Цель статьи – подробно рассмотреть нормативно‑правовую базу, порядок действий нотариуса и требования к оформлению передачи архивных документов в нотариальную палату РФ.
Нормативно‑правовая основа
Основные документы, регламентирующие процесс передачи архива, включают:
- Статья 97 Основ законодательства о нотариате – определяет порядок принятия на хранение электронных документов через единую информационную систему нотариата (ЕИНС).
- Приказ Минюста России № 395 от г. «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования нотариальных документов» (не вступил в силу, но используется как рекомендация).
- Приказ Минюста России № 78 от г. «Правила нотариального делопроизводства» – регламентирует весь документооборот от создания до передачи в архив.
- Федеральный закон № 339‑ФЗ от г. (вступил в силу ) – вносит изменения в Основы законодательства о нотариате и в Закон об архивном деле, уточняя порядок передачи архивных материалов.
- Региональные акты (например, правила Нотариальной палаты Свердловской области) – конкретизируют порядок в субъектах РФ.
Когда возникает необходимость передачи архива?
Передача архивных документов в нотариальную палату обязательна в следующих случаях:
- Сложение полномочий нотариуса (по собственному желанию, в результате решения суда, смерти, увольнения).
- Ликвидация нотариальной конторы.
- Перевод дел в другой нотариальный орган (например, при реорганизации);
- Истечение сроков хранения, после чего документы подлежат передаче в архив.
Куда передаётся архив?
Все передаваемые документы помещаются в нотариальный архив, который находится в ведении нотариальной палаты того субъекта РФ, членом которой является нотариус. Архив может быть:
- Физическим (бумажные носители) – хранятся в специально оборудованных помещениях.
- Электронным – в единой информационной системе нотариата (ЕИНС) согласно техническим требованиям, утверждённым оператором системы.
Сроки передачи
Согласно Статье 97 и пункту 6 Правил организации хранения, нотариус обязан передать архивные документы в течение двух месяцев со дня прекращения полномочий.
Пошаговый порядок передачи архива
Подготовительный этап
- Инвентаризация дел. Составьте перечень всех номенклатурных дел, находящихся в вашем ведении, включая:
- Наследственные и депозитные дела;
- Реестры, книги, журналы постоянного и временного хранения;
- Документы, находящиеся в процессе производства (неоконченные дела).
- Создание копий. По каждому бумажному документу сделайте электронный образ (скан в формате PDF/A). Копии должны соответствовать требованиям к электронным документам (разрешение, подпись, метаданные).
- Оформление акта приема‑передачи. Сформируйте документ «Акт приема‑передачи дел», в котором указываются:
- Наименование нотариуса и его регистрационный номер;
- Перечень передаваемых дел (с указанием количества листов, дат, номеров дел);
- Дата и подпись нотариуса.
Акт подписывается нотариусом и уполномоченным представителем палаты (при необходимости – в электронной форме с квалифицированной электронной подписью).
Передача бумажных документов
- Упакуйте документы в специальные архивные коробки, помеченные штрих‑кодом и указанием содержания.
- Передайте коробки в руки представителя нотариальной палаты либо отправьте курьерской службой с подтверждением получения (акт приема‑передачи).
Передача электронных образов
- Загрузите электронные копии в ЕИНС через личный кабинет нотариуса, используя квалифицированную электронную подпись.
- Укажите в системе номер акта приема‑передачи и привяжите к нему соответствующие файлы.
- Получите подтверждение о приёме документов (сообщение в системе, электронный акт).
Регистрация в картотеке архива
Нотариальная палата вносит сведения о переданных делах в картотеку нотариального архива в электронной форме. Данные включают:
- Номер акта приема‑передачи;
- Перечень дел и их классификацию;
- Дата передачи;
- Ответственное лицо палаты.
Ответственность нотариуса
Нотариус несёт ответственность за:
- Соблюдение сроков (двухмесячный предел);
- Полноту и достоверность передаваемых сведений;
- Соблюдение технических требований к электронным документам (формат, подпись, защита от изменения);
- Сохранность оригиналов до момента их передачи.
В случае нарушения требований предусмотрена административная ответственность в виде штрафов, а также возможность привлечения к дисциплинарной ответственности в рамках профессионального надзора.
Плата за выдачу копий из архива
Согласно приказу Минюста РФ от г., за выдачу копий нотариальных документов из архива взимается плата в размере 100 рублей за один экземпляр (может быть изменена региональными нормативами).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли передавать документы, если я продолжаю работать в другой нотариальной конторе?
Да. При смене места работы (перевод в другую контору) все номенклатурные дела, находившиеся в вашем архиве, подлежат передаче в архив палаты того субъекта, в котором вы работали до перехода.
Можно ли передать архив полностью в электронном виде?
Да, при условии, что все документы оцифрованы в соответствии с требованиями к электронным документам и загружены в ЕИНС. При этом оригиналы бумажных носителей могут быть уничтожены только после получения подтверждения о полном приёме электронных образов.
Как получить справку о передаче архива?
После регистрации в картотеке нотариальная палата выдаёт архивную справку, подтверждающую факт передачи и перечень переданных дел. Справка может быть получена в электронном виде (PDF) или в бумажном виде по запросу.
Что делать, если часть документов утеряна?
Утеря документов считается нарушением требований к хранению. Нотариус обязан немедленно сообщить об этом в палату, оформить акт утраты и, при возможности, восстановить документы (например, запросив копии у сторон).
Примерный шаблон акта приема‑передачи дел
Акт приема‑передачи нотариальных дел № ___ от «__» _______ 202_ г. Стороны: 1.1. Нотариус _________________________ (ФИО, регистрационный номер); 1.2. Нотариальная палата _____________ (название, регион). Перечень передаваемых дел: № | Наименование дела | Кол‑во листов | Дата открытия | Примечание -------------------------------------------------------------------- 1 | Наследственное дело № 123/2021 | 45 | | — 2 | Депозитный договор № 456/2020 | 12 | | — … | … | … | … | … Способ передачи: ー Бумажные документы – в 2 коробках, маркированных штрих‑кодом №_____; ౼ Электронные копии – загружены в ЕИНС (№ заявки ___). Подписи сторон: _______________________/Нотариус _______________________/Представитель палаты
Передача архива в нотариальную палату – важный процесс, обеспечивающий сохранность нотариальных документов и их доступность для последующего использования. Соблюдение нормативных сроков, правильное оформление актов и использование единой информационной системы позволяют минимизировать риски и выполнить требования законодательства.
При возникновении вопросов рекомендуется обращаться в региональную нотариальную палату или в службу поддержки ЕИНС для получения разъяснений и технической помощи.
Дата публикации: