органами.

Сроки и графики передачи

Согласно ФЗ‑125 и пункту 34 Правил, сроки передачи зависят от объёма документооборота и наличия свободных полок в архиве:

• Стандартный интервал – раз в 3‑5 лет (для большинства организаций‑источников).
• Индивидуальный график – согласовывается с архивом, если у организации большой объём документов или если архив имеет ограниченные ресурсы.
• Обязательная передача – при ликвидации, реорганизации, банкротстве организации.

График обычно утверждается руководителем организации в виде плана приёма‑передачи и фиксируется в локальном нормативном акте.

Этапы процедуры передачи

1. Определение перечня передаваемых документов – формируется на основе реестра документов, сроков хранения и требований архива.
2. Подготовка к архивной обработке – сортировка, удаление (по решению компетентного органа) документов, срок хранения которых истёк.
3. Описание (опись) документов – составление сдаточной описи согласно Стандартам описания архивных фондов.
4. Упорядочивание и переплет – формирование архивных дел, их переплет и маркировка.
5. Транспортировка – доставка в архив за счёт организации‑источника (можно привлекать лицензированные компании).
6. Приём‑передача в архиве – проверка соответствия описи, подписание акта приёма‑передачи.
7. Регистрация в архивном фонде – документ включается в Архивный фонд РФ (или муниципальный архив).

Подготовка документов к сдаче

Подготовительный этап часто оказывается самым трудоёмким. Ниже – пошаговый чек‑лист.

Шаг 1. Инвентаризация

• Составьте реестр всех документов, находящихся в подразделении.
• Определите сроки хранения (временные, постоянные, условные).
• Отметьте документы, подлежащие уничтожению (по решению уполномоченного органа).

Шаг 2. Классификация

• Разделите документы по тематикам (кадровые, финансовые, управленческие и т.д.).
• Назначьте каждому набору уникальный архивный номер (по классификатору дел).

Шаг 3. Описание (опись)

• Заполните форму Сдаточная опись (в бумажном и/или электронном виде). Обязательные реквизиты:
  • Наименование организации‑источника;
  • Наименование архива‑приёмника;
  • Дата составления описи;
  • Перечень дел (название, количество листов, период охвата, условные обозначения);
  • Формат (бумажный/электронный);
  • Подписи ответственных лиц.
• При необходимости приложите описание содержания (аннотации) – это ускорит работу экспертов архива.

Шаг 4. Упорядочивание и переплет

• Соберите документы в архивные дела (коробки, папки, переплёты).
• Обеспечьте защиту от влаги, пыли и механических повреждений (используйте архивные коробки, плёнку).
• Нанесите маркировку: «Для передачи в государственный архив», название фонда, номер дела.

Шаг 5. Проверка готовности

• Проверьте соответствие фактического содержания описи.
• Утвердите готовность к передаче подписью руководителя подразделения и главного архивариуса организации.

Сдаточная опись и акт приёма‑передачи

Эти два документа являются юридическим основанием передачи.

Сдаточная опись

• Заполняется в двух экземплярах (один – в архив, второй – в организации).
• Содержит детальное описание каждого делопроизводственного блока.
• Подписывается ответственным за подготовку (архивариусом организации) и руководителем организации.

Акт приёма‑передачи

• Составляется в архиве после физической проверки полученных материалов.
• Включает сведения о количестве переданных коробок, их состоянии, наличии сопроводительных документов.
• Подписывается представителем архива (главным архивариусом) и представителем организации‑источника.
• Экземпляр акта хранится в архиве, второй – в организации как подтверждение выполнения обязательств;

Транспортировка и финансовые вопросы

Перевозка архивных документов – отдельный пункт расходов организации.

• Транспортировка осуществляется за счёт организации‑источника (ст. 9 ФЗ‑125).
• Можно привлекать лицензированные компании, специализирующиеся на архивных перевозках (требования к упаковке, температурному режиму, страховке).
• При небольших объёмах допускается внутренняя доставка собственными силами (служба охраны, курьер).
• Расходы включаются в бюджет подразделения в строку «Расходы на архивное хранение».

Ответственность сторон

Ответственность распределяется следующим образом:

• Организация‑источник – обязана своевременно подготовить, описать и доставить документы, а также обеспечить их сохранность до момента передачи.
• Государственный (муниципальный) архив – обязан принять документы в установленном порядке, оформить акт приёма‑передачи, обеспечить их дальнейшее хранение в соответствии с нормативами.
• За нарушение сроков или за передачу неполных/повреждённых материалов могут быть наложены штрафные санкции в соответствии с административным кодексом РФ.

Практические рекомендации

1. Утверждайте график передачи заранее. Планируйте работу за 6‑12 месяцев до предполагаемой даты сдачи.
2. Назначьте ответственного за архивную обработку. Это может быть главный архивариус или специально назначенный сотрудник.
3. Ведите электронный реестр документов. Он упростит подготовку описи и позволит быстро отследить статус каждой позиции.
4. Проводите предварительные проверки. За 1‑2 недели до сдачи проведите внутренний аудит соответствия описи и фактического содержания.
5. Сотрудничайте с архивом. При возникновении вопросов по классификации или описанию сразу обращайтесь к эксперту архива – это сократит время согласования.
6. Обеспечьте страхование грузов. При перевозке ценных или уникальных документов рекомендуется оформить страховку.
7. Документируйте каждый этап. Фотографируйте упаковку, фиксируйте даты передачи – это будет доказательством в случае споров.

Передача документов в государственный архив – это обязательный, но при этом системный процесс, который требует чёткого планирования, соблюдения нормативных сроков и строгой документальной фиксации. Правильное выполнение всех этапов (инвентаризация, описание, упаковка, транспортировка и оформление актов) гарантирует сохранность ценных материалов, облегчает последующее использование архивных фондов и защищает организацию от юридических рисков.

Помните, что регулярная передача каждые 3‑5 лет и обязательная сдача при ликвидации – ключевые моменты, от которых зависит не только соответствие законодательству, но и возможность подтвердить трудовой стаж, финансовую историю и другие важные сведения в будущем.

Если у вас возникли вопросы по конкретным документам или требуется разработка индивидуального графика передачи – обратитесь к специалисту по архивному делу или к представителю вашего регионального государственного архива.

© 2026. Все права защищены.